23
Dari uraian di atas, diketahui bahwa koleksi dari perpustakaan umum sangat beragam, artinya dari berbagai jenis buku maupun non buku, berbagai
disiplin ilmu pengguna yang beragam dan juga menyediakan koleksi bahan pustaka terbitan lokal yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan
informasi.
2.3. Pengadaan Koleksi Perpustakaan Umum
Pengadaan koleksi merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bagi
perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan menentukan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi
awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan adalah untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Metode yang digunakan dalam pengadaan koleksi pepustakaan adalah sangat beragam, hal ini berhubungan dengan kapasitas layanan dan hubungan
perpustakaan dengan penyedia sumber-sumber informasi. Metode pengadaan yang biasanya dilakukan di perpustakaan untuk memperoleh buku dengan cara:
1. Pembelian dan Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan
pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi
perpustakaan. Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran yang cukup.
Mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakwan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam
memilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa hal, Menurut Bafadal 2001 : 37 untuk
membeli bahan pustaka dapat ditempuh dengan berbagai cara yaitu : a.
Membeli ke penerbit Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka,
pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif lebih
Universitas Sumatera Utara
24
murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
b. Membeli di toko buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian kecil, baik yang
berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.Kekurangan yang sering
ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan
tersedia di toko buku. Menurut Yulia 1993:45, Cara pemesanan bahan pustaka melalui toko
buku yaitu : 1.
Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap. Kartu pesan yang
disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.
2. Buat daftar pesanan yang membuat judul-judul pesanan yang diambil
dari kartu-kartu pesanan di atas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasny
3. Tentukan took buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan
berada 4.
Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan.
5. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah
pembeliannya, serta minta bukti pembayaran serta faktur pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah dating.
7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu
dicarikan pada toko lain yang berada dikota tersebut.
c. Memesan langsung kepada penerbit
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal
yang demikian ini.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
Pada perpustakaan kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Unit hadiah atau
sumbangan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan. Koleksi bahan pustaka
yang diperoleh dari sumbanganhadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan. Kadang-kadang penawaran hadiah bahan pustaka harus
ditempatkan pada ruangan khusus, terpisah dari koleksi yang sudah ada.
Universitas Sumatera Utara
25
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:55, Cara-cara permintaan dan pemberian hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara:
a.Hadiah Atas Permintaan Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
- Meyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
- Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan perpustakaan lain diterima.
- Memeriksa dan mencocokan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah
dengan surat pengantarnya. -
Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. -
Mengolah bahan perpustakan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
b.Hadiah Tidak Atas Permintaan prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu:
- Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokannya dengan
surat pengantarnya. -
Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. -
Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan 3.
Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran Pengelolaan pertukaran bahan pustaka di sebagian besar perpustakaan
harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung
diantara lembaga-lembaga, tetapi pertukaran yang bersifat internasional mungkin dilakukan secara tidak langsung melalui pusat-pusat pertukaran nasional.
Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:55 perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut: -
Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. -
Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, dan biaya pengambilan.
- Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
- Mencatat alamat pemesan.
- Menyampaikan bahwa perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau
lembaga yang memesannya.
Dalam Pernik Pustakawan 2009, cara untuk memperoleh bahan pustaka dengan tukar menukar:
Universitas Sumatera Utara
26
a. Perpustakan dengan bahan pustakabuku lebih duplikat yang sudah tidak diperlukan membuat daftar buku tersebut secara alfabetis ataupun klas
untuk ditawarkan. b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang
diperkirakan memiliki koleksi sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan.
c. Perpustakaan yang menerima tawaran tersebut, memilih bahan yang sesuai, selanjutnya memilih buku penukar yang sesuai bobotnya serta
menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas
penawarannya melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
Tujuan pertukarannya adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem
pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
Dari uraian di atas, dapat dipahami bahwa kegiatan pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan beberapa cara , antara lain melalui pembelian, hadiah atau
sumbangan, dan pengadaan dengan cara tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain, dengan prinsip saling menguntungkan.
2.4. Pengguna Perpustakaan Umum
