Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan setiap pekerjaan yang ada langsung dikerjakan pada saat itu juga. Jadi tidak ada suatu pekerjaan yang
menumpuk. Surat-surat yang masuk ke perusahaan dicatat ke dalam buku dan dicatat tanggal serta waktu pelaksanaannya. Hal ini akan memudahkan sekretaris
sehingga sekretaris tersebut tidak harus membaca keseluruhan isi surat, lalu surat
diagendakan. Kemudian surat-surat tersebut diarsip dengan menggunakan Sistem Subjek, karena surat-surat yang masuk ke PT. Indosat Northern Sumatera Region
Medan disusun dan digolongkan berdasarkan pokok permasalahannya subjek.
Sedangkan untuk penataan arsip, menggunakan Filling Electronic, yaitu penataan
arsip dengan menggunakan bantuan sistem komputer, hal ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan perusahaan itu sendiri.
Adapun tujuan dari pengarsipan ini adalah : 1
Arsip tersimpan dengan rapi. 2
Arsip mudah untuk ditemukan kembali. 3
Arsip terawat dengan baik.
3. Penanganan Telepon
Pengertian telepon menurut Sutiyoso 1999 : 18, adalah “sarana komunikasi yang sangat penting dan cepat untuk dapat menerima dan
menyampaikan informasi, serta sopan santun dalam menggunakan telepon berlaku bagi semua orang dan pegawaikaryawan”. Menjawab telepon, otomatis
merupakan wakil yang pantas serta menggambarkan agar memperoleh atau menimbulkan kesan yang baik.
Universitas Sumatera Utara
Dalam menerima telepon, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu : a.
Begitu bel telepon berdering, maka segera angkatlah telepon dengan tangan kiri, dan tangan kanan memegang alat tulis.
b. Menjawab telepon secara cepat, singkat, jelas dan hormat dengan terlebih
dahulu memberi ucapan salam. c.
Memberikan penjelasan dengan jelas dan sopan apabila ada penelepon yang salah sambung, atau penelepon yang ingin bicara dengan orang yang sedang
tidak ada di tempat. d.
Apabila penelepon tidak langsung menyebutkan nama atau kantornya, sebaiknya bertanya dengan cara : “maaf, saya bicara dengan siapa? atau boleh
saya mengetahui nama Bapak Ibu? ”. e.
Jika pimpinan tidak ada di tempat, hubungi orang yang diberi kuasa untuk menggantikan pimpinan.
f. Bila ada suatu keperluan, sehingga sekretaris tersebut harus meninggalkan
tempat duduknya, maka mintalah bantuan kepada seorang rekannya untuk menerima telepon.
4. Menerima Tamu
Dalam menerima tamu yang datang, langkah-langkah yang dilakukan oleh sekretaris yaitu :
a. Mengucapkan salam kepada tamu.
Ucapan salam dapat disampaikan dengan berbagai cara, misalnya : 1
Ada yang dapat saya Bantu, Pak atau Ibu ?.
Universitas Sumatera Utara
2 Selamat pagi, siang atau sore Pak atau Ibu Apa saya bisa membantu
Bapak atau Ibu ?. 3
Dapatkah saya membantu Bapak atau Ibu ?. b.
Mengisi buku tamu yang telah disediakan. Meskipun resepsionis perusahaan telah mencatat identitas tamu pada buku
formulir, sebaiknya tamu mengisi buku tamu yang telah disediakan, terutama identitas dan maksud kedatangan tamu, sehingga pimpinan dapat menyiapkan
diri untuk menerima tamu tersebut. c.
Tamu dipersilahkan menunggu. Tamu yang datang, baik itu tamu rutin, tamu dengan perjanjian maupun tamu
yang belum dengan perjanjian sebaiknya tamu dipersilahkan menunggu untuk dapat memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk menyiapkan diri.
d. Memberitahu kepada pimpinan.
Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan kepada pimpinan siapa tamu yang datang, serta menanyakan apakah pimpinan
berkenan untuk menerima tamu tersebut. e.
Mengantar tamu. Apabila pimpinan sudah berkenan untuk menerima tamu, sebaiknya sekretaris
mengantar kepada pimpinan sambil memperkenalkan tamu tersebut dan kemudian permisi untuk meninggalkan mereka.
f. Mengalihkan ke pejabat lain.
Bisa jadi pimpinan tidak berkenan menerima tamu. Dalam hal ini, tamu dapat dialihkan ke pejabat yang sesuai dengan maksud dan tujuan kunjungan tamu.
Universitas Sumatera Utara
5. Mengurus Perjalanan Dinas Pimpinan
