Latar Belakang Masalah Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

mengelola berkas sampai pada penyimpanan dengan benar. Agar penemuan kembali arsip-arsip surat masuk dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan memiliki fasilitas yang dapat digunakan oleh pegawai-pegawai dalam melaksanakan suatu kegiatan. Salah satu sub bidang Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan yaitu Bidang Ekonomi. Bidang Ekonomi ini adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan segala urusan Bidang Ekonomi dalam Pembangunan Daerah Kota Medan.Surat masuk pada Bidang Ekonomi harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan Bidang Ekonomi sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai Badan Perencanaan dan pembangunan Dearah. Untuk dapat mengemban tugas ini, pegawai pada Bidang Ekonomi bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai kearsipan surat masuk. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan surat masuk. Disamping itu jumlah pegawai pada Bidang Ekonomi juga perlu disesuaikan dengan tanggung jawab mengelola surat masuk pada bidang Ekonomi Badan perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan. Sistem kearsipan yang terlihat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan daerah pada Kantor Walikota Medan yaitu dengan sistem kearsipan yang mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudahekonomis baik dalam pengeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga kerja, peralatan, atau perlengkapan arsip. Sistem kearsipan juga harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dan pelaksanaannya.Sistem kearsipan yang mudah dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luang lingkup kegiatan organisasi.suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dengan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh serangga, binatang rayap dan kelembapan udara. Untuk mempermudah pengawasan dalam kearsiapan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapanperalatan misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip atau Out slip dan sebagainya. Kearsiapan juga disebut dengan Fleksibel atau Luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat ditetapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi-organisasi pada umumnya bersifat dinamis berkembang.Jadi jangan sampai filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi. Dari pra survei yang dilakukan terlihat adanya permasalahan seperti tidak dapat menemukan kembali secara cepat suatu surat yang diperlukan oleh instansi atau organisasi.Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan dan bertambahnya surat- surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusustan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi juga tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang out of date dan tidak mengikuti perkembangan zaman up to date karena kurangnya pengarahan kepada petugas kearsipan. Berdasarkan uraian diatas penulismemilih judul “Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan” dalam penyusunan Tugas Akhir ini. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Sitem Kearsipan Surat Masuk pada Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan?” C.Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimana Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan.

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan surat masuk bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah. 2. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan surat masuk di bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah. 3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan rekomendasi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian

D. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir, Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1. Untuk pengumpulan data dan penyusunan Tugas Akhir ini, penelitian dilakukan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kantor Walikota Medan Jl. Kapten Maulana Lubis No.2 Medan. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Nomor Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III 1 Persiapan  2 Pengumpulan data   3 Penulisan    Sumber: Penulis 2015

E. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 empat bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar Belakang Masalah, Perumusan Permaslahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian, dan Sistematika Penelitian. BAB II : PROFIL INSTANSI Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha terkini dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan peneliti pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan kearsipan. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di Badan Perencanaan Daerah Kota Medan dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian hari.