44
jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja allowance seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan
sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam kerja. Dengan demikian, jam kerja efektif karyawan IPB setelah dikurangi
allowance menjadi 1785 menit per minggu atau 92820 menit per tahun.
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu.
Misalnya pada unit tata usaha MNH Lampiran 7 untuk tugas pelayanan akademik mahasiswa salah satunya adalah membuat surat-surat yang
berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan. Beban tugas membuat surat selama setahun adalah 2000 surat. Standar kemampuan rata-rata menunjukkan
berapa lama waktu yang diperlukan oleh seseorang untuk menyelesaikan pengetikan satu lembar surat, yaitu dalam hal ini 5 menit per surat. Waktu
penyelesaian tugas WPT untuk kegiatan membuat surat yang berhubungan dengan akademik dihitung dengan mengalikan beban tugas selama setahun
dengan standar kemampuan rata-rata yaitu 2000 lembar x 5 menit per lembar sama dengan 10000 menit per tahun dan seterusnya.
Beban tugas BT dan standar kemampuan rata-rata SKR waktu penyelesaian setiap elemen tugas pokok diperoleh dari hasil wawancara terhadap
karyawan di masing-masing unit tata usaha. Contoh hasil pengukuran waktu penyelesaian tugas dapat dilihat misalnya pada unit tata usaha yaitu MNH
Lampiran 7. Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan rata- rata untuk setiap tugas pokok kemudian dijumlahkan seperti yang terlihat pada
Lampiran 7, sehingga total waktu penyelesaian tugas ∑ WPT adalah 57025
menit per tahun. Perlu untuk diketahui bahwa seluruh beban tugas BT pekerjaan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha sampel yang diteliti adalah beban tugas yang dihitung selama setahun dan standar
kemampuan rata-rata penyelesaian tugas SKR dikonversikan ke dalam satuan menit sehingga satuan untuk waktu penyelesaian tugas WPT adalah menit per
tahun. Adapun perhitungan waktu penyelesaian tugas administrasi akademik dan
45
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 2-14.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan karyawan dengan demikian dapat dihitung berdasarkan data yang diperoleh dari tahapan sebelumnya. Misalnya diketahui pada langkah b,
total waktu penyelesaian tugas administrasi dan akademik pada unit tata usaha MNH adalah 57025 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per
tahun. Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH dapat dihitung dengan membagi jumlah total waktu
penyelesaian tugas dengan jam kerja efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan karyawan yaitu sebesar
0,61 orang dan dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Adapun perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada seluruh unit
tata usaha yang diteliti dapat dilihat pada Lampiran 2-14.
Tabel 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
No. Unit Tata Usaha
Kebutuhan Karyawan orang
Pembulatan orang
1. ITSL 0,71
1 2. ARL
0,69 1
3. FKH 0,60
1 4. ITK
0,41 1
5. IPT 0,10
1 6. MNH
0,61 1
7. TEP 0,57
1 8. TIN
0,54 1
9. MAT 0,15
1 10. BIK
0,31 1
11. MAN 0,42
1 12. GM
0,58 1
13. IKK 0,35
1 Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada masing-masing unit tata usaha secara ringkas dapat dilihat pada Tabel 5. Angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan seluruh
unit tata usaha berdasarkan uraian tugas pada Tabel 3, berkisar antara 0,10 hingga 1,29 orang. Meskipun pada akhirnya akan dilakukan pembulatan, perbedaaan
46
angka kebutuhan karyawan pada Tabel 5 dapat menunjukkan bagaimana gambaran beban kerja pada masing-masing unit tata usaha.
Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha IPT paling kecil diantara jumlah kebutuhan karyawan pada unit
yang lainnya. Berbeda dengan jumlah kebutuhan karyawan pada unit lain, angka 0,10 juga cukup jauh dari angka pembulatan 1. Meskipun demikian, bukan berarti
bahwa unit tata usaha di departemen IPT tidak memerlukan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Hal ini dikarenakan
pekerjaan membutuhkan tenaga manusia untuk mengerjakannya. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari unit tata usaha IPT dan berdasarkan hasil
pengamatan, diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dikerjakan pada bagian lain di unit tata usaha IPT. Hal ini
menyebabkan berkurangnya beban kerja serta kecilnya angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan dengan jumlah terkecil kedua setelah unit tata usaha IPT adalah jumlah kebutuhan
karyawan yang terdapat pada unit tata usaha MAT yaitu sebesar 0,15. Menurut informasi yang diperoleh dari unit tata usaha departemen MAT dan berdasarkan
hasil pengamatan, kecilnya angka jumlah kebutuhan karyawan disebabkan oleh sedikitnya jumlah unsur atau aktivitas dari tugas pokok administrasi akademik dan
kemahasiswaan yang dibebankan kepada karyawan Lampiran 11. Angka kebutuhan karyawan pada unit tata usaha departemen ITSL adalah
yang paling tinggi dibandingkan unit tata usaha yang lain yaitu sebesar 0,71. Adapun kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha
MNH yang memiliki angka beban kerja yang tinggi dibandingkan tugas-tugas yang lain berdasarkan perhitungan waktu penyelesaian tugas yaitu meliputi : 1
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa, 2 Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Lampiran 2.
4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual
