Kinerja Usaha Terkini Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang. 2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan pokok Kearsipan” pada Bab 1 pasal 1 berbunyi sebagai berikut: 1. Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta danatau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari defenisi tersebut jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat bagiseluruh kegiatan organisasi, dimana suratwarkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan. 3. Pengorganisasian Arsip Pekerjaan Administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah Arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran, dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi Badan Prencanaan dan Pembagunan Daerah Kota Medan. Menurut Sedarmayanti 2003:21-22, asas pengorganisasian pengelolaan arsip terbagi atas : a. Azas Sentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di suatu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak layak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik. b. Azas Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.