38
4.4. Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan
Hari kerja menunjukkan jumlah hari yang tersedia untuk bekerja bagi karyawan. Waktu kerja adalah satuan waktu tertentu yang tersedia untuk bekerja,
misal dalam jam per tahun atau menit per tahun. Hari kerja dan waktu kerja merupakan hal yang penting untuk diketahui dalam melakukan analisis beban
kerja. Berdasarkan hari kerja dan waktu kerja, dapat diketahui bagaimana gambaran penggunaan waktu yang tersedia untuk bekerja oleh karyawan.
Berdasarkan hasil observasi, karyawan-karyawan yang bekerja pada unit tata usaha seluruh departemen di IPB bekerja lima hari dalam seminggu dari hari
Senin hingga Jumat atau sebanyak 261 hari kerja dalam setahun. Adapun jam kerja karyawan per hari yaitu sejak pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.00.
4.5. Penggunaan Waktu Kerja
Pengamatan tentang penggunaan waktu kerja dilakukan dengan metode work sampling.
Pengamatan dilakukan selama dua hari berturut-turut sesuai jam kerja di setiap unit tata usaha yang telah ditentukan. Penggunaan metode work
sampling, seperti yang dinyatakan oleh Barnes 1980 yang dikutip dari Indriana
2009, bertujuan untuk mengetahui persentase seorang karyawan menggunakan jam kerja mereka untuk bekerja dan tidak bekerja. Formulir work sampling
dipersiapkan sebelum melakukan pengamatan. Contoh formulir work sampling dapat dilihat pada Lampiran 1. Hal-hal yang dilakukan dalam penggunaan metode
work sampling yaitu :
a. Mengamati kegiatan yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja dan
membagi kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam kategori produktif, tidak produktif, dan pribadi.
b. Kegiatan pengamatan dilakukan setiap sepuluh menit per pengamatan.
Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh, karena lamanya pengamatan dilakukan selama sepuluh menit, sehingga diperoleh jumlah
penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif, maupun pribadi.
Kegiatan produktif yang diamati di setiap unit tata usaha yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan administrasi akademik
39
dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap unit tata usaha. Jenis-jenis kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati dan
hampir didapati di seluruh unit tata usaha yaitu mengobrol sesama karyawan, membaca koran atau majalah, menggunakan sambungan internet untuk hal-hal
yang tidak perlu, terlambat datang kerja, dan pulang kerja lebih awal. Adapun kegiatan pribadi yang dilakukan oleh karyawan untuk menghilangkan penat atau
kelelahan, yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, tidur, mendengarkan musik dan olahraga ringan. Hasil pengamatan penggunaan waktu
kerja dengan metode work sampling selama dua hari terhadap karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha,
dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
Unit Tata Usaha
Total Waktu menit Jumlah
Persentase Total
Persentase 1 2 3
1 2 3 ITSL 660
250 110 1020 64,71 24,51
10,78 100 ARL 540
280 200 1020 52,94 27,45
19,61 100 FKH 570
320 130 1020 55,88 31,37
12,75 100 ITK 480
320 220 1020 47,06 31,37
21,57 100 IPT 390
510 120 1020 38,24 50,00
11,76 100 MNH 610
290 120 1020 59,80 28,43
11,76 100 TEP 380
510 140 1030 36,89 49,51
13,59 100 TIN 370
520 130 1020 36,27 50,98
12,75 100 MAT 210
740 120 1070 19,63 69,16
11,21 100 BIK 490
490 110 1090 44,95 44,95
10,09 100 MAN 650
530 190 1370 47,45 38,69
13,87 100 GM 510
410 100 1020 50,00 40,20
9,80 100 IKK 510
450 60 1020 50,00
44,12 5,88 100
Rata-rata 490 432,31
134,62 1056,92
46,45 40,83 12,72
100
Rata-rata perhari
245 216,15 67,31 528,46
- -
- -
Jam perhari
4,08 3,60 1,12 8,81 -
- -
-
Keterangan : 1 = jenis kegiatan produktif
2 = jenis kegiatan tidak produktif 3 = jenis kegiatan pribadi
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui untuk jenis kegiatan yang bersifat produktif, jumlah penggunaan waktu dari seluruh unit tata usaha berkisar antara
19,63 persen hingga 64,71 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh karyawan untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 24,51 persen hingga
40
69,16 persen dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 5,88 persen hingga 21,57 persen.
Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif seperti yang terlihat pada Gambar 3, yang paling tinggi terletak pada unit tata usaha departemen ITSL yaitu
sebesar 64,71 persen atau 660 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada unit tata usaha departemen MAT yaitu sebesar 19,63 persen atau 210 menit.
Berdasarkan hasil pengamatan, tingginya angka penggunaan waktu untuk kegiatan produktif pada unit tata usaha ITSL dikarenakan aktivitas sehari-hari karyawan
untuk kegiatan yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan dapat dikatakan cukup padat. Sebaliknya, rendahnya angka penggunaan waktu produktif
pada unit tata usaha Matematika disebabkan oleh jumlah aktivitas sehari-hari karyawan untuk jenis kegiatan produktif yang sedikit dan karyawan sering tidak
berada di tempat kerja. Unit tata usaha departemen MNH memiliki angka penggunaan waktu
produktif sebesar 610 menit atau 59,80 persen atau tertinggi kedua setelah departemen ITSL. Hal ini disebabkan aktifitas yang bersifat produktif yang
dilakukan oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan unit tata usaha MNH pada hari pengamatan juga cukup padat dan beragam.
Urutan tertinggi penggunaan waktu produktif berikutnya setelah departemen MNH adalah unit tata usaha pada FKH yaitu sebesar 55,88 persen
dari keseluruhan waktu yang tersedia untuk bekerja. Berdasarkan hasil pengamatan, angka penggunaan waktu produktif oleh karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha FKH dipengaruhi oleh tugas- tugas akademik dan kemahasiswaan di lingkup fakultas yang cukup beragam. Hal
ini menyebabkan jumlah kegiatan produktif yang dilakukan karyawan selama pengamatan cukup banyak.
Berdasarkan hasil pengamatan baik di departemen TIN dan TEP, dapat diketahui bahwa selama pengamatan berlangsung karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan sering melakukan urusan pribadi mereka pada saat jam kerja. Hal ini menyebabkan unit tata usaha departemen TIN dan TEP
memiliki urutan masing-masing kedua dan ketiga terendah dalam penggunaan
41
waktu untuk kegiatan produktif yaitu masing-masing dengan angka penggunaan waktu sebesar 370 dan 380 menit atau 36,27 persen dan 36,89 persen.
Angka penggunaan waktu produktif karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT yaitu sebesar 390 menit atau 38,24
persen. Angka penggunaan waktu produktif tersebut masih terbilang rendah. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa sebagian pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan dikerjakan oleh bagian lain pada unit tata usaha IPT. Hal tersebut menyebabkan angka penggunaan waktu produktif rendah.
Gambar 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja Jika dilihat secara keseluruhan, maka penggunaan waktu produktif oleh
karyawan di setiap sampel unit tata usaha rata-rata kurang dari 70 persen Gambar 3. Ilyas 2004 menyatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang
optimum mencapai 80 persen. Mengacu pada pernyataan Ilyas 2004 tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan
kemahasiswaan di setiap unit tata usaha yang diteliti belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Hal lainnya yaitu hasil penelitian Indriana
2009 menunjukkan bahwa penggunaan waktu untuk kegiatan produktif oleh karyawan di bagian HRD Rumah Sakit Karya Bhakti Bogor mencapai 77,08
10 20
30 40
50 60
70
Persentase Penggunaan Waktu
Unit Tata Usaha
Penggunaan Waktu Produktif
42
persen. Jika dibandingkan dengan hasil penggunaan waktu kerja oleh karyawan HRD, maka karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di setiap unit
tata usaha yang diamati kurang optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif daripada karyawan HRD.
Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu untuk setiap jenis kegiatan pada Tabel 4 dapat diketahui bahwa rata-rata persentase penggunaan
waktu untuk jenis kegiatan produktif yaitu sebesar 46,45 persen, hampir mendekati nilai persentase untuk kegiatan tidak produktif yaitu 40,83 persen.
Waktu produktif optimal adalah mencapai 80 persen. Berdasarkan hal ini, dapat disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan penggunaan waktu kerja
untuk kegiatan yang produktif tidak optimal. Menurut hasil pengamatan secara umum, karyawan yang lebih banyak
melakukan kegiatan tidak produktif dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :
1. Kurangnya supervisi dari atasan langsung dikarenakan ruangan atasan pada
beberapa unit tata usaha terletak jauh dari ruangan tempat karyawan bekerja. Hal ini menyebabkan karyawan bebas mengobrol, membaca koran atau
majalah, menggunakan koneksi internet untuk hal-hal yang tidak perlu dan sebagainya.
2. Sulitnya beradaptasi di lingkungan baru bagi atasan yang baru ditempatkan di
unit tata usaha tertentu, menyebabkan kekurangtegasan atasan dalam menegakkan aturan-aturan yang ada.
3. Karyawan yang mengerjakan urusan rumah atau pribadi pada waktu jam
kerja, sehingga menyebabkan karyawan terlambat datang kerja atau pulang kerja lebih awal.
4. Pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang bersifat fluktuatif,
artinya ada waktu-waktu tertentu karyawan sangat sibuk bekerja dan ada pula waktu tertentu dimana pekerjaan sangat sedikit.
Karyawan menggunakan waktu sebesar 12,72 persen atau sebesar 134,62 menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka karyawan rata-
43
rata menghabiskan sebanyak 67,31 menit atau 1,12 jam untuk kegiatan pribadi. Hal ini sesuai dengan jam untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan
sebagainya, yang ditetapkan bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu jam.
4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi
Kategori