berlainan. Disamping itu, tunjuk silang juga diperlukan apabila dalam suatu surat terdapat dua tanda pengenal yang dijadikan tanda pengenal
tunjuk silang. Tanda-tanda yang digunakan adalah : a.
Kata “lihat” atau dengan tanda silang “X” b.
Kata-kata “lihat juga” atau dengan tanda 2 silang “X” 5.
Penyortiran sorting Menyortir adalah kegiatan memilih dan memisahkan warkat untuk
dikelompokkan menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada warkat. Warkat-warkat yang memiliki kode penyimpanan yang sama
dikelompokkan menjadi satu agar memudahkan penyimpanan dalam folder.
6. Penyimpanan Warkat
Warkat-warkat yang telah disortir segera dipindahkan atau dimasukkan ke dalam folder map sesuai dengan kodenya, dengan cara berikut:
a. Muka surat menghadap ke depan folder
b. Disimpan menurut tanggal tanggal terima surat atau tanggal surat,
menurut ketentuan dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yang terbaru ada di depan.
c. Arsip jawaban dijadikan satu dijepitkan dengan surat yang
bersangkutan.
Sedangkan menurut Serdamayanti 2003:70 terdapat lima macam metode penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
1. Metode Abjad Alphabetical Filling System Metode abjad adalah salah
satu sistem penataan berkas arsip yang umumnya dipergunakan untuk
menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks.
2. Metode Masalah Subject Filling System
Metode masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan. 3.
Metode Nomor Numerical Filling System Metode nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok
permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
4. Metode Tanggal Chronological Filling System
Metode tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman yang dimaksudkan untuk memperhatikan dari datangnya surat.
5. Metode Wilayah Goegraphical Filling System
Metode wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi daerah atau wilayah.
Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembagunan daerah pada Kantor Walikota Medan untuk surat
masuk menggunakan Metode Tanggal Chronology Filling System dan mengurutkannya dengan Metode Nomor Numerical Filling System sebagai dasar
penataan yang disimpan di lemari arsip. Dari kondisi ini, Metode Penyimpanan
arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kota Medan dapat dikatakan Cukup baik.
4. Prosedur Penyimpanan Arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan
Pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembagunan Daerah Kota Medan, data-data atau dokumen yang diarsipakan adalah surat masuk yang
dieksposisi dari bagian Umum. Setelah dari bagian Umum surat-surat tersebut diberikan ke setiap Bidang termasuk bidang Ekonomi. Surat masuk yang
diberikan dari bidang Umum ditulis kembali ke dalam buku Agenda surat masuk bidang Ekonomi, lalu surat masuk tersebut di berikan ke kepala Bidang Ekonomi
untuk dieksposisi kembali kepada siapa surat tersebut ditujukan. Lalu surat tersebut diarsipkan oleh petugas arsip.
Arsip dikelompokkan berdasarkan metodenya kemudian diberi nomor dan diletakkan sesuai dengan lemari bagian masing-masing, namun terkadang masih
ada juga folder-folder yang ditemukan dengan nama yang sama. Hal ini dapat membuat kebingungan sehingga dapat mempengaruhi pegawai dalam penyediaan
arsip kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dari kondisi ini prosedur penyimpanan arsip paba bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan
Daerah pada Kantor Walikota Medan masih kurang Baik, sehingga perlu ditingkatkannya ketelitian pegawai dalam mengarsipkan dokumen, agar tidak
terjadi lagi kesalahan yang sama.
D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip 3.
Metode Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab Sedarmayanti, 2003:110. Sedangkan
menurut Wursanto 2004:272, Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan menggunakan Metode pemeliharaan arsip yang umum
digunakan oleh bidang lainnya. Metode pemeliharaan arsip yang terdapat pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor
Walikota Medan yakni sebagai berikut: 1.
Pengaturan Ruangan Yang dimaksud ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip.
Ruangan penyimpanan arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan diatur sebagai
berikut: a.
Ruangan penyimpanan arsip selalu dijaga agar tetap rapi. b.
Ruangan penyimpanan arsip yang selalu dijaga agar tetap kering dengan suhu udara dalam ruangan berkisar 65° sampai 75°F, dengan
kelembapan udara sekitar 50° sampai 65°. c.
Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air, maupun serangga
pemakan kertas.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembapan yang diinginkan
perlu dipenuhi. Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada
kantor Walikota Medan menggunakan lemari sebagai alat penyimpanan arsip secara teratur agar arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu
akan tetapi hal ini mengakibatkan arsip-arsip dilemari mudah lembap sehingga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan
arsip dibuat renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. 3.
Kebersihan Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada
Kantor Walikota Medan mengusahakan agar tempat penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak menimbulkan serangga perusak atau pemakan
kertas arsip. Pada bidang Ekonomi penyimpanan arsipnya dibersihkan melalui cara sebagai berikut :
a. Membersihkan lemari penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari.
b. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat
menggunakan alat penyedot abu vacuum cleaner c.
Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas digunakan klip dari bahan plastik agar tidak menimbulkan bekas.
Dari kondisi ini, pemeliharaan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan dapat dikatakan Relatif
Baik.
