5. Mengurus Perjalanan Dinas Pimpinan
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seseorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan
tugas pekerjaan kedinasan. Sementara yang dimaksud dengan tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan pekerjaan yang berkaitan
dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. Pada PT. Indosat Northern Sumatera Region Medan, sekretaris tidak
hanya mengurus perjalanan dinas pimpinannya tetapi juga mengurus perjalanan dinas karyawan di divisi tempat ia bertugas. Adapun macam-macam perjalanan
dinas yang ditangani oleh sekretaris adalah : a.
Perjalanan dinas untuk mengikuti rapat kerja nasional. b.
Perjalanan dinas karena adanya kegiatan sosial, misalnya memberikan bantuan kemanusiaan bencana alam.
c. Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar nasional.
d. Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah.
e. Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan.
f. Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri acara-acara seremonial. Seperti
pembukaan suatu perusahaan, ulang tahun suatu perusahaan, menghadiri acara penerimaan piagam penghargaan atas masa kerja dan lain-lain.
Dalam hal ini, tugas-tugas yang dilakukan sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinannya maupun karyawan adalah :
1 Mengurus tiket, baik untuk keberangkatan maupun kepulangan.
Universitas Sumatera Utara
2 Mengurus transportasi untuk perjalanan dinas, misalnya apakah perjalanan
tersebut menggunakan tranportasi pesawat terbang dan sebagainya. 3
Mengurus akomodasi selama perjalanan dinas, mulai dari memesan kamar hotel untuk menginap, hingga layanan makanan di hotel tersebut.
6. Mengatur Korespondensi surat-menyurat
Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor atau perusahaan merupakan suatu duta dari kantor atau perusahaan yang bersangkutan. Sebagai duta, surat
dipandang mencerminkan keadaan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari suatu perusahaan yang mengirimkannya. Karena surat harus mempunyai nilai efektif
sehingga dapat memberikan suatu kesan yang baik bagi penerimanya. Supaya diperoleh nilai efektif, maka surat itu dibuat dengan suatu tekhnik
yang baik. Setiap kantorperusahaan mempunyai pedoman tersendiri mengenai tekhnik pembuatan sebuah surat. Tekhnik tersebut meliputi :
a. Kertas surat.
b. Pengetikan.
c. Bentuk-bentuk surat.
d. Redaksi surat.
7. Menangani Laporan
Kategori