kembali kemeja sekretaris, kemudian periksa apakah semua surat keluar telah ditandatangani semua oleh pimpinan, apakah semua surat telah diberi nomor,
tangga l surat, lampiran-lampiran untuk disertakan, serta alamat pada surat dan alamat yang tercantum disampul. Kemudian surat-surat harus dicatat dulu ke
dalam buku agenda surat keluar. 2
Lampiran surat. Kadang kala surat yang hendak dikirim keluar disertai pula dengan hal-hal lain
sebagai lampiran. Besar kecilnya lampiran hendaknya disusun dengan baik, terutama untuk cara memasukkan lampiran. Jika lampiran sama besar dengan
lembar surat, maka pengurusannya mudah, misalnya, jika hanya terdiri dari satu lembar surat, maka pengurusan dapat langsung melipat lampiran tersebut,
kemudian menyisipkan lampiran diantara lipatan surat. Jika terdiri dari dua lembar atau lebih, sebaiknya disatukan dulu dengan steples, lalu dlilipat dan
disisipkan diantara lipatan surat.
2. Penyimpanan Arsip
Pekerjaan menyimpan surat-surat atau dengan kata lain mengarsip ini dapat dikatakan sebagai pekerjaan pokok yang tidak dapat diabaikan begitu saja.
Adapun penyimpanan arsip ini ada lima cara yaitu : a.
Menurut Abjad. Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-
nama orang atau organisasi utama yang tertera di tiap-tiap warkat itu. Dengan menggunakan sistem ini, sepucuk surat yang berhubungan langsung dengan
seorang langganan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Universitas Sumatera Utara
b. Menurut Subjek.
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tipe- tipe warkat. Misalnya untuk semua surat-menyurat yang berhubungan dengan
iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul iklan. Demikian pula misalnya untuk surat-surat kontrak pembelian tiket, dapat pula dihimpun dalam suatu
berkas yang diberi tanda berupa perkataan tiket. Warkat-warkat yang telah dikelompokkan itu, kemudian disimpan juga menurut urutan abjad judul-judul
urusan tersebut. c.
Menurut Wilayah. Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasiperusahaan dapat
pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, dan
lain-lain, atau menurut wilayah propinsi Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan lain-lain.
d. Menurut Nomor.
Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan angka yang dimulai dari 1 satu, terus meningkat hingga
bilangan yang lebih besar. Misalnya, faktur-faktur dari suatu perusahaan. e.
Menurut Tanggal. Sebagai sistem terakhir untuk warkat-warkat ialah system menurut urutan
tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem ini dapat dipakai untuk warkat-warkat yang memperhatikan suatu jangka waktu tertentu misalnya,
untuk surat-surat tagihan.
Universitas Sumatera Utara
Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan setiap pekerjaan yang ada langsung dikerjakan pada saat itu juga. Jadi tidak ada suatu pekerjaan yang
menumpuk. Surat-surat yang masuk ke perusahaan dicatat ke dalam buku dan dicatat tanggal serta waktu pelaksanaannya. Hal ini akan memudahkan sekretaris
sehingga sekretaris tersebut tidak harus membaca keseluruhan isi surat, lalu surat
diagendakan. Kemudian surat-surat tersebut diarsip dengan menggunakan Sistem Subjek, karena surat-surat yang masuk ke PT. Indosat Northern Sumatera Region
Medan disusun dan digolongkan berdasarkan pokok permasalahannya subjek.
Sedangkan untuk penataan arsip, menggunakan Filling Electronic, yaitu penataan
arsip dengan menggunakan bantuan sistem komputer, hal ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan perusahaan itu sendiri.
Adapun tujuan dari pengarsipan ini adalah : 1
Arsip tersimpan dengan rapi. 2
Arsip mudah untuk ditemukan kembali. 3
Arsip terawat dengan baik.
3. Penanganan Telepon
