Prosedur Penyimpanan Arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

2. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembapan yang diinginkan perlu dipenuhi. Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada kantor Walikota Medan menggunakan lemari sebagai alat penyimpanan arsip secara teratur agar arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu akan tetapi hal ini mengakibatkan arsip-arsip dilemari mudah lembap sehingga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dibuat renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. 3. Kebersihan Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan mengusahakan agar tempat penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak menimbulkan serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Pada bidang Ekonomi penyimpanan arsipnya dibersihkan melalui cara sebagai berikut : a. Membersihkan lemari penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari. b. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat menggunakan alat penyedot abu vacuum cleaner c. Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas digunakan klip dari bahan plastik agar tidak menimbulkan bekas. Dari kondisi ini, pemeliharaan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan dapat dikatakan Relatif Baik.

4. Prosedur Pemeliharaan Arsip

Dari hasil penelitian peneliti, prosedur pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan dengan cara : 1. Ruangan penyimpanan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan diatur penerangannya, yaitu dengan cahaya lampu dan sinar matahari. Tetapi, sinar matahari tidak langsung mengenai kertas-kertas arsip melainkan melalui jendela-jendela dan celah-celah. Sebab sinar matahari langsung dapat menyebabkan arsip menjadi cepat rusak. 2. Arsip-arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembagunan Daerah pada Kantor Walikota Medan selalu dijaga kebersihannya dengan cara membersihkan debu-debu yang menempel pada arsip. Dari kondisi ini, pemeliharaan arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan daerah dapat dikatakan Cukup Baik.

E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengolah berkasarsip ke arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran Wiyasa, 2001:165 Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan