Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta

Oleh

INDRA YUDHA

H24061845

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2013

RINGKASAN

INDRA YUDHA. H24061845. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai

Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta. Di bawah bimbingan ANGGRAINI

SUKMAWATI.

Organisasi sekolah berdasarkan subsistem struktur terbagi menjadi dua struktur fungsi, yaitu tenaga pengajar dan tenaga administrasi (tata usaha). Tata usaha memiliki peranan stategis dalam menunjang penyelenggaraan sistem administrasi dan informasi sekaligus memfasilitasi dalam hal peningkatan mutu dan akreditasi sekolah. Hal tersebut tidak terlepas dari peran dan formasi sumber daya manusia yang ada di tata usaha sebagai penggerak utama dalam membantu organisasi sekolah mencapai visi, mewujudkan misi strategisnya.

Tujuan penelitian ini yaitu: 1) Mengidentifikasi unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan tata usaha, 2) Menghitung proporsi penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha, 3) Menganalisis beban kerja dan jumlah kebutuhan efektif

pegawai tata usaha, 4) Menilai efisiensi dan prestasi unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta. Data primer diperoleh melalui wawancara. Data sekunder

diperoleh melalui studi kepustakaan dengan mengutip informasi dari buku, skripsi, internet, maupun dokumen yang ada di SMK Negeri 24 Jakarta. Populasi dalam penelitian ini adalah pegawai tata usaha dengan sampel yaitu pegawai yang bekerja pada unit yang relatif bersifat administratif. Penarikan sampel dilakukan

secara judgment sampling. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah

work sampling dan pendekatan tugas per tugas jabatan.

Penggunaan waktu produktif pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, rata-rata sebesar 72.83%. Dengan kata lain, bahwa pegawai menghabiskan 7.17% waktu produktif untuk kegiatan yang tidak produktif (kontra produktif). Kegiatan pribadi, rata-rata pegawai menghabiskan 1.20 jam per hari. Hal ini mengindikasikan terjadinya deviasi waktu untuk keperluan pribadi seperti sholat, makan, dan sebagainya yang ditetapkan institusi yaitu satu jam. Jumlah kebutuhan efektif pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta yaitu sebanyak satu orang untuk setiap unit yang diteliti. Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan

unit tata usaha berkinerja terbaik dengan nilai efisiensi unit sebesar 0.98, berpredikat kriteria prestasi “Baik”.

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

INDRA YUDHA

H24061845

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2013

Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta

Nama : Indra Yudha

NIM : H24061845

Menyetujui, Dosen Pembimbing

Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM NIP. 196710201994032001

Mengetahui, Ketua Departemen

Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc NIP. 196101231986011002

iii

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 27 Januari 1987 sebagai anak tunggal dari pasangan Suhendra dan Yayu Nuryanti. Penulis menempuh pendidikan sekolah dasar di SDN Slipi 16, Jakarta dan lulus pada tahun 1999. Kemudian penulis melanjutkan pendidikan di SLTP 1 Barunawati, Jakarta dan lulus pada tahun 2002. Setelah itu, penulis melanjutkan pendidikan di SMAN 78, Jakarta dan lulus pada tahun 2005. Penulis diterima menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) pada tahun 2006 dan resmi menjadi mahasiswa Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen IPB pada tahun 2007.

Selama masa studi di IPB, penulis aktif di organisasi Student Economic

Syariah - Club (SES-C) sebagai staf divisi Sumber Daya Insani (SDI) periode kepengurusan 2008 - 2009. Penulis juga aktif sabagai pengurus organisasi

Rohani Islam Management Moeslem Society (MMS) angkatan 43. Selain aktif

di lingkup internal kampus, penulis lebih banyak mencurahkan diri dalam mengelola sekaligus sebagai instuktur matematika di lembaga bimbangan belajar Perpuskar 17 Scientist yang bernaung di SMK Negeri 17 Jakarta pada tahun 2009 - 2011 dan pada tahun 2012 - 2013 sebagai guru tamu bidang studi matematika di SMK Negeri 24 Jakarta.

KATA PENGANTAR

Syukur tak terhingga penulis panjatkan kepada Allah ‘Azza Wa Jalla.

Shalawat dan salam tak henti tercurahkan bagi Rasulullah SAW. Alhamdulillah,

akhirnya penulis tiba di tahap kelulusan ini dengan menyelesaikan penelitian dan penulisan skripsi. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan selama bulan Desember 2012 ini adalah kajian terkait sumber daya manusia (SDM), berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuan Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam skripsi ini, sehingga evaluasi saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diperlukan. Semoga skripsi ini bermanfaat.

Bogor, Juni 2013

v

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas karunia yang senantiasa mengiringi langkah hidup penulis, terutama dalam penyelesaian skripsi ini. Perihal nikmat kebahagiaan ini membuat penulis tak bisa melupakan kebaikan banyak pihak. Oleh karena itu, penulis sampaikan terima kasih yang mendalam, kepada:

1. Ayahanda tercinta Bapak Suhendra dan Ibunda terkasih Ibu Yayu Nuryanti atas

do’a, dukungan moril dan materil, serta curahan kasih sayang yang hitungannya tak mampu penulis hingga.

2. Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM selaku dosen pembimbing, yang setiap

bimbingannya begitu berarti.

3. Hardiana Widyastuti, SHut, MM, yang telah rela berbagi waktu dan perhatian.

4. Keluarga besar SMK Negeri 24 Jakarta, yang telah berbagi data yang

diperlukan dalam penelitian.

5. Sahabat setia; Fauzan Zamahsyarif, SE; Windry Novera, SE; Afifudin

Ferdiansyah, SE; Ade Riswanto, SKom; dan Rifki Tadjudin, SPi.

6. Segenap staf dan karyawan Departemen Manajemen FEM IPB atas berbagai

bantuan dan pelayanan prima yang diberikan.

7. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis cantumkan satu per satu.

Segala yang baik dan sempurna hanya milik Allah SWT. Semoga skripsi ini bermanfaat.

2.4.

11

18 DAFTAR ISI

Halaman

RINGKASAN

RIWAYAT HIDUP ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

UCAPAN TERIMA KASIH ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... .... viii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Penelitian ... 2

1.4. Manfaat Penelitian ... 3

1.5. Ruang Lingkup Penelitian ... 3

II.TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 4

2.2. Analisis Pekerjaan ... 5

2.3. Beban Kerja ... 6

Work Sampling ... 7

2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja ... 8

2.6. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 9

III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian... 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 12

3.3. Jenis dan Sumber Data ... 12

3.4. Populasi dan Sampel Penelitian ... 13

3.5. Metode Pengumpulan Data ... 13

3.6. Pengolahan dan Analisis Data ... 14

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum SMK Negeri 24 Jakarta ... 17

4.2. Hari dan Waktu Kerja Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 17

4.3. Unsur Tugas Pokok Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 4.4. Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta... 20

vii

26

SMK Negeri 24 Jakarta ... 25

4.7. Penilaian Efisiensi dan Prestasi Unit Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 25

4.8. Implikasi Manajerial ... KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 28

2. Saran ... 28

DAFTAR PUSTAKA ... 29

26 DAFTAR TABEL

No. Halaman

1. Perhitungan waktu penyelesaian tugas ... 15

2. Perhitungan efisiensi unit ... 16

3. Huruf mutu prestasi unit ... 16

4. Daftar unsur tugas pokok tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 18

5. Penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 20

6. Ringkasan hasil perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 24

7. Komparasi formasi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta ... 25

8. Penilaian efisiensi dan prestasi unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.... DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Kerangka pemikiran penelitian ... 12

2. Diagram batang stastisik peringkat penggunaan waktu produktif ... 21

3. Diagram batang statistik peringkat prestasi unit ... 26

DAFTAR LAMPIRAN No. Halaman 1. Formulir work sampling ... 30

2. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit kepegawaian... 32

3. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit keuangan... ... 33

4. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit inventaris... ... 34

5. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit kearsipan... ... 35

6. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit kesiswaan... 36

7. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit administrasi (kesekretariatan)... ... 37

8. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai unit sistem informasi manajemen (SIM)... ... 38

1

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perencanaan sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam mengembangkan strategi organisasi. Ketersediaan sumber daya manusia yang berkualitas dengan kuantitas yang tepat adalah mutlak diperlukan di setiap organisasi untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitasnya. Kuantitas atau jumlah pegawai yang tepat dapat diketahui melalui beragam teknik, antara lain dengan berdasarkan analisis beban kerja. Beban kerja menjadi hal yang penting untuk diketahui oleh organisasi karena merupakan substansi dasar untuk mengidentifikasi lebih lanjut terkait seberapa cakap pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

Beban kerja yang dibebankan kepada pegawai dikategorikan ke dalam

tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar (fit), beban kerja yang

terlalu tinggi (over capacity) dan beban kerja yang terlalu rendah

(under capacity). Over capacity dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis pegawai yang akan berdampak pada menurunnya produktivitas,

sedangkan jika terjadi under capacity, akan mengakibatkan terjadinya

inefisiensi biaya (Mangkuprawira, 2003).

Organisasi sekolah berdasarkan subsistem struktur terbagi menjadi dua struktur fungsi, yaitu tenaga pengajar dan tenaga administrasi (tata usaha). Tata usaha memiliki peranan strategis dalam menunjang penyelenggaraan sistem administrasi dan informasi sekaligus memfasilitasi dalam hal peningkatan mutu dan akreditasi sekolah. Tata usaha sebagai elemen dari sistem pencitra sekolah dituntut untuk melaksanakan aktivitas atau pekerjaannya dengan efektif dan efisien guna mewujudkan organisasi sekolah yang unggul, berprestasi. Hal inilah yang melatarbelakangi pentingnya melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, sehingga dapat mengetahui kondisi beban kerja dan mengidentifikasi apakah jumlah ketersediaan pegawai telah sesuai dengan beban kerja di tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

2

1.2. Perumusan Masalah

Penyelenggaraan organisasi sekolah secara efektif dan efisien

menuntut peran tata usaha, yang merupakan elemen school branding system

(sistem pencitra sekolah) agar bekerja secara handal dan profesional.

Deskripsi pekerjaan pada unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta harus teridentifikasi, terdistribusikan dengan baik sehingga kondisi beban kerja

relatif sesuai (fit). Adanya beban kerja yang berlebih pada suatu unit,

berdampak pada menurunnya kualitas pelayanan unit tersebut dan secara paralel berpengaruh pada penurunan performa holistik tata usaha. Unit yang

kondisi beban kerja dan ketersediaan pegawainya tidak sesuai (unfit),

mengakibatkanterganggunya proses pencapaian tujuan organisasi sehingga

dapat berimplikasi terhadap mutu standar dan akreditasi sekolah.

Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan, maka dirumuskan beberapa permasalahan yang ingin dikaji yaitu sebagai berikut:

1. Apa saja unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan tata usaha

SMK Negeri 24 Jakarta?

2. Bagaimana gambaran penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha

SMK Negeri 24 Jakarta?

3. Berapakah kuantitas atau jumlah kebutuhan efektif pegawai tata usaha

SMK Negeri 24 Jakarta?

4. Bagaimana efisiensi dan prestasi unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Mengidentifikasi unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan tata usaha

SMK Negeri 24 Jakarta.

2. Menghitung proporsi penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha

SMK Negeri 24 Jakarta.

3. Menganalisis beban kerja dan jumlah kebutuhan efektif pegawai

tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

3 1.4. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat diantaranya:

1. Sebagai bahan acuan untuk melakukan penelitian tentang beban kerja

secara lebih komprehensif, sekaligus sebagai media praktis dalam menambah wawasan.

2. Memberikan gambaran dan rekomendasi untuk peningkatan efisiensi dan

efektifitas organisasi sekolah.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini terfokus pada kajian manajemen sumber daya manusia (SDM) yaitu mengenai analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta. Objek penelitian ini adalah pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya pada unit tata usaha yang relatif bersifat administratif (pengadministrasian umum), yaitu kepegawaian, keuangan, inventaris, kearsipan, kesiswaan, administrasi (kesekretariatan), dan sistem informasi manajemen (SIM) dengan dasar analisis berupa unsur tugas pokok

4

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia (SDM) merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan (Mangkuprawira, 2003). Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai.

Menurut Siagian (2008), perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilaksanakan di masa depan. Perencanaan SDM memiliki fokus perhatian pada langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin tersedianya SDM yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.

Berdasarkan informasi dari analisis pekerjaan dan desainnya, maka perencanaan SDM perusahaan dalam hal permintaan dan persediaan pegawai atau tenaga kerja untuk masa yang akan datang dapat diramalkan secara sistematis. Hal ini memungkinkan para manajer dan departemen SDM untuk mengembangkan perencanaan penyusunan staf yang didukung oleh strategi organisasi yang memberikan kesempatan untuk bertindak secara proaktif daripada reaktif (Rivai dan Sagala, 2009).

Suatu perusahaan tanpa didukung karyawan yang sesuai, baik secara kuantitatif, kualitatif, strategi, operasional, dan fungsional maka perusahaan tersebut tidak akan mampu mempertahankan keberadaan, pengembangan,

dan kemajuannya di masa mendatang. Menurut Nawawi (2008), ada beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan

perencanaan SDM, antara lain:

a. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing

dengan tugas-tugas yang sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi.

5

b. Meningkatkan kecermatan serta penghematan beban pembiayaan dan

tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.

c. Perencanaan SDM yang profesional mendorong usaha menciptakan dan

menyempurnakan sistem informasi SDM agar selalu akurat, siap pakai untuk berbagai kegiatan manajemen SDM lainnya.

d. Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar manajer

unit kerja atau departemen, sehingga diharapkan akan mendorong efek berkelanjutan dalam melaksanakan kegiatan manajemen SDM lainnya.

2.2. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai dan Sagala, 2009). Menurut Mangkuprawira (2003), analisis pekerjaan adalah kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan.

Teknik-teknik yang dipilh untuk mengumpulkan informasi dalam analisis pekerjaan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti

waktu, biaya, dan derajat keakuratan informasi yang diperoleh (Siagian, 2008). Teknik-teknik yang dapat digunakan adalah observasi,

wawancara, pandangan pejabat senior, daftar pertanyaan, dan catatan harian pekerjaan karyawan.

a. Observasi

Teknik observasi digunakan untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok. Secara langsung, analisis pekerjaan melihat karyawan dengan cermat apakah yang dikerjakannya telah sesuai dengan tugas atau uraian pekerjaan, sedangkan secara tidak langsung dengan

6

b. Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik yang cukup sering digunakan. Teknik ini cukup akurat karena langsung berkomunikasi secara terbuka dan membuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan dengan pelaku pekerjaan yang sedang dijadikan objek penelitian.

c. Pandangan pejabat senior

Pengumpulan informasi dengan teknik ini adalah dengan cara memperoleh pandangan dari pejabat yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dinalisis, atasan langsung atau karyawan senior yang disegani diantara karyawan yang bersangkutan.

d. Daftar pertanyaan

Teknik ini dilakukan dengan cara meminta karyawan untuk menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab.

e. Catatan harian pekerjaan karyawan

Teknik ini dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat, seperti kerjadian per bulan, per minggu, per hari, tanggal dan jam pekerjaan dilaksanakan.

2.3. Beban Kerja

Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika karyawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban menjadi berlebih. Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti bahwa estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. Kebutuhan SDM dapat dihitung dengan

mengidentifikasi seberapa banyak output perusahaan pada unit tertentu.

Hal itu diterjemahkan dalam bentuk lamanya waktu (menit, jam) yang

diperlukan karyawan untuk mencapai output tersebut, sehingga dapat

diketahui pada jenis pekerjaan apa saja terjadi deviasi atau telah sesuai standar.

7

Analisis beban kerja sangat erat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa perusahaan sekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu, maka perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan dengan itu, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan akan semakin banyak (Mangkuprawira, 2003).

Manfaat yang dapat diperoleh dari analisis beban kerja antara lain:

1. Penataan atau penyempurnaan struktur organisasi.

2. Penilain prestasi kerja jabatan atau unit.

3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.

4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan atau organisasi.

5. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai riil.

6. Program mutasi dan promosi pegawai.

7. Reward dan Punishment terhadap jabatan atau unit.

2.4. Work Sampling

Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling.

Barnes yang disitasi Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling

digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk

bekerja dalam rentang jam kerja, berbentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan

informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan.

Barnes yang disitasi Indriana (2009), menyatakan ada tiga kegunaan

utama dari work sampling antara lain adalah:

1. Performance sampling yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.

2. Activity and delay sampling yaitu untuk mengukur aktivitas dan penundaan aktivitas dari seorang pekerja.

8

Tahapan-tahapan dalam melakukan survei atau analisis pekerjaan

dengan work sampling antara lain adalah:

1. Menentukan jumlah personil yang akan diteliti; apabila jumlah personil

banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati.

2. Membuat formulir daftar kegiatan.

3. Pengamatan dilakukan selama jam kerja dengan interval 2 - 15 menit,

tergantung pada karakteristik pekerjaan.

2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja

Menurut Moekijat (2008), jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan atau pekerjaan dapat ditentukan yaitu dengan menentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi dengan jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut, kemudian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.

Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja yaitu terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004. Jumlah kebutuhan pegawai dapat dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu pendekatan hasil kerja, pendekatan objek kerja, pendekatan peralatan kerja, dan pendekatan tugas per tugas jabatan.

1. Pendekatan hasil kerja

Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

9 2. Pendekatan objek kerja

Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh; dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani serta standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.

3. Pendekatan peralatan kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung

pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh adalah pengemudi, maka beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang

harus dikemudikan. Informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).

4. Pendekatan tugas per tugas jabatan

Metode ini adalah untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya, seperti yang terdapat pada pekerjaan pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.

2.6. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Novera (2010), menyatakan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan IPB menggunakan sebesar 33.55% waktu produktif mereka untuk mengerjakan kegiatan yang tidak produktif.

10

Jenis kegiatan pribadi, rata-rata karyawan menghabiskan sebanyak 67.31 menit atau 1.12 jam. Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan IPB berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha.

Lituhayu (2008), menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan PT. Lerindo Internasional antara lain jumlah karyawan yang masih belum cukup untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi operation, sales, dan HRD), kurangnya pelatihan bagi karyawan serta beban kerja karyawan yang belum sesuai. Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut, terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi. Divisi support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi daripada divisi lainnya. Jumlah karyawan efisien pada divisi finance dan accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi operation sebesar sepuluh orang, divisi sales sebesar sepuluh orang dan divisi support sebesar lima orang.

Setyawan (2008), menyatakan bahwa permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam oleh unit lain sehingga menghambat pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi, dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel. Berdasarkan penilaian beban kerja diperoleh beban kerja riil Seksi MDF sebesar 2125.76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117% dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut

mengindikasikan terjadinya over capacity pada karyawan. Keadaan tersebut

harus diatasi dengan menambah jumlah karyawan untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang.

11

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

SMK Negeri 24 Jakarta merupakan organisasi sekolah yang berdasarkan subsistem struktur terbagi menjadi dua struktur fungsi, yaitu tenaga pengajar dan tenaga administrasi (tata usaha). Tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta memiliki unit atau bagian yang relatif bersifat administratif (pengadministrasian umum), yaitu kepegawaian, keuangan, inventaris, kearsipan, kesiswaan, administrasi (kesekretariatan), dan sistem informasi manajemen (SIM). Masing-masing unit tersebut memiliki unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan masing-masing.

Unit-unit tata usaha yang relatif bersifat administratif yang ada di SMK Negeri 24 Jakarta perlu dilakukan analisis beban kerja untuk mengetahui apakah beban kerja dan jumlah pegawai yang ada telah sesuai dengan kebutuhan riil atau belum. Dasar dalam analisis beban kerja adalah unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan dengan menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan (Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004).

Analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai akan menghasilkan rekomendasi jumlah kebutuhan efektif pegawai tata usaha serta informasi kinerja terkait efisiensi dan prestasi unit tata usaha sehingga bisa dijadikan panduan atau dasar kebijakan untuk menentukan formasi organisasi dan implementasi aksi yang tepat sehingga organisasi sekolah diharapkan mampu lebih kompetitif, efektif dan efisien. Panduan tersebut juga dapat digunakan oleh pimpinan di sekolah dalam menerapkan pola atau strategi manajemen SDM yang tepat untuk perbaikan organisasi SMK Negeri 24 Jakarta secara berkelanjutan. Gambar 1 memperlihatkan kerangka pemikiran penelitian ini.

12

Gambar 1. Kerangka pemikiran penelitian

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di SMK Negeri 24 Jakarta, yang beralamat di Jalan Bambu Hitam, Kelurahan Bambu Apus, Kecamatan Cipayung, Jakarta Timur 13890. Penelitian dilaksanakan selama bulan Desember 2012.

3.3. Jenis dan Sumber Data

Data dalam penelitian ini bersifat kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif, berupa angka penggunaan waktu kerja, waktu kerja efektif, standar kemampuan rata-rata, dan bobot atau jumlah beban tugas pokok selama setahun, sedangkan data kualitatif berupa informasi terkait unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

Tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta

Analisis kebutuhan pegawai (tugas per tugas jabatan)

Analisis beban kerja

Formasi organisasi, efisiensi dan prestasi unit

berdasarkan hasil analisis

Kebijakan manajemen SDM

(efektif dan efisien)

P

er

ba

ika

n

be

rke

la

nj

ut

an

Formasi organisasi saat ini

13

Sumber data meliputi data primer dan data sekunder. Data primer berupa standar kemampuan rata-rata dan bobot atau jumlah beban tugas pokok tata usaha selama setahun diperoleh melalui wawancara terhadap pegawai. Data sekunder diperoleh melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca, mengutip informasi dari buku, skripsi, internet, maupun dokumen yang dimiliki oleh SMK Negeri 24 Jakarta.

3.4. Populasi dan Sampel Penelitian

Populasi dalam penelitian ini yaitu pegawai yang bekerja pada tata usaha SMK Negeri 24 yaitu sebanyak 21 orang yang terhimpun dalam

12 unit. Pengambilan sampel dilakukan dengan judgment sampling

berdasarkan kriteria sifat pekerjaan yaitu pekerjaan yang relatif bersifat administratif (pengadministrasian umum). Sampel dalam penelitian ini adalah pegawai pada unit yang pekerjaannya relatif bersifat administratif, sebanyak 7 unit, yaitu kepegawaian, keuangan, inventaris, kearsipan, kesiswaan, administrasi (kesekretariatan) dan sistem informasi manajemen (SIM); total sebanyak 7 orang (satu orang untuk setiap unit yang diteliti).

3.5. Metode Pengumpulan Data

Data mengenai penggunaan waktu kerja diperoleh melalui metode work sampling, yaitu pengamatan terhadap aktivitas yang dilakukan oleh pegawai selama jam kerja dengan rentang waktu pencatatan aktivitas setiap sepuluh menit. Pengamatan dilakukan selama 8.5 jam waktu kerja selama dua hari untuk setiap unit yang diteliti. Aktivitas yang diamati dikelompokkan menjadi kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi.

Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian tugas pokok tata usaha. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan seperti terlambat, bermalas-malasan, mengobrol, dan sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan untuk menghilangkan kelelahan. Hasil pengamatan kemudian

14

3.6. Pengolahan dan Analisis Data

Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan pemeriksaan data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun inkonsistensi data. Aktivitas atau kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi kemudian masing-masing dihitung jumlahnya. Melalui pengelompokkan kegiatan tersebut dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi, sehingga penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan dan disimpulkan.

Langkah kedua yaitu memasukkan data standar kemampuan rata-rata serta bobot atau jumlah beban tugas pokok selama setahun sehingga dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas pokok maupun total beban kerja pada unit. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai dengan Microsoft Excel.

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja dilakukan dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 yaitu sebagai berikut:

1. Menetapkan waktu kerja

Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, yaitu waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif.

a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari

libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut.

...(1) Keterangan:

A = Jumlah hari menurut kalender dalam setahun B = Jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun

D = Jumlah cuti tahunan Hari kerja efektif =

15

b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan

waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti

buang air, melepas lelah, makan, dan sebagainya. Allowance sebesar

30% dari jumlah jam kerja formal.

2. Menyusun waktu penyelesaian tugas

Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Tabel 1 menunjukkan perhitungan waktu penyelesaian tugas.

Tabel 1. Perhitungan waktu penyelesaian tugas

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) 1

2 3 dst

∑ WPT Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok dalam setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit)

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)

∑WPT = total waktu penyelesaian tugas

3. Menghitung jumlah kebutuhan pegawai

Jumlah kebutuhan pegawai dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas diperoleh. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut.

...(2) Keterangan:

∑Waktu kerja efektif → jam kerja efektif (menit per tahun)

Kebutuhan pegawai =

∑WPT

16

...(3) Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor: 140/PMK.01/2006, bahwa hasil dari analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai dapat digunakan untuk mengetahui efisiensi dan prestasi unit, sebagai berikut.

a. Efisiensi unit (EU)

Efisiensi unit adalah perbandingan beban kerja unit dengan jumlah pemangku unit tersebut dalam jam kerja efektif sebagai usaha penyelesaian tugas unit dan fungsi organisasi. Beban kerja unit merupakan perkalian volume kerja dengan norma waktu dalam suatu unit, sehingga dapat disintesis bahwa hal tersebut ekuivalen atau

senilai dengan total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT). Tabel 2

menunjukkan perhitungan efisiensi unit.

Tabel 2. Perhitungan efisiensi unit

No. Nama Unit ∑ WPT Ketersediaan Pegawai

EU 1

2 3 dst

b. Prestasi unit (PU)

Prestasi unit adalah huruf mutu kemampuan hasil kerja unit atau pemeringkatan yang didasarkan pada efisiensi unit. Tabel 3 memperlihatkan huruf mutu prestasi unit.

Tabel 3. Huruf mutu prestasi unit

No. Kriteria Prestasi Unit Huruf

Mutu

1 Jika EU 1.00 , maka “Sangat Baik” A

2 Jika 0.90 EU 1.00 , maka “Baik” B

3 Jika 0.70 EU 0.89 , maka “Cukup” C

4 Jika 0.50 EU 0.69 , maka “Sedang” D

5 Jika EU 0.50 , maka “Kurang” E

EU = ∑

17

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum SMK Negeri 24 Jakarta

SMK Negeri 24 Jakarta merupakan salah satu sekolah berstatus negeri kejuruan yang terletak di Jakarta Timur. SMK Negeri 24 Jakarta memiliki 24 rombongan belajar yang terbagi menjadi empat program keahlian, yaitu akomodasi perhotelan, jasa boga, busana butik dan rekayasa perangkat lunak. SMK Negeri 24 Jakarta bervisikan “menghasilkan sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas, terampil, dan unggul”, dengan misi:

1. Menyiapkan tamatan yang berakhlak mulia, cerdas, berjiwa wirausaha,

dan berkompetisi global.

2. Meningkatkan mutu dan relevansi program diklat.

3. Meningkatkan mutu manajemen sekolah.

4. Meningkatkan profesionalitas tenaga kependidikan.

5. Meningkatkan pembinaan siswa dan ekstrakurikuler.

Tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta terdiri dari 12 unit atau bagian yang berperan mendukung terselenggaranya pendidikan yang bermutu dan unggul. Unit-unit yang ada di tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, yaitu kepala tata usaha, kepegawaian, keuangan, inventaris, kearsipan, kesiswaan, administrasi (kesekretariatan), sistem informasi manajemen (SIM), perpustakaan, caraka dan keamanan, teknisi serta driver (Lampiran 9).

4.2. Hari dan Waktu Kerja Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta Hari kerja menunjukkan jumlah hari yang tersedia untuk bekerja bagi pegawai atau karyawan. Waktu kerja adalah satuan waktu tertentu yang tersedia untuk bekerja, misal dalam menit per tahun atau jam per tahun.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, pegawai yang bekerja pada tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta bekerja selama lima hari dalam seminggu dari hari Senin hingga Jumat dengan jam kerja per hari yaitu pukul 06.30 - 15.00 WIB.

18

4.3. Unsur Tugas Pokok Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta

Daftar unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta dalam penelitian ini terbatas pada unit yang relatif bersifat administratif (pengadministrasian umum). Tabel 4 memperlihatkan daftar unsur tugas pokok tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

Tabel 4. Daftar unsur tugas pokok tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta

No. Nama Unit Unsur Tugas Pokok

1 Kepegawaian Pengelolaan data guru dan pegawai Mengarsipkan data guru dan pegawai

Mengurus kenaikan pangkat guru/pegawai, perhitungan angka kredit (PAK) pensiun

Menghitung angka kredit

Pembuatan daftar urut kepangkatan (DUK)

Pembuatan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) Meginput finger print

Menguruti kinerja guru/pegawai Merekap pembagian tugas guru

Tugas lain yang relevan dari atasan langsung 2 Keuangan Melaksanakan tugas keuangan rutin, gaji guru dan

pegawai, tunjangan kesra, listrik, air, perabot

Melaksanakan keuangan tunjangan penghasilan pegawai (TPP) dan kesra

Menerima, menyimpan, membayar, membukukan, mempertanggungjawabkan di bidang keuangan rutin Tugas lain yang relevan dari atasan langsung 3 Inventaris Membuat kartu inventaris barang

Menerima, menyimpan, memelihara, mengontrol barang dan membukukan ke buku inventaris barang

Pengisian buku kleper

Pengurusan ijazah dan surat tanda tamat belajar Memasukkan nilai legger ke buku induk kelas XI Tugas lain yang relevan dari atasan langsung

19

No. Nama Unit Unsur Tugas Pokok

4 Kearsipan Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar Mengagendakan surat masuk dan surat keluar Mencatat pada format disposisi surat

Mendistribusikan surat Membantu kesiswaan

Tugas lain yang relevan dari atasan langsung 5 Kesiswaan Pendataan siswa

Membuat laporan IIIA/8355 Mutasi siswa

Menyiapkan dan merekap absen

Pengisian biodata siswa kelas X ke buku induk (kleper) Memasukkan nilai legger ke buku induk kelas X dan XI Memasukkan data siswa ke sistem administrasi sekolah (SAS)

Tugas lain yang relevan dari atasan langsung 6 Administrasi

(kesekretariatan)

Mengawasi, memelihara dan pengoperasian perpustakaan digital

Pengetikan surat-surat dinas/surat tugas

Mempersiapkan format-format yang dibutuhkan Membantu kelancaran administrasi ketatausahaan Membuat grafik kelulusan ujian nasional

Tugas lain yang relevan dari atasan langsung 7 Sistem informasi

manajemen (SIM)

Mengolah data komputer tenaga pendidik dan tenaga kependidikan

Menyajikan informasi data-data siswa seakurat mungkin Mengolah data kinerja tenaga pendidik dan tenaga kependidikan

Operator tunjangan kinerja daerah (TKD)

Membuat grafik kelulusan ujian nasional per tahun Membantu kelancaran administrasi ketatausahaan Tugas lain yang relevan dari atasan langsung

20

4.4. Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja dilakukan dengan

metode work sampling. Penggunaan metode work sampling bertujuan untuk

mengetahui persentase seorang karyawan menggunakan jam kerja mereka untuk bekerja dan tidak bekerja.

Kegiatan produktif yang berhasil diamati yaitu kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan yang terdapat pada tabel daftar unsur tugas pokok tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta (Tabel 4). Kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati, yaitu mengobrol sesama pegawai, membaca koran atau majalah, menggunakan komputer untuk hal-hal yang tidak perlu, terlambat datang kerja. Kegiatan pribadi yang dilakukan oleh pegawai untuk menghilangkan penat atau kelelahan yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, menyimak siaran televisi dan olahraga ringan. Tabel 5 memperlihatkan penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

Tabel 5. Penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta

Nama Unit Total Waktu (menit) Jumlah Persentase (%) Total Persentase

(%)

1 2 3 1 2 3

Kepegawaian 740 130 150 1020 72.55 12.74 14.71 100 Keuangan 710 150 160 1020 69.61 14.71 15.68 100 Inventaris 730 140 150 1020 71.57 13.72 14.71 100 Kearsipan 720 150 150 1020 70.58 14.71 14.71 100 Kesiswaan 770 120 130 1020 75.49 11.77 12.74 100 Administrasi

(kesekretariatan)

750 130 140 1020 73.54 12.74 13.72 100 Sistem informasi

manajemen (SIM)

780 110 130 1020 76.47 10.79 12.74 100

Rata-rata 742.86 132.86 144.28 1020 72.83 13.03 14.14 100 Rata-rata

per hari

371.43 66.43 72.14 510 Jam per hari 6.19 1.11 1.20 8.5 Keterangan:

1 = kegiatan produktif 2 = kegiatan tidak produktif 3 = kegiatan pribadi

21 0

76,47 _75,49

73,54 _{72,55 71,57}

70,58 69,61 72,83

0 10 20 30 40 50 60 70 80

90 _{Penggunaan Waktu Produktif (%)}

Tabel 5 menunjukkan bahwa untuk jenis kegiatan yang bersifat produktif, jumlah penggunaan waktu oleh pegawai berkisar antara 69.61% - 76.47%. Jumlah penggunaan waktu oleh pegawai untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 10.79% - 14.71% dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 12.74% - 15.68%.

Gambar 2. Diagram batang statistik peringkat penggunaan waktu produktif

Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif (Gambar 2), yang paling tinggi terletak pada unit SIM yaitu sebesar 76.47% atau 780 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada unit keuangan yaitu sebesar 69.61% atau 710 menit.

Jika dilihat secara keseluruhan, maka penggunaan waktu produktif oleh pegawai di unit tata usaha adalah rata-rata 72.83% (Gambar 2). Ilyas (2004), menyatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80%. Mengacu pada pernyataan Ilyas (2004) tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta belum optimal dalam menggunakan waktu kerjanya. Dengan kata lain terjadi kontra produktif sebesar 7.17%. Menurut hasil pengamatan, pegawai lebih banyak melakukan kegiatan tidak produktif disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut.

22

Analisis Jumlah Kebutuhan Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta

1. Kurangnya pengawasan dari atasan langsung (kepala tata usaha)

dikarenakan segmentasi antara ruangan atasan langsung dengan tempat pegawai bekerja.

2. Pekerjaan tata uaha yang bersifat periodik fluktuatif, artinya ada

waktu-waktu tertentu pegawai sangat sibuk bekerja dan ada pula waktu tertentu dimana pekerjaan relatif sedikit.

Pegawai menggunakan waktu sebesar 14.14% atau sebesar 144.28 menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka pegawai menghabiskan sebanyak 1.20 jam untuk kegiatan pribadi. Hal ini mengindikasikan terjadinya deviasi waktu untuk keperluan pribadi seperti makan, shalat, dan sebagainya yang ditetapkan bagi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta yaitu satu jam (12.00 - 13.00 WIB).

4.5.

Analisis jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta dilakukan dengan menggunakan metode perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tersebut menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 sebagai berikut.

1. Menetapkan waktu kerja

Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di setiap unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta. Hari kerja efektif dapat dihitung dengan langkah-langkah berikut. Jumlah hari menurut kalender dalam setahun berdasarkan kalender tahun pelajaran 2012/2013 (Juli 2012 - Juni 2013) adalah sebanyak 365 hari. Jumlah hari sabtu dan minggu pada rentang waktu dalam tahun tersebut sebanyak 105 hari. Hari libur nasional pada pada rentang waktu dalam tahun tersebut adalah sebanyak 12 hari efektif dan cuti tahunan berdasarkan hasil wawancara dengan kepala tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta yaitu sebanyak 12 hari.

23

Total hari libur diperoleh dengan menjumlahkan hari sabtu dan minggu dengan hari libur nasional dan cuti tahunan yaitu sebesar 129 hari. Hari kerja efektif diperoleh dengan mengurangi hari dalam tahun pelajaran 2012/2013 (365 hari) dengan total hari libur sehingga diperoleh sebanyak 236 hari.

Pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta bekerja selama 8.5 jam per hari atau sebanyak 2550 menit per minggu. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang

karena tidak bekerja (allowance), seperti buang air, melepas lelah,

makan, dan sebagainya. Allowance sebesar 30% dari jumlah jam kerja

formal. Dengan demikian, dapat diperoleh bahwa jam kerja efektif

pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta adalah 1785 menit

per minggu atau 92820 menit per tahun.

2. Menyusun waktu penyelesaian tugas

Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu. Misalnya pada unit administrasi (kesekretariatan) (Lampiran 7), beban tugas untuk membuat surat-surat dinas atau surat tugas selama setahun adalah rata-rata 2100 surat.

Standar kemampuan rata-rata menunjukkan waktu yang diperlukan oleh pegawai untuk menyelesaikan pengetikan satu surat, yaitu dalam hal ini rata-rata 20 menit per surat. Waktu penyelesaian tugas untuk kegiatan membuat surat-surat dinas dihitung dengan mengalikan beban tugas

tersebut selama setahun dengan standar kemampuan rata-ratanya, yaitu 2100 surat x 20 menit per surat, sehingga menghasilkan waktu

peyelesaian tugas (WPT) sebesar 42000 menit per tahun. Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan rata-rata

untuk setiap tugas pokok kemudian dijumlahkan, sehingga menghasilkan

total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT) sebesar 56160 menit per tahun

24

3. Menghitung jumlah kebutuhan pegawai

Jumlah kebutuhan pegawai dapat dihitung berdasarkan data yang diperoleh dari tahapan-tahapan perhitungan sebelumnya. Berdasarkan Lampiran 7, diketahui bahwa total waktu penyelesaian tugas pada unit administrasi (kesekretariatan) adalah 56160 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai pada unit administrasi (kesekretariatan) dapat dihitung dengan membagi

jumlah total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT) dengan jam kerja

efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan pegawai yaitu sebesar 0.61 orang, dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Rincian perhitungan jumlah kebutuhan pegawai pada unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta dapat dilihat pada lampiran 2 - 8. Tabel 6 memperlihatkan ringkasan hasil perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

Tabel 6. Ringkasan hasil perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta

No. Nama Unit Kebutuhan

Pegawai

Pembulatan (orang)

1 Kepegawaian 0.55 1

2 Keuangan 0.09 1

3 Inventaris 0.36 1

4 Kearsipan 0.20 1

5 Kesiswaan 0.47 1

6 Administrasi

(kesekretariatan)

0.61 1

7 Sistem informasi

manajemen (SIM)

0.98 1

Tabel 6 menunjukkan bahwa angka kebutuhan pegawai di unit keuangan adalah paling kecil. Hal ini dikarenakan tugas pokok secara riil pada unit keuangan relatif sedikit. Angka kebutuhan pegawai pada unit sistem informasi manajemen (SIM) adalah paling tinggi, yaitu 0,98. Berdasarkan hasil pengamata hal tersebut dikerenakan relatif banyaknya pekerjaan secara riil pada unit SIM dan terjadinya tumpang pekerjaan.

25

Penilaian Efisiensi dan Prestasi Unit Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta 4.6. Komparasi Formasi Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta

Berdasarkan analisis jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, diperoleh gambaran mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan pada unit tata usaha. Tabel 7 memperlihatkan komparasi formasi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

Tabel 7. Komparasi formasi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta

T a b e l

Tabel 7 menunjukkan bahwa formasi pegawai tata usaha

SMK Negeri 24 Jakarta adalah telah ideal atau sesuai (fit), namun

keberadaan pegawai dengan kapasitas yang lebih tinggi tetap diperlukan untuk meminimalisir terjadinya tumpang pekerjaan yang berpotensi memicu overload suatu unit pada tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

4.7.

Efisiensi dan prestasi unit merupakan indikator yang menunjukkan tingkat kinerja suatu unit. Berdasarkan serangkaian perhitungan sebelumnya dalam penelitian analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, maka Tabel 8 berikut menyajikan informasi efisiensi dan prestasi unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.

No. Nama Unit Kebutuhan Pegawai (orang) Jumlah Pegawai Aktual (orang) Keterangan Komparasi Formasi Pegawai

1 Kepegawaian 1 1 fit

2 Keuangan 1 1 fit

3 Inventaris 1 1 fit

4 Kearsipan 1 1 fit

5 Kesiswaan 1 1 fit

6 Administrasi (kesekretariatan)

1 1 fit

7 Sistem informasi manajemen (SIM)

Tabel 8. Penilai SMK N

No. Nama U

1 Kepega

2 Keuang

3 Inventa

4 Kearsipa

5 Kesisw

6 Admini

(kesekr

7 Sistem

Manaje

Gambar 3. D

Gambar 3 tata usaha SMK Hal tersebut me dibanding denga

4.8. Implikasi Manaj Perhitunga dasar bagi pere Perencanaan SD berkompeten se terwujud dan tuj

0 0,2 0,4 0,6 0,8 1 1,2 B

ilaian efisiensi dan prestasi unit tata usaha K Negeri 24 Jakarta

a Unit ∑ WPT Ketersediaan Pegawai

pegawaian 51340 1

uangan 8640 1

ntaris 33120 1

sipan 18880 1

swaan 43200 1

inistrasi ekretariatan)

56160 1

m Informasi najemen (SIM)

91000 1

bar 3. Diagram batang statistik peringkat prestasi

r 3 memberikan informasi bahwa unit berprest K Negeri 24 Jakarta adalah unit SIM dengan menunjukkan produktivitas kinerja yang tingg ngan unit lainnya.

anajerial

ungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban ke perencanaan SDM pada tata usaha SMK Nege

SDM merupakan langkah awal dalam menyiapka n sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektif n tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkupraw

Prestasi Unit

E E E E D D 26

EU PU

0,55 D

0,09 E

0,36 E

0,20 E

0,47 E

0,61 D

0,98 B

asi unit

estasi terbaik pada gan huruf mutu B. nggi dari unit SIM

n kerja merupakan egeri 24 Jakarta. iapkan SDM yang ktifitas kerja dapat

27

SMK Negeri 24 Jakarta perlu melakukan penilaian kinerja pada unit tata usaha secara komprehensif dan berkelanjutan sehingga irama kinerja yang baik senantiasa terjaga konsistensinya. Selain itu, diperlukan pelaksanaan program peningkatan kompetensi pegawai melalui pelatihan peagawai secara terstruktur dan terukur yang sesuai dengan unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaann guna meminimalisir tumpang pekerjaan

yang berpotensi memicu overload pada suatu unit tata usaha. Pengawasan

oleh pimpinan atau atasan langsung harus menjadi aktivitas utama dalam penyelenggaraan organisasi sekolah, khususnya ketatausahaan.

28

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta memiliki unit yang mempunyai unsur tugas pokok atau deskripsi pekerjaan masing-masing. Pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta bekerja lima hari dalam seminggu, dari hari Senin hingga Jumat atau sebanyak 236 hari kerja efektif dalam setahun pada periode tahun pelajaran 2012/2013 (Juli 2012 - Juni 2013). Jam kerja pegawai per hari yaitu pukul 06.30 - 15.00 WIB (8.5 jam).

Penggunaan waktu produktif pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, rata-rata sebesar 72.83%. Dengan kata lain bahwa pegawai menghabiskan 7.17% waktu produktif untuk mengerjakan kegiatan yang tidak produktif (kontra produktif). Kegiatan pribadi, rata-rata pegawai menghabiskan 72.14 menit atau 1.20 jam per hari. Hal ini mengindikasikan terjadinya deviasi waktu untuk keperluan pribadi seperti sholat, makan, dan sebagainya yang ditetapkan institusi yaitu satu jam (12.00 - 13.00 WIB). Jumlah kebutuhan efektif pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta yaitu sebanyak satu orang untuk setiap unit yang diteliti. SIM merupakan unit berkinerja terbaik pada tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta dengan nilai efisiensi unit sebesar 0.98, berpredikat kriteria prestasi “Baik”.

2. Saran

Beberapa saran yang diajukan berdasarkan hasil penelitian dan diharapkan dapat bermanfaat yaitu:

a. SMK Negeri 24 Jakarta perlu melakukan penilaian kinerja secara

komprehensif dan berkelanjutan.

b. Mengadakan pelatihan pegawai sesuai dengan unsur tugas pokok yang

dikerjakan guna meminimalisir tumpang pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Ilyas Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula. Depok (ID): Universitas Indonesia.

Indriana N. 2009. Analisis Kebutuhan Tenaga berdasarkan Beban Kerja

di Bagian Human Resource Departement (HRD) Rumah Sakit Karya Bhakti

Bogor [skripsi]. Depok (ID): Universitas Indonesia.

Kementerian Keuangan. 2006. Peraturan Menteri Keuangan Nomor

140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban kerja (Workload Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan. Jakarta (ID): Kementerian Keuangan.

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara. 2004. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Jakarta (ID): Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara.

Lituhayu R. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan

(Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta [skripsi].

Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.

Mangkuprawira S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta (ID): Ghalia Indonesia.

Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. Bandung (ID): CV. Mandar Maju.

Nawawi H. 2008. Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Yogyakarta (ID): Gadjah Mada University Press.

Novera W. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Akedemik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor) [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.

Rivai HV, Sagala EJ. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik. Jakarta (ID): Rajawali Pers.

Setyawan T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor) [skripsi]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.

30

:

Lampiran 1. Formulir work sampling

Unit/Bagian:

Tanggal

Waktu Kegiatan Pegawai

Produktif Tidak Produktif

Pribadi Keterangan 06.30 06.40 06.50 07.00 07.10 07.20 07.30 07.40 07.50 08.00 08.10 08.20 08.30 08.40 08.50 09.00 09.10 09.20 09.30 09.40 09.50 10.00 10.10 10.20 10.30 10.40 10.50 11.00 11.10 11.20 11.30 11.40 11.50 12.00 12.10 12.20 12.30

31

:

Lanjutan Lampiran 1. Formulir work sampling

Unit/Bagian: Tanggal

Waktu Kegiatan Pegawai

Produktif Tidak Produktif

Pribadi Keterangan 12.40

12.50 13.00 13.10 13.20 13.30 13.40 13.50 14.00 14.10 14.20 14.30 14.40 14.50 15.00

32

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Pengelolaan data guru dan pegawai 236 hari 30 menit/hari 7080

2 Mengarsipkan data guru dan pegawai 236 hari 10 menit/hari 2360

3 Mengurus kenaikan pangkat guru/pegawai, perhitungan

angka kredit (PAK) pensiun

40 hari 240 menit/hari 9600

4 Menghitung angka kredit* - - -

5 Pembuatan daftar urut kepangkatan (DUK) 10 hari 240 menit/hari 2400

6 Pembuatan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan

(DP3)

60 hari 240 menit/hari 14400

7 Meginput finger print 236 hari 10 menit/hari 2360

8 Menguruti kinerja guru/pegawai 236 hari 15 menit/hari 3540

9 Merekap pembagian tugas guru 2 semester 4800 menit/semester 9600

10 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 51340

Kebutuhan Pegawai 0.55

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Unit/Bagian: Kepegawaian

33

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Melaksanakan tugas keuangan rutin, gaji guru dan

pegawai, tunjangan kesra, listrik, air, perabot

12 bulan 360 menit/bulan 4320

2 Melaksanakan keuangan tunjangan penghasilan

pegawai (TPP) dan kesra **

- - -

3 Menerima, menyimpan, membayar, membukukan,

mempertanggungjawabkan di bidang keuangan rutin

12 bulan 360 menit/bulan 4320

4 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 8640

Kebutuhan pegawai 0.09

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Lampiran 3. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

* unsur tugas pokok bersifat ekuivalen *** unsur tugas pokok dikerjakan pada unit lain ** unsur tugas pokok sudah tidak berlaku **** unsur tugas pokok bersifat insidental (tidak tentu) →∞ unsur tugas pokok tidak relatif bersifat administratif unsur tugas pokok bersifat rangkaian alur kerja

34

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Membuat kartu inventaris barang 20 hari 240 menit/hari 4800

2 Menerima, menyimpan, memelihara, mengontrol

barang dan membukukan ke buku inventaris barang

236 hari 120 menit/hari 28320

3 Pengisian buku kleper*** - - -

4 Pengurusan ijazah dan surat tanda tamat belajar *** - - -

5 Memasukkan nilai legger ke buku induk kelas XI*** - - -

6 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 33120

Kebutuhan pegawai 0.36

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Lampiran 4. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

35

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 236 hari 20 menit/hari 4720

2 Mengagendakan surat masuk dan surat keluar→ - - -

3 Mencatat pada format disposisi surat→ - - -

4 Mendistribusikan surat 236 hari 60 menit/hari 14160

5 Membantu kesiswaan**** - - -

6 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 18880

Kebutuhan pegawai 0.20

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Lampiran 5. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

* unsur tugas pokok bersifat ekuivalen *** unsur tugas pokok dikerjakan pada unit lain ** unsur tugas pokok sudah tidak berlaku **** unsur tugas pokok bersifat insidental (tidak tentu) →∞ unsur tugas pokok tidak relatif bersifat administratif unsur tugas pokok bersifat rangkaian alur kerja

36

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Pendataan siswa* - - -

2 Membuat laporan IIIA/8355 60 hari 360 menit/hari 21600

3 Mutasi siswa**** - - -

4 Menyiapkan dan merekap absen*** - - -

5 Pengisian biodata siswa kelas X ke buku induk (kleper) 20 hari 240 menit/hari 4800

6 Memasukkan nilai legger ke buku induk kelas X dan XI 2 semester 7200 menit/semester 14400

7 Memasukkan data siswa ke sistem administrasi sekolah

(SAS)

10 hari 240 menit/hari 2400

8 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 43200

Kebutuhan pegawai 0.47

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Lampiran 6. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

37

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Mengawasi, memelihara dan pengoperasian

perpustakaan digital ∞

- - -

2 Pengetikan surat-surat dinas/surat tugas 2100 surat 20 menit/surat 42000

3 Mempersiapkan format-format yang dibutuhkan→ - - -

4 Membantu kelancaran administrasi ketatausahaan 236 hari 60 menit/hari 14160

5 Membuat grafik kelulusan ujian nasional *** - - -

6 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 56160

Kebutuhan pegawai 0.61

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Lampiran 7. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

* unsur tugas pokok bersifat ekuivalen *** unsur tugas pokok dikerjakan pada unit lain ** unsur tugas pokok sudah tidak berlaku **** unsur tugas pokok bersifat insidental (tidak tentu) →∞ unsur tugas pokok tidak relatif bersifat administratif unsur tugas pokok bersifat rangkaian alur kerja

38

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Mengolah data komputer tenaga pendidik dan

tenaga kependidikan

236 hari 5 menit/hari 1180

2 Menyajikan informasi data-data siswa seakurat

mungkin

20 hari 240 menit/hari 4800

3 Mengolah data kinerja tenaga pendidik dan

tenaga kependidikan*

- - -

4 Operator tunjangan kinerja daerah (TKD)* - - -

5 Membuat grafik kelulusan ujian nasional per tahun 1 set grafik 60 menit/set grafik 60

6 Membantu kelancaran administrasi ketatausahaan 236 hari 360 menit/hari 84960

7 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 91000

Kebutuhan pegawai 0.98

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun

WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun) Lampiran 8. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai

39 Lampiran 9. Struktur tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta

STRUKTUR ORGANISASI TATA USAHA (SISTEM ADMINISTRASI SEKOLAH) SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 24 JAKARTA

TAHUN PELAJARAN 2012/2013

DRIVER

PERPUSTAKAAN

KEARSIPAN KESISWAAN

KEPALA SEKOLAH

KEPALA TATA USAHA

CARAKA DAN KEAMANAN TEKNISI

KEPEGAWAIAN KEUANGAN

SIM ADMININSTRASI/KESEKRETARIATAN

INVENTARIS

Keterangan:

Jumlah pegawai aktual yang ada pada setiap unit tata usaha adalah sebanyak 1 orang, kecuali pada unit caraka dan keamanan adalah sebanyak 10 orang. Total pegawai tata usaha sebanyak 21 orang.

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 236 hari 20 menit/hari 4720

2 Mengagendakan surat masuk dan surat keluar→ - - -

3 Mencatat pada format disposisi surat→ - - -

4 Mendistribusikan surat 236 hari 60 menit/hari 14160

5 Membantu kesiswaan**** - - -

6 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 18880

Kebutuhan pegawai 0.20

Keterangan:

Lampiran 5. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai Unit/Bagian: Kearsipan

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR)

1 Pendataan siswa* - - -

2 Membuat laporan IIIA/8355 60 hari 360 menit/hari 21600

3 Mutasi siswa**** - - -

4 Menyiapkan dan merekap absen*** - - -

5 Pengisian biodata siswa kelas X ke buku induk (kleper) 20 hari 240 menit/hari 4800 6 Memasukkan nilai legger ke buku induk kelas X dan XI 2 semester 7200 menit/semester 14400 7 Memasukkan data siswa ke sistem administrasi sekolah

(SAS)

10 hari 240 menit/hari 2400

8 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 43200

Kebutuhan pegawai 0.47

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)

Lampiran 6. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai Unit/Bagian: Kesiswaan

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) 1 Mengawasi, memelihara dan pengoperasian

perpustakaan digital ∞

- - -

2 Pengetikan surat-surat dinas/surat tugas 2100 surat 20 menit/surat 42000

3 Mempersiapkan format-format yang dibutuhkan→ - - -

4 Membantu kelancaran administrasi ketatausahaan 236 hari 60 menit/hari 14160

5 Membuat grafik kelulusan ujian nasional *** - - -

6 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 56160

Kebutuhan pegawai 0.61

Keterangan:

Lampiran 7. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai Unit/Bagian: Administrasi (kesekretariatan)

No. Unsur Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) 1 Mengolah data komputer tenaga pendidik dan

tenaga kependidikan

236 hari 5 menit/hari 1180

2 Menyajikan informasi data-data siswa seakurat mungkin

20 hari 240 menit/hari 4800

3 Mengolah data kinerja tenaga pendidik dan tenaga kependidikan*

- - -

4 Operator tunjangan kinerja daerah (TKD)* - - -

5 Membuat grafik kelulusan ujian nasional per tahun 1 set grafik 60 menit/set grafik 60

6 Membantu kelancaran administrasi ketatausahaan 236 hari 360 menit/hari 84960

7 Tugas lain yang relevan dari atasan langsung**** - - -

∑ WPT 91000

Kebutuhan pegawai 0.98

Keterangan:

BT = jumlah beban suatu tugas pokok selama setahun hari kerja efektif = 236 hari setahun

SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (menit) jam kerja efektif = 92820 menit per tahun WPT = waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)

Lampiran 8. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai Unit/Bagian: Sistem informasi manajemen (SIM)

STRUKTUR ORGANISASI TATA USAHA (SISTEM ADMINISTRASI SEKOLAH) SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 24 JAKARTA

TAHUN PELAJARAN 2012/2013

DRIVER

PERPUSTAKAAN

KEARSIPAN KESISWAAN

KEPALA SEKOLAH

KEPALA TATA USAHA

CARAKA DAN KEAMANAN TEKNISI

KEPEGAWAIAN KEUANGAN

SIM ADMININSTRASI/KESEKRETARIATAN

INVENTARIS

Keterangan: