2 Mengurus transportasi untuk perjalanan dinas, misalnya apakah perjalanan
tersebut menggunakan tranportasi pesawat terbang dan sebagainya. 3
Mengurus akomodasi selama perjalanan dinas, mulai dari memesan kamar hotel untuk menginap, hingga layanan makanan di hotel tersebut.
6. Mengatur Korespondensi surat-menyurat
Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor atau perusahaan merupakan suatu duta dari kantor atau perusahaan yang bersangkutan. Sebagai duta, surat
dipandang mencerminkan keadaan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari suatu perusahaan yang mengirimkannya. Karena surat harus mempunyai nilai efektif
sehingga dapat memberikan suatu kesan yang baik bagi penerimanya. Supaya diperoleh nilai efektif, maka surat itu dibuat dengan suatu tekhnik
yang baik. Setiap kantorperusahaan mempunyai pedoman tersendiri mengenai tekhnik pembuatan sebuah surat. Tekhnik tersebut meliputi :
a. Kertas surat.
b. Pengetikan.
c. Bentuk-bentuk surat.
d. Redaksi surat.
7. Menangani Laporan
Pengertian laporan menurut Ignatius Wursanto 2006 : 209, adalah
“laporan administrasi yang dibuat oleh seorang pegawai, oleh satuan organisasi urusan, seksi, bagian dalam suatu organisasi”. Laporan sangat
Universitas Sumatera Utara
berguna bagi suatu perusahaan, karena laporan akan menyajikan informasi atau
fakta-fakta yang di butuhkan oleh perusahaan
Macam-macam laporan yang ditangani oleh sekretaris Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan adalah :
a. Laporan Bulanan.
b. Lapora Tahunan.
c. Laporan Keuangan.
d. Laporan Enterprise Risk Management, dan lain-lain.
Penanganan laporan yang dilakukan sekretaris hanya sebatas pada pemeriksaan laporan seperti: membenahi narasi, format, tata bahasa, sedangkan isi daripada
laporan tersebut di luar tanggung jawab sekretaris.
8. Mengatur Pertemuan atau Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasiperusahaan, baik perusahaan
swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan media pengambil keputusan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam mengatur sebuah pertemuan atau rapat yaitu :
a. Persiapan ruangan rapat.
b. Menentukan peserta rapat.
c. Membuat surat undangan rapat.
d. Daftar hadir.
e. Mempersiapkan bahan rapat.
Universitas Sumatera Utara
f. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.
g. Membuat cacatan.
h. Mengatur konsumsi untuk peserta rapat.
i. Mengirim hasil rapat.
9. Melayani Kebutuhan Karyawan
Sekretaris pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan tidak hanya bertugas melayani kebutuhan pimpinannya tetapi juga melayani kebutuhan
karyawan-karyawan di divisi tempat ia bekerja.
Adapun kebutuhan-kebutuhan yang dilayani oleh sekretaris sebagai berikut :
a. Melayani kebutuhan alat-alat tulis kantor, misalnya lem, pena, sandaran buku,
buku, tinta, penghapus, kertas, cap, tancapan surat spindle file dan lain-lain. b.
Memeriksa nota dinas. Beberapa hal yang dilakukan dalam memeriksa nota dinas adalah merapikan
susunan kata, memeriksa narasi, pengeditan kata-kata dan sebagainya. Dalam hal ini sekretaris harus berhati-hati, cermat dan teliti dalam memeriksa nota
dinas tersebut. c.
Mengurus absensi karyawan. d.
Mengurus surat cuti karyawan.
10. Penggunaan Mesin-mesin Kantor
