46
angka kebutuhan karyawan pada Tabel 5 dapat menunjukkan bagaimana gambaran beban kerja pada masing-masing unit tata usaha.
Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha IPT paling kecil diantara jumlah kebutuhan karyawan pada unit
yang lainnya. Berbeda dengan jumlah kebutuhan karyawan pada unit lain, angka 0,10 juga cukup jauh dari angka pembulatan 1. Meskipun demikian, bukan berarti
bahwa unit tata usaha di departemen IPT tidak memerlukan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Hal ini dikarenakan
pekerjaan membutuhkan tenaga manusia untuk mengerjakannya. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari unit tata usaha IPT dan berdasarkan hasil
pengamatan, diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dikerjakan pada bagian lain di unit tata usaha IPT. Hal ini
menyebabkan berkurangnya beban kerja serta kecilnya angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan dengan jumlah terkecil kedua setelah unit tata usaha IPT adalah jumlah kebutuhan
karyawan yang terdapat pada unit tata usaha MAT yaitu sebesar 0,15. Menurut informasi yang diperoleh dari unit tata usaha departemen MAT dan berdasarkan
hasil pengamatan, kecilnya angka jumlah kebutuhan karyawan disebabkan oleh sedikitnya jumlah unsur atau aktivitas dari tugas pokok administrasi akademik dan
kemahasiswaan yang dibebankan kepada karyawan Lampiran 11. Angka kebutuhan karyawan pada unit tata usaha departemen ITSL adalah
yang paling tinggi dibandingkan unit tata usaha yang lain yaitu sebesar 0,71. Adapun kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha
MNH yang memiliki angka beban kerja yang tinggi dibandingkan tugas-tugas yang lain berdasarkan perhitungan waktu penyelesaian tugas yaitu meliputi : 1
Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan penyusunan jadwal pelaksanaan seminar mahasiswa, 2 Mengecek kelengkapan berkas administrasi dan
penyusunan jadwal pelaksanaan sidang mahasiswa Lampiran 2.
4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual
Berdasarkan hasil pembahasan pada subbab 4.6, dapat disimpulkan bahwa analisis kebutuhan sumberdaya manusia dengan pendekatan tugas per tugas
47
jabatan memberikan gambaran mengenai jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang dibutuhkan pada setiap unit tata usaha sesuai dengan
uraian tugas yang ada pada Tabel 3. Adapun jumlah karyawan yang saat ini terdapat pada unit tata usaha dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dapat dilihat
pada Tabel 6.
Tabel 6. Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual karyawan
No. Unit Tata Usaha
Jumlah Kebutuhan Karyawan
Jumlah Aktual Karyawan
1. ITSL 1
1 2. ARL
1 2
3. FKH 1
5 4. ITK
1 3
5. IPT 1
2 6. MNH
1 2
7. TEP 1
2 8. TIN
1 2
9. MAT 1
1 10. BIK
1 2
11. MAN 1
2 12. GM
1 2
13. IKK 1
2 Berdasarkan hasil perbandingan jumlah karyawan yang dibutuhkan terhadap
jumlah riil atau aktual karyawan, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan Tabel 6.
Jumlah kebutuhan karyawan pada unit tata usaha ITSL sama dengan jumlah aktualnya. Hal ini disebabkan rincian tugas administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL sudah cukup jelas sehingga hanya dibutuhkan satu orang untuk mengerjakan pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL sebelum
pembulatan yaitu 0,71 yang hampir mendekati angka kebutuhan karyawan satu orang. Berbeda halnya dengan unit tata usaha departemen MAT, meskipun jumlah
kebutuhan karyawan dengan jumlah aktualnya sama namun hal tersebut disebabkan oleh aktivitas yang dibebankan kepada karyawan tidak terlalu banyak,
sehingga lebih banyak waktu menganggur. Hal ini tampak pada angka kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha
48
Matematika sebelum pembulatan yang kecil diantara unit tata usaha lain yaitu 0,15.
Kelebihan jumlah karyawan terdapat di sebelas unit tata usaha yaitu kecuali unit tata usaha ITSL dan MAT. Salah satunya yaitu unit tata usaha pada
FKH yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak lima orang. Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa kelima karyawan memiliki uraian tugas yang
telah ditetapkan masing-masing. Akan tetapi, jika seluruh uraian tugas tersebut digabungkan dan dihitung beban kerjanya, maka pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan sesungguhnya dapat dikerjakan oleh satu orang. Kemudian pada unit tata usaha ITK, jumlah karyawan aktual adalah sebanyak tiga orang.
Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa terdapat pembagian tugas yang tidak sama rata pada unit tata usaha tersebut. Perhitungan kebutuhan jumlah
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha ITK juga menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan sebanyak satu orang Tabel 6.
Hal lainnya pada Tabel 6 yaitu terdapat sembilan unit tata usaha yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak dua orang, padahal perhitungan
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit-unit tata usaha tersebut menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan rata-rata sebanyak
satu orang. Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa rata-rata karyawan merasakan beban kerja yang mereka emban berlebih sehingga mereka merasa
perlu tambahan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Mangkuprawira 2003 menyatakan jika karyawan bekerja di bawah standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih tinggi dibanding
kapasitas karyawan itu sendiri sehingga beban kerja yang diemban terasa berlebih. Kelebihan jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada
sebelas unit tata usaha mengindikasikan bahwa dibutuhkan karyawan dengan kapasitas yang lebih tinggi untuk mengerjakan beban kerja yang ada sehingga
dapat dikerjakan oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari institusi menggaji karyawan lebih banyak dari yang seharusnya atau dengan kata lain untuk
menghindari inefisiensi biaya.
49
4.8. Faktor-Faktor Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan Administrasi
