3. Penanganan Telepon
4. Menerima Tamu
5. Mengurus Perjalanan Dinas Pimpinan dan Karyawan
6. Mengatur Korespondensi
7. Menangani Laporan
8. Mengatur Pertemuan atau Rapat
9. Melayani Kebutuhan Karyawan
10. Penggunaan Mesin-mesin Kantor.
Tugas-tugas tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan untuk menyelenggarakan suatu administrasi organisasi. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua macam, yaitu arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Sumber arsip dinamis adalah surat masuk dan surat keluar.
a. Surat Masuk
1 Penerimaan surat.
Pertama-tama surat yang diterima harus disusun sedemikian rupa, sehingga nama dan alamat yang tercantum pada surat tersebut dapat dibaca dan diteliti
dengan cepat. Kemudian surat dipisah-pisah menurut jenisnya yaitu surat dinas, surat rahasia, surat pribadi, surat konfidensial dan surat-surat lainnya.
Selanjutnya sekretaris perlu meneliti alamat yang tercantum pada surat, kemungkinan ditemukan ada surat yang salah alamat. Bila surat-surat tersebut
sudah benar alamatnya, sisipkan semua surat yang bersifat rahasia dan pribadi
Universitas Sumatera Utara
kepada pimpinan atau kepada pihak yang berhak dengan sampul yang tertutup. Hendaknya sekretaris tidak membuka surat-surat tersebut kecuali pimpinan
memberi wewenang kepadanya. 2
Pembukaan surat. Pada umumnya sekretaris membuka semua surat bisnis kecuali yang ada
bertanda pribadi atau rahasia. Surat harus dibuka dengan alat pembuka surat pisau atau gunting. Tetapi sebelumnya surat harus diketok-ketok terlebih
dahulu diatas meja agar surat turun kebawah. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan ikut tersobeknya surat ketika sampul surat dibuka.
Kemudian surat-surat dikeluarkan dari sampulnya. Sekretaris harus memeriksa dengan teliti, ada atau tidak lampiran yang menyertai surat tersebut. Jika ada
lampiran, gabungkan dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas klip. Apabila ada lampiran yang hilang pada surat, sebaiknya mencatat pada
surat dengan alamat yang tertera pada sampul. Setelah itu diperiksa apakah surat tersebut bertanggal atau tidak. Jika tidak ada tanggal, cantumkan tanggal
yang tertera pada stempel pos diatas surat itu. Kemudian bubuhkan stempel agenda pada setiap surat yang diterima dibagian surat yang kosong.
3 Menyeleksi mensortir surat.
Setelah dicatat pada buku agenda, sekretaris perlu membaca surat-surat yang masuk satu persatu karena dengan membaca surat-surat tersebut, maka akan
dapat dipisahkan beraneka ragam surat menjadi empat bagian yaitu : a
Surat-surat yang harus disampaikan kepada pimpinan. b
Surat-surat yang harus disampaikan kepada orang atau bagian lain kantor.
Universitas Sumatera Utara
c Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris sendiri.
d Surat-surat lainnya.
4 Pembagian surat.
a Surat-surat untuk pimpinan.
Surat-surat yang ditujukan untuk pimpinan harus segera disampaikan secepat mungkin. Sekretaris hendaknya mengusahakan agar surat tersebut
sudah berada diatas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor. b
Surat-surat untuk orang atau bagian lain di kantor. Biasanya setiap kantor mempunyai tata cara tersendiri dalam penyampaian
surat antar bagian. Namun cara apapun yang dipakai, hendaknya sekretaris memilki buku ekspedisi intern untuk memudahkan pengawasan.
c Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris.
Surat-surat yang masuk ke kantor, hendaknya secepat mungkin dibahas atau ditangani. Pada waktu pimpinan berada ditempat, mungkin hal ini
mudah penyelenggaraannya, tetapi bila ia sedang bepergian kemungkinan sekretaris mengalami sedikit kesulitan. Dalam keadaan seperti inilah, tugas
sekretaris untuk membahas surat-surat tersebut. Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan, penanganan untuk
surat-surat masuk harus ditujukan ke bagian sekretaris dan mempunyai prosedur sebagai berikut :
1 Surat-surat masuk pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan pada
umumnya tebagi atas dua surat yaitu surat masuk internal internal incoming mail dan surat masuk eksternal exsternal incoming mail.
Universitas Sumatera Utara
Surat masuk internal internal incoming mail adalah surat yang berhubungan langsung dengan karyawanantar sesama karyawan atau berhubungan dengan
pihak perusahaan sendiri sedangkan surat masuk eksternal exsternal incoming mail adalah surat yang berhubungan dengan perusahaan lain.
Surat yang masuk diterima lebih dahulu sesuai dengan alamat yang ditujukan yang dibagi atas:
a Surat dinas.
b Surat rahasia.
2 Surat yang masuk diterima oleh sekretaris kemudian surat tersebut diberi cap,
tanggal, nomor, dan perihal. 3
Jika ada tembusan dari surat masuk, maka tembusan tersebut disimpan di buku tanda tangan signing book.
4 Kemudian surat masuk dicatat ke dalam buku agenda.
5 Setelah itu surat tersebut siap untuk disposisi oleh pimpinan.
b. Surat keluar
Sama seperti halnya pada surat-surat masuk, untuk surat-surat keluar pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan terbagi atas dua surat keluar yaitu
surat keluar internal internal outgoing mail dan surat keluar eksternal exsternal outging mail.
Adapun proses pengelolaan untuk surat-surat keluar sebagai berikut : 1
Mempersiapkan surat keluar. Pertama-tama semua surat yang akan dikirim keluar diletakkan diatas meja
pimpinan untuk ditanda tangani. Setelah itu surat-surat keluar tersebut di bawa
Universitas Sumatera Utara
kembali kemeja sekretaris, kemudian periksa apakah semua surat keluar telah ditandatangani semua oleh pimpinan, apakah semua surat telah diberi nomor,
tangga l surat, lampiran-lampiran untuk disertakan, serta alamat pada surat dan alamat yang tercantum disampul. Kemudian surat-surat harus dicatat dulu ke
dalam buku agenda surat keluar. 2
Lampiran surat. Kadang kala surat yang hendak dikirim keluar disertai pula dengan hal-hal lain
sebagai lampiran. Besar kecilnya lampiran hendaknya disusun dengan baik, terutama untuk cara memasukkan lampiran. Jika lampiran sama besar dengan
lembar surat, maka pengurusannya mudah, misalnya, jika hanya terdiri dari satu lembar surat, maka pengurusan dapat langsung melipat lampiran tersebut,
kemudian menyisipkan lampiran diantara lipatan surat. Jika terdiri dari dua lembar atau lebih, sebaiknya disatukan dulu dengan steples, lalu dlilipat dan
disisipkan diantara lipatan surat.
2. Penyimpanan Arsip
Kategori