Penataan Arsip Pengertian Arsip

1. Pemberian tanda pelepas Suatu warkat baru dapat disimpan oleh penata arsip apabila arsip tersebut sudah memiliki tanda persetujuan dari pejabat yang bersangkutan berupa kode tertentu yang menyatakan bahwa arsip tersebut boleh disimpan karena sudah selesai diproses atau tidak perlu diproses lebih lanjut, misalnya dengan menggunakan tanda-tanda berikut: a. File, yang berarti bahwa arsip yang sudah dibubuhi dengan kata file sudah dapat disimpan. b. Tidak perlu dijawab TDP atau No reply NRR yang berarti arsip tersebut tidak perlu balasan. 2. Mengindeks Mengindeks dapat berarti: a. Kegiatan menentukan tanggal pengenal masalah, terdapat dalam surat yang berupa persoalan, perihal, gagasan, atau kegiatan. b. Mencocokkan pokok masalah yang terdapat dalam surat dengan daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah ditentukan untuk mendapatkan kode penyimpanan. 3. Pemberian kode Setelah pokok masalahnya diketahui, langkah selanjutnya ialah mencocokkan pokok masalah tersebut dengan daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah disediakan untuk menentukan kode penyimpanan. 4. Membuat tunjuk silang cross reference Tunjuk silang atau cross reference diperlukan apabila informasi dari suatu surat berkaitan dengan informasi dari surat lain terutama bila kodenya berlainan. Disamping itu, tunjuk silang juga diperlukan apabila dalam suatu surat terdapat dua tanda pengenal yang dijadikan tanda pengenal tunjuk silang. Tanda-tanda yang digunakan adalah : a. Kata “lihat” atau dengan tanda silang “X” b. Kata-kata “lihat juga” atau dengan tanda 2 silang “X” 5. Penyortiran sorting Menyortir adalah kegiatan memilih dan memisahkan warkat untuk dikelompokkan menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada warkat. Warkat-warkat yang memiliki kode penyimpanan yang sama dikelompokkan menjadi satu agar memudahkan penyimpanan dalam folder. 6. Penyimpanan Warkat Warkat-warkat yang telah disortir segera dipindahkan atau dimasukkan ke dalam folder map sesuai dengan kodenya, dengan cara berikut: a. Muka surat menghadap ke depan folder b. Disimpan menurut tanggal tanggal terima surat atau tanggal surat, menurut ketentuan dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yang terbaru ada di depan. c. Arsip jawaban dijadikan satu dijepitkan dengan surat yang bersangkutan. Sedangkan menurut Serdamayanti 2003:70 terdapat lima macam metode penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut: 1. Metode Abjad Alphabetical Filling System Metode abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arsip yang umumnya dipergunakan untuk