4. Prosedur Penyusutan Arsip
Menurut Wiyasa 2001:165 pelaksanaan penyusutan arsip dapat dibagi tiga, yaitu :
1. Penyusutan arsip dari aktif ke inaktif.
File aktif yaitu yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. Sedangkan file inaktif yaitu
file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan. 2.
Pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip yaitu aktivitas menghancurkan arsip secara fisik yang
sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak
dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya. 3.
Penyusutan arsip Instansi ke Arsip Nasional Memelihara dan menyelamatkan arsipdokumen sebagai bahan bukti
akuntabiitas kinerja instansi pemerintah dan pertanggung jawaban nasional.
Langkah-langkah pelaksanaan penyusutan arsip Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan adalah :
1. Memilihmengambil yang tidak berguna, supaya arsip berkurang.
2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan diusutkan.
3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan diusutkan.
Tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian perlengkapan untuk diproses lebih lanjut.Sebaiknya sebelum melakukan kegiatan penyusutan arsip, jadwal retensi
arsip harus ditetapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pemusnahan atau pemindahan arsip.
F. Pedoman Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Basir Barthos 2007:220-224untuk memudahkan pengelolaan surat dapat digolongkan secara sederhana berdasarkan 3 tiga golongan sebagai
berikut :
4. Surat Penting
a. Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-
masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.
b. Pengurusan surat penting, semua surat masuk jenis ini harus
diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah
dilampiri 3 tiga lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi.
5. Surat Rahasia dan Pribadi tertutup
a. Surat rahasia yang biasanya beramplop dua dan surat pribadi ini
pemprosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai kepada si alamat. Surat rahasia tidak boleh dibuka oleh penerima surat. Surat ini
harus disampaikan kepada pemimpin dalam keadaan masih terbungkus oleh sampulnya yang dalam.
b. Surat rahasia. Surat-surat pribadi langsung diberikan kepada masing-
masing pribadi tanpa diproses seperti surat penting. Jika nanti surat pribadi tersebut ternyata bersifat dinas, kemudian dilihat termasuk
penting atau biasa. Kalau penting maka proses pengurusannya seperti surat penting dengan mempergunakan kartu kembali.
6. Surat Biasa
a. Surat biasa, adalah surat yang tidak tergolong penting dan bukan
rahasia serta bukan pribadi. Surat-surat ini kegunaannya relative
singkat dan tidak perlu disimpan.
b. Pengurusan surat biasa, sama seperti pengurusan surat tertutup rahasia.
Hanya bedanya, lembar pengantarnya disebut “Lembar Surat Sutin”, identitas surat biasa ini secara lengkap dapat diketahui sebelumnya.
Karena itu dapat dicatat secara lengkap pula dalam lembar pengantar. Karena itu lembar pengantarnya berlainan dengan kolom lembar
pengantarnya surat rahasia.
Kategori