Analisis Perencanaan Jumlah Tenaga Penunjang (Studi Kasus Pada Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor)

(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR)

Oleh :

BETTI KARLIATI

H24103013

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

iii Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira.

Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji.

Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja.

Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif.

Berdasarkan perbandingan jumlah pegawai, TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja sebesar 5.954,4 lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen 4.158,4. Hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah empat belas orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga.

iv Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi.

Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Selama mengikuti perkuliahan penulis aktif di berbagai organisasi, diantaranya panitia MPF dan MPD 2006 sebagai Penanggung Jawab Kelompok. Selain itu penulis juga tergabung dalam himpunan profesi Center of Management (COM@) 2004-2005 sebagai staf Direktorat Sumber Daya Manusia serta mengikuti kepanitiaan bersifat insidental lainnya.

v Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat selesai pada waktunya.

Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan.

Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal, tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan soft skill.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.

Bogor, Maret 2007

vi Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada:

1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.

2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta menambah masukan bagi skripsi penulis.

3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis. 4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para

pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data bagi penulis.

5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza, Adrian, dan De Sifa, “I love you all”.

6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi tempatku berkeluh kesah.

7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26.

8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis.

Bogor, Maret 2007

vii

ABSTRAK ... ... iii

RIWAYAT HIDUP ... ... iv

KATA PENGANTAR ... ... v

UCAPAN TERIMA KASIH ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL………...………... ix

DAFTAR GAMBAR………...………... x

DAFTAR LAMPIRAN………..……… xi

I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang………. 1

1.2. Perumusan Masalah………. 2

1.3. Tujuan Penelitian………. 3

1.4. Kegunaan Penelitian………... 4

1.5. Ruang Lingkup Penelitian………... 4

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia………. 5

2.2. Perencanaan ………...……… 6

2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...……… 6

2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ...……….. 8

2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)... 9

2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) ... 10

2.5. Audit... ……….. 10

2.6. Beban Kerja (workload)………. 11

2.7. Tinjauan Studi Terdahulu……….. 12

III.METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……….. 14

3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual………...…..…... 14

3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional………...… 15

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian………. 17

3.3. Jenis dan Sumber Data………... 17

3.4. Metode Penentuan Responden .………. 17

3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……….. 17

3.5.1. Studi Dokumentasi .……… 17

3.5.2. Skala Likert .. …………..………... 17

viii

4.3. Karakteristik Responden……… 23

4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………. 24

4.4.1.Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)... 24

4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26

4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai………... 27

4.4.5. Menganalisis Beban Kerja……….. 28

4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 42

4.5.Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen... 44

4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen... 44

4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja... 46

4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai... 47

4.5.5. Menganalisis Beban Kerja... 48

4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 58

4.6. Implikasi Manajerial... 59

4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. ……….. 63

4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64

4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen………... 66

4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..……… 70

4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 72

2. Saran... 72

DAFTAR PUSTAKA………...……… 74

ix Halaman

1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 …...….. 21

2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .……… 21

3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ... 21

4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) ... 23

5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ... 23

6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ... 23

7. Posisi keputusan penilaian ... 25

8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 26

9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 26

10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 28

11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 30

12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ... 31

13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ... 32

14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian ... 33

15. Beban kerja bagian administrasi persuratan ... 34

16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 35

17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ... 36

18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ... 37

19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ... 38

20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 39

21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40

22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40

23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) ... 41

24. Posisi keputusan penilaian ... 45

25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 46

26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 47

27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 48

28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 50

29. Beban kerja bagian keuangan ... 52

30. Beban kerja bagian keuangan ... 52

31. Beban kerja bagian administrasi umum …... 54

32. Beban kerja bagian administrasi akademik ... 55

33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 56

34. Beban kerja pramu kantor ... 57

35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……… 64

36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……….. 65

37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……… 70

x Halaman 1.Proses perencanaan sumberdaya manusia ……… 7 2.Kerangka pemikiran konseptual……… 15 3.Kerangka pemikiran operasional………... 16

xi

1. Hasil prastudi ... 76

2. Struktur organisasi ... 77

3. Kuisioner penelitian ...………. 78

(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR)

Oleh :

BETTI KARLIATI

H24103013

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

iii Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira.

Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji.

Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja.

Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif.

Berdasarkan perbandingan jumlah pegawai, TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja sebesar 5.954,4 lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen 4.158,4. Hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah empat belas orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga.

iv Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi.

Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Selama mengikuti perkuliahan penulis aktif di berbagai organisasi, diantaranya panitia MPF dan MPD 2006 sebagai Penanggung Jawab Kelompok. Selain itu penulis juga tergabung dalam himpunan profesi Center of Management (COM@) 2004-2005 sebagai staf Direktorat Sumber Daya Manusia serta mengikuti kepanitiaan bersifat insidental lainnya.

v Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat selesai pada waktunya.

Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan.

Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal, tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan soft skill.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.

Bogor, Maret 2007

vi Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada:

1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.

2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta menambah masukan bagi skripsi penulis.

3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis. 4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para

pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data bagi penulis.

5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza, Adrian, dan De Sifa, “I love you all”.

6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi tempatku berkeluh kesah.

7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26.

8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis.

Bogor, Maret 2007

vii

ABSTRAK ... ... iii

RIWAYAT HIDUP ... ... iv

KATA PENGANTAR ... ... v

UCAPAN TERIMA KASIH ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL………...………... ix

DAFTAR GAMBAR………...………... x

DAFTAR LAMPIRAN………..……… xi

I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang………. 1

1.2. Perumusan Masalah………. 2

1.3. Tujuan Penelitian………. 3

1.4. Kegunaan Penelitian………... 4

1.5. Ruang Lingkup Penelitian………... 4

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia………. 5

2.2. Perencanaan ………...……… 6

2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...……… 6

2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ...……….. 8

2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)... 9

2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) ... 10

2.5. Audit... ……….. 10

2.6. Beban Kerja (workload)………. 11

2.7. Tinjauan Studi Terdahulu……….. 12

III.METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……….. 14

3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual………...…..…... 14

3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional………...… 15

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian………. 17

3.3. Jenis dan Sumber Data………... 17

3.4. Metode Penentuan Responden .………. 17

3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……….. 17

3.5.1. Studi Dokumentasi .……… 17

3.5.2. Skala Likert .. …………..………... 17

viii

4.3. Karakteristik Responden……… 23

4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………. 24

4.4.1.Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)... 24

4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26

4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai………... 27

4.4.5. Menganalisis Beban Kerja……….. 28

4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 42

4.5.Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen... 44

4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen... 44

4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja... 46

4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai... 47

4.5.5. Menganalisis Beban Kerja... 48

4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ... 58

4.6. Implikasi Manajerial... 59

4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. ……….. 63

4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64

4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen………... 66

4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..……… 70

4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 72

2. Saran... 72

DAFTAR PUSTAKA………...……… 74

ix Halaman

1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 …...….. 21

2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .……… 21

3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ... 21

4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) ... 23

5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ... 23

6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ... 23

7. Posisi keputusan penilaian ... 25

8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 26

9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 26

10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 28

11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 30

12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ... 31

13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ... 32

14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian ... 33

15. Beban kerja bagian administrasi persuratan ... 34

16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 35

17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ... 36

18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ... 37

19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ... 38

20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 39

21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40

22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ... 40

23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) ... 41

24. Posisi keputusan penilaian ... 45

25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan ... 46

26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai ... 47

27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ... 48

28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ... 50

29. Beban kerja bagian keuangan ... 52

30. Beban kerja bagian keuangan ... 52

31. Beban kerja bagian administrasi umum …... 54

32. Beban kerja bagian administrasi akademik ... 55

33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ... 56

34. Beban kerja pramu kantor ... 57

35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……… 64

36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ……….. 65

37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……… 70

x Halaman 1.Proses perencanaan sumberdaya manusia ……… 7 2.Kerangka pemikiran konseptual……… 15 3.Kerangka pemikiran operasional………... 16

xi

1. Hasil prastudi ... 76

2. Struktur organisasi ... 77

3. Kuisioner penelitian ...………. 78

(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR)

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh :

BETTI KARLIATI

H24103013

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG (STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS

(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR)

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor Oleh :

Betti Karliati H24103013

Menyetujui, Maret 2007

Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono Mintarto Munandar, M. Sc. Ketua Departemen

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Era persaingan yang semakin ketat saat ini, dibutuhkan keunggulan kompetitif dari organisasi. Organisasi sebagai wadah pengolahan sumberdaya harus dapat menghasilkan produk yang berkualitas atau pelayanan yang maksimal, sehingga penting mendapatkan perhatian dari berbagai pihak, khususnya para atasan sebagai pihak yang berwenang. Sumberdaya manusia merupakan aset utama organisasi yaitu sebagai motor penggerak dan sumber potensi yang mendukung keberhasilan organisasi. Untuk itu, organisasi yang memiliki prospek maju ke masa depan harus melakukan kegiatan perencanaan sumberdaya manusia dengan baik.

Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Langkah berikutnya agar tersedia pegawai yang tepat dalam menduduki berbagai kedudukan, jabatan atau pekerjaan yang tepat, serta pada waktu yang tepat, dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan dan beban kerja, sehingga dapat diperoleh jumlah pegawai yang efisien.

Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai sebuah organisasi yang perlu melakukan perencanaan sumberdaya manusia terutama sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang salah satunya bertujuan untuk meningkatkan kualitas output. Oleh karena itu, dibutuhkan perencanaan sumberdaya manusia di setiap fakultas yang ada di IPB, diantaranya Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).

Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). FEM memiliki lima TU yang akan membantu fakultas dan departemen, antara lain TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Manajemen, TU Departemen Ilmu Ekonomi, TU Departemen Agribisnis, dan TU Departemen Ekonomi Sumberdaya Lingkungan. Perbedaan antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ada pada fungsi dari TU. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai

fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji lebih lanjut, terutama mengenai perencanaan sumberdaya manusia di masing-masing TU tersebut, sehingga bisa diperoleh efektivitas dn efisiensi dalam struktur manajemen TU di FEM.

Berdasarkan pemaparan di atas, maka penelitian ini penting dilakukan untuk mengetahui sejauh mana perencanaan jumlah tenaga penunjang di TU Fakultas (Dekanat) dan departemen. Dalam penelitian ini diambil salah satu perwakilan dari TU departemen yaitu TU Departemen Manajemen. Hal ini dilakukan untuk mengetahui dampak dari perbedaan fungsi yang diemban oleh kedua TU Fakultas (Dekanat) dan departemen yang ada di FEM, sehingga diperoleh alternatif solusi untuk dapat memberikan kontribusi positif bagi TU di FEM.

1.2. Perumusan Masalah

Pegawai sebagai motor organisasi sangat mempunyai pengaruh pada peningkatan keefektifan dan keefisienan organisasi. Untuk itu, perlu dilakukan perencanaan kerja yang baik meliputi analisis pekerjaan dan analisis beban kerja. Analisis pekerjaan terdiri dari deskripsi pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang jelas sangat berperan penting dalam mencapai efektivitas dan efisiensi kerja pegawai. Selain itu, perlu dilakukan analisis beban kerja, sehingga dapat diketahui apakah tugas dapat diselesaikan oleh pegawai atau TU masih memerlukan sumber daya manusia yang baru.

Berdasarkan hasil prastudi yang dilakukan melalui observasi dan wawancara pada mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa TU, diketahui bahwa pelayanan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen masih kurang optimal. Namun berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai, pegawai merasa bahwa pelayanan yang telah dilakukan oleh pegawai sudah baik. Hal ini bertolak belakang dengan yang dirasakan oleh mahasiswa dan dosen, sehingga permasalahan ini harus menjadi perhatian dari pihak pimpinan.

Berdasarkan uraian di atas, maka hal-hal yang diteliti adalah sebagai berikut:

1. Permasalahan apa saja yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam melaksanakan pekerjaan?

2. Berapakah beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?

3. Berapakah jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif?

4. Bagaimana alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam melaksanakan pekerjaan.

2. Menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.

3. Mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara efektif.

4. Merekomendasikan alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.

1.4. Kegunaan Penelitian

1. Bagi organisasi, hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi pegawai yang kurang efisien dan mengetahui permasalahan yang dihadapi pegawai. 2. Bagi pegawai, diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu pegawai

3. Bagi peneliti, sebagai sarana aplikasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan untuk meningkatkan kemampuan berpikir penulis.

4. Dapat dijadikan master untuk penelitian selanjutnya di fakultas lain di IPB.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini adalah:

1. Seluruh pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.

2. Cakupan yang akan dikaji didasarkan pada jenis dan deskripsi pekerjaan pegawai yang telah ada, yaitu:

a. TU Fakultas (Dekanat) memiliki bagian-bagian unit kerja sebagai berikut:

1. Kepala Tata Usaha 2. Bagian Keuangan 3. Bagian Administrasi

4. Penanggung Jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer 5. Bagian Urusan Rumah Tangga

b. TU Departemen Manajemen memiliki beberapa bagian unit kerja seperti di TU Fakultas (Dekanat), kecuali Bagian Penanggung Jawab.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia

Manajemen sumberdaya manusia merupakan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Mangkunegara, 2002). Sementara itu, menurut Ishak dan Tanjung (2003), manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai salah satu aset suatu organisasi demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh, mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif dan efisien. Selain itu, menurut Hasibuan (2005) manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

Adapun fungsi-fungsi dari manajemen sumberdaya manusia (Ishak dan Tanjung, 2003) adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

b. Fungsi Pengarahan yaitu memberikan dorongan untuk menciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efesien. Termasuk didalamnya adalah fungsi memotivasi karyawan agar dari waktu ke waktu dapat bekerja dengan baik.

c. Fungsi Pengendalian adalah melakukan pengukuran antara kegiatan yang telah dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan, khususnya dalam bidang tenaga kerja.

Berdasarkan uraian diatas, dapat diketahui pentingnya manajemen sumberdaya manusia dalam suatu organisasi, sehingga penelitian ini sangat

bermanfaat dalam memberikan kontribusi terhadap jalannya manajemen sumberdaya manusia yang efektivitas dan efisiensi dalam organisasi.

2.2. Perencanaan

Perencanaan adalah proses pemilihan sejumlah kegiatan untuk ditetapkan untuk sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan siapa yang melakukannya (Nawawi, 2001). Pengertian lain dari perencanaan yang dikemukakan Siagian (2005), perencanaan merupakan usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Selain itu, menurut Billy E. Goetz dalam Samsudin (2006) adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan ditetapkan untuk membuat keputusan yang dibuat secara sadar dan telah diperhitungkan secara matang dari permasalahan-permasalahan yang timbul. Hal ini menunjukkan pentingnya membuat perencanaan dalam memecahkan permasalahan yang terdapat dalam organisasi.

2.3. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumberdaya manusia adalah jumlah dari seluruh rencana yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan, promosi, dan aturan main dari sumberdaya manusia perusahaan. Perencanaan sumberdaya manusia merupakan sebuah proses yang dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan ke dalam syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif (Mangkuprawira, 2004). Sedangkan menurut Siagian dalam Gomes (2003) perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat.

Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

Selain itu perencanaan sumberdaya manusia menurut Hasibuan (2005) adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.

7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.

8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian keryawan.

Menurut Tulus dalam Ridwan (2005) proses perencanaan sumberdaya manusia dapat dijabarkan dalam bentuk bagan di bawah.

Gambar 1. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia Perencanaan Perusahaan

Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja

Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja

Analisis angkatan kerja Deskripsi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan _{Jumlah beban kerja}

Gambar satu di atas menunjukkan bahwa dalam perencanaan perusahaan terdapat perencanaan tenaga kerja yang meliputi perencanaan mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu tenaga kerja dapat dilakukan dengan analisis pekerjaan yang diantara fungsinya akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan sumberdaya manusia dirancang untuk mengetahui rencana organisasi untuk mendapatkan sejumlah orang untuk ditempatkan pada posisi tertentu. Dalam hal ini, disesuaikan dengan kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat diperoleh jumlah spesifik pegawai yang benar-benar dibutuhkan oleh TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.

2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Menurut Garry Desler (1997), analisis pekerjaan merupakan langkah awal dalam proses rekrutmen. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan diperkerjakan untuk itu. Selain itu, menurut Hasibuan (2005) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Sejalan dengan pendapat tadi, Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan, karena jenis data dan informasi begitu beragam, maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda. Misalnya, data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di divisi produksi akan berbeda dengan di divisi sumberdaya manusia, dan sebagainya, sehingga hasil penelitian untuk divisi produksi akan berbeda dengan hasil penelitian sumberdaya manusia. Syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi:

1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal dan eksternal.

2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien serta efektif.

3. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai, serta

4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis pekerjaan adalah langkah awal sebelum proses perekrutan dengan mengetahui kualifikasi dan deskripsi dari pekerjaan untuk mendapatkan pegawai dengan kualitas dan kuantitas yang telah ditetapkan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Analisis pekerjaan akan terus berubah seiring dengan berjalannya waktu. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna untuk menganalisis kesesuaian pekerjaan dari pegawai Tata Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB.

2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Deskripsi pekerjaan (Handoko, 2002) merupakan suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Adapun Hasibuan (2005) berpendapat bahwa uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Selain itu, menurut Dessler (1997) deskripsi pekerjaan merupakan suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa deskripsi pekerjaan ialah uraian atau informasi tertulis yang berisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, dan posisi dalam struktur organisasi. Deskripsi pekerjaan akan sangat berguna agar pegawai dapat bekerja secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna bagi Tata Usaha sebagai masukan untuk manajemen Tata

Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB agar terus meninjau deskripsi pekerjaan setiap tahunnya, karena seiring perubahan waktu dan teknologi akan mengakibatkan perubahan deskripsi pekerjaan.

2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)

Menurut Handoko (2002), spesifikasi pekerjaan mencakup siapa yang melakukan pekerjaan dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan. Adapun spesifikasi pekerjaan menurut Hasibuan (2005) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Pengertian lain spesifikasi pekerjaan menurut Dessler (1997) yaitu suatu daftar dari ”tuntutan manusia” suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dan penjelasan lengkapnya terdapat dalam deskripsi pekerjaan. sedangkan untuk mengetahui seperti apa dan bagaimana pekerjaan tersebut harus dikerjakan, terdapat dalam spesifikasi pekerjaan. Semua itu terangkum dalam pencanaan sumberdaya manusia, yaitu sebuah proses yang dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan kedalam syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian, dari hasil penelitian dapat diperoleh implikasi manajerial yang dapat bermanfaat bagi manajemen sumberdaya manusia Tata Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen.

2.5. Audit

Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian serta penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas nilai manfaat (Susilo, 2004). Audit operasional adalah audit internal yang secara lebih khusus dan mendalam menyoroti aspek pengendalian pada

kegiatan operasional dengan cara mengkaji, mengevaluasi kegiatan operasional dalam organisasi sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasi yang dilakukan. Sedangkan audit personalia menurut Handoko (2001) mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi, mungkin mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa proses audit sangat penting bagi keberlangsungan organisasi TU di Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen di masa datang. Selain itu, dapat dijadikan sebagai pemacu untuk meningkatkan produktivitas agar lebih baik lagi dengan mengetahui aspek-aspek yang perlu diperbaiki, dirubah atau ditingkatkan. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi.

2.6. Beban Kerja (Workload)

Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan formasi dari pekerja (PAN, 2004). Caranya berdasarkan perhitungan tingkat produktivitas pekerja. Beban kerja juga merupakan sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu rata-rata pegawai. Dengan menggunakan pengukuran beban kerja dapat mempermudah dalam penetapan jumlah pegawai. Pengukuran beban kerja (Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1995) adalah teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seorang pekerja yang memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada suatu tingkat prestasi yang telah ditetapkan. Pengukuran beban kerja juga merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan di berbagai instansi negeri maupun swasta. Dengan adanya pengukuran beban kerja dapat mempermudah dalam melakukan analisis beban kerja. Analisis beban kerja (Workload analysis) menurut Hasibuan (2005) adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Berdasarkan uraian di atas, analisis beban kerja sangat penting untuk dilakukan agar setiap organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik, karena memiliki beban kerja dan jumlah pegawai yang efisien. Penelitian ini memiliki

tujuan yang sama yaitu untuk menganalisis jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen.

2.7. Tinjauan Studi Terdahulu

Berdasarkan penelitian Makiyah, N (2005) dalam tesisnya mengenai Analisis Beban Kerja Karyawan Bagian Administrasi Rumah Sakit Adi Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja dengan Metode Sampling Pekerjaan. Metode ini dipakai untuk mengetahui keseimbangan beban kerja yang diterima oleh empat orang karyawan dengan menggunakan uji Kai-Kuadrat dan uji proporsi. Hasil penelitian diketahui bahwa terjadi ketidakmerataan beban kerja. Beban kerja terberat berada pada karyawan ke empat.

Berdasarkan penelitian Suharyono dan Wiku (2006) dalam artikel penelitian mengenai Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Pekarya dengan

Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Bagian Pelayanan Kesehatan St. Carolus, Jakarta. Diambil sampel sebanyak tiga belas orang pekerja. Kemudian dilakukan analisis data dengan menggunakan metode WISN. Hasil penelitian diperoleh kelebihan jumlah tenaga pekarya di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan St. Carolus sebanyak enam orang.

Berdasarkan penelitian Enida, S. N (2006) dalam skripsinya mengenai Analisis Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Kompartemen Produksi PT. Pupuk Kujang Cikampek. Bertujuan untuk mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam jangka waktu 3 tahun mendatang semenjak 2006-2008 dengan menggunakan metode peramalan analisis Trend dan Teknik Delphi sebagai prediksi. Dari hasil penelitian diketahui bahwa kompartemen produksi membutuhkan 16 orang karyawan baru sampai akhir tahun 2006, 16 orang untuk tahun 2007 dan 17 orang untuk tahun 2008. Hal ini terjadi karena kompartemen ini memiliki kontrak pembelian gas dengan volume 135 Triliun BTU (British Thermal Unit) dari tahun 2007-2017.

Penelitian terdahulu di atas, telah membuktikan bahwa dengan metode sampling pekerjaan (Work Sampling) dan stop watch telah terbukti berhasil untuk mengetahui beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada bagian pekerjaan yang dapat diketahui urutan kerjanya dan dilakukan secara

rutin. Metode tersebut tidak dapat digunakan dalam penelitian ini karena penelitian ini, dilaksanakan pada organisasi jasa (Intangible) yang sifat urutan kerjanya tidak pasti, sehingga sulit untuk menghitung beban kerja pegawai, dan membutuhkan waktu yang lama jika memakai metode work sampling. Sama halnya penelitian analisis sumberdaya manusia dengan memprediksi jumlah karyawan untuk tiga tahun ke depan tidak dapat digunakan dalam penelitian ini, karena penelitian ini hanya untuk mengetahui kondisi saat ini. Penelitian yang akan dilakukan ialah menganalisis perencanaan jumlah pegawai di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan terlebih dahulu menganalisis pekerjaan pegawai berdasarkan frekuensi pekerjaan dan beban kerja pekerjaan.Oleh karena itu, dalam penelitian ini untuk mengetahui beban kerja para pegawai, diperoleh berdasarkan hasil dari standar waktu rata-rata yang dibutuhkan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.

III. KERANGKA PEMIKIRAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual

Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan perguruan tinggi yang khusus bergerak di bidang pertanian dan telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang ditunjang dengan berubahnya status IPB sebagai BHMN sejak dikeluarkan PP No. 154 Tahun 2000, memiliki beberapa tujuan, salah satunya adalah untuk meningkatkan kualitas output, sehingga diharapkan dapat tercapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Dalam upaya untuk mencapai program tersebut maka dibutuhkan perencanaan. Salah satunya adalah perencanaan pegawai pada setiap fakultas yang ada di IPB, termasuk Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).

Proses perencanaan pegawai di fakultas dalam penelitian ini mengadopsi pendapat dari Tulus dalam Ridwan (2005), meliputi perencanaan mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan yang salah satu fungsinya adalah menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja yang sesuai. Dengan demikian, efisiensi dan efektivitas jumlah pegawai dapat tercapai, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan produktivitas pegawai IPB.

Gambar 2. Kerangka Pemikiran Konseptual 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional

Perencanaan jumlah pegawai pada organisasi jasa (intangible) seperti IPB sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas organisasi. Perencanaan jumlah pegawai diharapkan dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas organisasi IPB. Salah satu tujuan dari adanya perencanaan adalah untuk mengevaluasi jumlah pegawai setiap tahunnya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan meninjau kembali kesesuaian antara jumlah pegawai dengan tujuan

IPB sebagai Research Based University

Produktivitas Efisiensi jumlah

pegawai

Efisiensi dan efektifitas Organisasi

Perencanaan IPB sebagai RBU

Perencanaan pegawai IPB

Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja

Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja

Analisis angkatan kerja

Deskripsi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan Jumlah beban kerja

Jumlah angkatan kerja Perencanaan Pegawai di Fakultas

Penetapan IPB sebagai BHMN

organisasi. Sebab kekurangan atau kelebihan satu orang pegawai saja akan berpengaruh besar pada produktivitas organisasi.

Langkah awal dimulai dengan menganalisis pekerjaan pegawai. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara pelaksanaan dengan deskripsi pekerjaan pegawai. Oleh karena itu, data dan informasi yang diperoleh dari masing-masing Kepala Tata Usaha (KTU) dijadikan sebagai dasar untuk penelitian ini.

Langkah berikutnya ialah mencari tahu permasalahan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, yaitu dengan memberikan kuesioner yang berisi tentang kemungkinan permasalahan pada analisis pekerjaan, keadaan kerja pegawai, dan kinerja pegawai. Selain itu diberikan juga kuesioner berpola audit sumberdaya manusia untuk mengetahui tingkat efektivitas kerja pegawai. Selanjutnya, cara untuk mengetahui proporsi standar rata-rata beban kerja pegawai adalah dengan mengamati proses para pegawai bekerja. Untuk selanjutnya para pegawai diberikan kuesioner yang berisikan deskripsi pekerjaan masing-masing pegawai yang disertai dengan kolom frekuensi pelaksanaan tugas, dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selanjutnya rata-rata waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan (beban kerja pegawai) dibagi dengan jumlah waktu kerja produktif selama satu semester. Dengan demikian, akan diperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan pada masing-masing bagian.

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional

Efisiensi jumlah pegawai Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan jumlah tenaga kerja

Permasalahan dalam melaksanakan pekerjaan

Skala Likert _{Jumlah beban kerja}

Perencanaan Pegawai di TU Fakultas dan Departemen Manajemen

Standar rata-rata waktu penyelesaian Deskripsi pekerjaan

3.2. Lokasi dan Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) yang beralamatkan di Jl. Kamper, Wing 2 Level V dan Departemen Manajemen di Wing Rektorat Lt.2, Kampus IPB Darmaga, Bogor. Adapun penelitian ini dilaksanakan mulai dari bulan Desember 2006 sampai dengan Februari 2007. 3.3. Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer berasal dari kuisioner, wawancara dan observasi langsung pada Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Sementara data sekunder diperoleh dari hasil studi literatur yang berkaitan dengan bahasan penelitian.

3.4. MetodePenentuan Responden

Pengambilan responden dilakukan secara sengaja (purposive), yaitu mengambil semua pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen. Jumlah pegawai untuk TU Fakultas adalah 13 orang dan 7 orang untuk TU Departemen Manajemen .

3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data 3.5.1. Studi dokumentasi

Dilakukan untuk mendalami struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan (Job Description) berdasarkan jenis pekerjaan. Data tersebut akan digunakan untuk menghitung beban kerja pegawai.

3.5.2. Skala Likert

Menurut Kinnear dalam Umar (2003), Skala Likert berhubungan dengan sikap seseorang terhadap sesuatu, yaitu:

a. Sangat tidak setuju = 1 b. Tidak setuju = 2 c. Cukup setuju = 3

d. Setuju = 4

e. Sangat Setuju = 5

Untuk membuat skala Likert dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kumpulkan sejumlah pernyataan yang sesuai dengan sikap yang akan diukur dan dapat diidentifikasi dengan jelas (positif atau tidak positif).

2. Berikan pernyataan-pernyataan diatas kepada sekelompok responden untuk diisi dengan benar.

3. Respons dari setiap pernyataan dihitung dengan cara menjumlahkan angka-angka dari setiap pernyataan sedemikian rupa sehingga respons yang berada pada posisi yang sama akan menerima secara konsisten nilai angka yang selalu sama.

4. Selanjutnya, mencari pernyataan-pernyataan yang tidak dapat dipakai dalam penelitian.

Setiap jawaban responden dari pertanyaan dalam kuesioner diberikan skor. Cara menghitung skor rataan adalah sebagai berikut:

Σ (Xi . ni)

n Dimana:

X(bar) = skor rataan

ni = jumlah jawaban responden untuk skor i

Xi = skor nilai jawaban responden i

n = jumlah responden

Langkah selanjutnya adalah menggunakan rentang skala penilaian untuk menentukan posisi tanggapan responden dengan menggunakan nilai skor. Setiap skor alternatif jawaban yang tebentuk dari teknik skala peringkatan terdiri dari kisaran antara 1 hingga 5 yang menggambarkan posisi yang sangat negatif ke posisi yang sangat positif, kemudian dihitung rentang skala dengan rumus sebagai berikut:

... Dimana:

R (skor) = skor terbesar – skor terkecil M = banyaknya kategori skor

Rs = R (skor) M

X(bar) = ...(1)

3.5.3. Menganalisis beban kerja

Menggunakan formulir yang berisi kolom-kolom mengenai aspek-aspek yang akan diperiksa yang diperoleh dari deskripsi pekerjaan pegawai, bagaimana persepsi pegawai dengan deskripsi pekerjaannya, frekuensi pelaksanaan pekerjaan tersebut dalam satu semester, dan jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-rata pegawai menyelesaikan pekerjaan (bentuk formulir terdapat dalam Lampiran 3).

Ada beberapa tahapan proses yang harus dilakukan dalam pengolahan data yang diperoleh, yaitu sebagai berikut :

1. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama satu semester. Perhitungannya adalah sebagai berikut (menurut Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara):

Hari Kerja efektif = X1 – (X2 + X3 + X4+X5) ...(3)

Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender

X2 = Jumlah hari sabtu&minggu dalam 1 semester

X3 = Jumlah hari libur dalam 1 semester

X4 = Jumlah cuti dalam 1 semester

X5 = lain-lain (sakit, izin, dll)

Waktu efektif = 80% x jam kerja/hari ...(4) Waktu produktif dalam satu semester =

Hari efektif x waktu efektif ...(5) 2. Mengolah data dan menghitung berapa beban kerja pegawai. 3. Menghitung Jumlah Pegawai yang efektif dan efisien.

beban kerja dalam satu semster Waktu produktif dalam satu semester

.... (6) Jumlah pegawai

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Organisasi

Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan organisasi yang bergerak di bidang jasa pendidikan. Sebagai perguruan tinggi yang khusus bergerak di bidang pertanian, IPB telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research Based University, salah satu program yang dicanangkan adalah peningkatan kualitas output. Upaya tersebut dimulai sejak berubahnya status IPB menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN).

Visi IPB adalah “Menjadikan perguruan tinggi bertaraf internasional dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi utama di bidang pertanian tropika” dan misi IPB adalah menyelenggarakan pendidikan tinggi berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat kini dan akan datang, mengembangkan IPTEKS ramah lingkungan melalui penelitian mutakhir, meningkatkan kesejahteraan umat manusia melalui penerapan dan pendayagunaan IPTEKS, dan mendorong terbentuknya masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak azasi manusia.

Salah satu fakultas yang ada di IPB adalah Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM). FEM memiliki visi sebagai “Sebagai salah satu fakultas yang memiliki hak otonom merupakan wahana bagi pengembangan sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam bidang ekonomi dan manajemen, berwawasan global (holistik) serta tanggap terhadap dinamika ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat untuk kesejahteraan umat manusia” adapun misi FEM yaitu memberikan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran yang bermutu dalam bidang ekonomi dan manajemen, kelembagaan penelitian dan pengembangan dalam bidang ekonomi dan manajemen yang berwawasan luas, serta kelembagaan dalam bidang pengabdian kepada masyarakat yang berhubungan dengan ekonomi dan manajemen.

Sumberdaya manusia di FEM terdiri dari dua kelompok pegawai, yaitu tenaga akademik (dosen) dan tenaga penunjang (pegawai Tata Usaha). Tenaga penunjang atau pegawai Tata Usaha (TU) mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi FEM. Namun, pada kenyataannya masih terdapat perbedaan antara beban kerja dengan deskripsi pekerjaan yang telah ditentukan untuk masing-masing pegawai, sehingga perlu dilakukan analisis beban kerja untuk mengetahui tugas masing-masing pegawai secara tepat. Analisis ini dilakukan dengan mempertimbangkan banyaknya mahasiswa yang harus dilayani serta staf pengajar yang ada di FEM. Tabel 1, 2, dan 3 menyajikan jumlah mahasiswa, staf pengajar dan staf penunjang di FEM tahun 2006/2007.

Tabel 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 (satuan orang) Angkatan < 39 Angkatan 39 Angkatan 40 Angkatan 41 Angkatan 42 Jenis kelamin

L P L P L P L P L P

Total Ilmu Ekonomi 3 7 6 17 43 67 34 74 46 51 348 Manajemen 3 7 10 4 29 78 42 69 42 78 462 Agribisnis 22 10 12 14 43 59 42 71 29 71 372 Ekonomi dan

Sumberdaya Lingkungan

4 6 2 14 15 44 22 46 18 32 203

Sumber : Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan IPB (2007) Tabel 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB (satuan orang)

PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha

Dosen (%) Dosen (%) Dosen (%) Departemen IE 29 27,36 5 35,71 34 28,33

Departemen

Manajemen 22 20,75 4 28,57 26 21,67 Departemen

AGB 38 35,85 2 14,29 40 33,33

Departemen ESL 17 16,04 3 21,43 20 16,67 Jumlah 106 100 14 100 120 100 Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)

Tabel 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB (satuan orang)

PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha

Penunjang (%) Penunjang (%) Penunjang (%) Fakultas (Dekanat) 2 15,38 11 84,62 13 100 Departemen

Manajemen 2 28,57 5 71,43 7 100

Departemen Ilmu

Ekonomi 1 16,67 5 83,33 7 100

Departemen Agribisnis 4 40,00 12 60,00 16 100 Departemen Ekonomi

Sumberdaya Lingkungan

4 37,50 11 62,50 15 100

Upaya untuk membangun dan mempertahankan kualitas output IPB (salah satunya: FEM) dilakukan dengan cara membentuk sistem jaminan mutu untuk mendukung visi dan misi IPB. Hal tersebut diperkuat dengan adanya Surat Keputusan Rektor IPB No.169/K13/PP/2004. Dengan demikian, pegawai akan tidak hanya merasa sebagai pekerja, melainkan sebagai bagian dari sistem yang pada akhirnya diharapkan dapat memberikan kinerja yang terbaik.

4.2. Organisasi Mutu IPB

Organisasi mutu IPB merupakan bentuk organisasi yang dibangun untuk mendukung sistem jaminan mutu yang melekat pada struktur organisasi IPB dan berada pada seluruh tingkat atau level, yaitu level Institut, Fakultas dan Departemen. Rektor merupakan penanggung jawab ditingkat Institut dengan pelaksana Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (DAJMP), sedang ditingkat fakultas dan departemen langsung dibawah tanggung jawab Pimpinan Fakultas dan Pimpinan Departemen.

Fungsi tiap level organisasi mutu adalah sebagai berikut: 1. Tingkat Institut (IPB) sebagai manajemen mutu terpadu 2. Tingkat fakultas sebagai jaminan mutu

3. Tingkat departemen sebagai pengendalian mutu

Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) sebagai salah satu fakultas yang melaksanakan jaminan mutu dalam menjalankan tugas pelayanan administrasi dan akademik yang dilaksanakan oleh Tata Usaha (TU). FEM memiliki lima TU, yaitu TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Ilmu Ekonomi, TU Departemen Manajemen, TU Departemen Agribisnis dan TU Departemen Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan. Sesuai dengan fungsinya, TU Fakultas (Dekanat) sebagai penjamin mutu (Quality Assurance), sedangkan TU Departemen sebagai pengendalian mutu (Quality Control) yang menjadi ujung tombak dalam pelaksanaan pelayanan. Dalam penelitian ini, ruang lingkup penelitian yaitu TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen Manajemen sebagai perwakilan dari TU departemen. Hal ini dilakukan karena fungsi TU yang berbeda antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen, maka akan berpengaruh pada deskripsi pekerjaan serta beban kerja pegawai berdasarkan pada bagian kerja dan jenis pekerjaan pegawai yang telah ada.

Penelitian ini berdasarkan pada klasifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB, dengan merinci deskripsi pekerjaan yang telah ada.

4.3. Karakteristik Responden

Berdasarkan hasil kuesioner, diperoleh karakteristik responden yang terdiri dari jumlah pegawai yang menjadi responden dan masa kerja. Jumlah dan persentase responden berdasarkan karakteristik masing-masing dapat dilihat pada Tabel 4,5 dan 6.

Tabel 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) Bagian TU Jumlah Pegawai

(Orang)

Jumlah Responden (Orang)

Kepala Tata Usaha 1 1

Keuangan 1 1

Administrasi kesejahteraan mahasiswa

1 1

Administrasi Kepegawaian 1 1

Administrasi Persuratan 1 1

Administrasi Inventarisasi 1 1

Penanggung Jawab 2 2

Urusan Rumah Tangga 5 5

Jumlah 13 13

Tabel 5. Jumlah responden di Departemen Manajemen Bagian TU Jumlah Pegawai

(Orang)

Jumlah Responden (Orang)

Kepala Tata Usaha 1 1

Keuangan 1 1

Administrasi kesejahteraan mahasiswa

1 1

Administrasi Kepegawaian 1 1

Administrasi Persuratan 1 1

Administrasi Inventarisasi 1 1

Urusan Rumah Tangga 1 1

Jumlah 7 7

Tabel 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja. Masa

kerja (tahun)

Jumlah Responden TU Fakultas

(%) Jumlah Responden TU Departemen Manajemen

(%)

≤ 1 1 7,69 2 28,57

1-2 3 23,08 4 57,14

2-3 3 23,08 1 14,29

3-4 1 7,69 - 0,00

4-5 2 15,38 - 0,00

>5 3 23,08 - 0,00

Jumlah 13 100 7 100

Tabel 4 menunjukkan jumlah responden untuk TU Fakultas (Dekanat) 13 orang dan untuk Departemen Manajemen sebanyak 7 orang. Sementara

pada Tabel 6 diketahui variasi masa kerja responden di TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen Manajemen memberikan data yang representatif dari segi waktu adaptasi responden dengan pekerjaan.

4.4. Unit kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)

Unit kerja TU Fakultas (Dekanat) adalah bagian dari organisasi FEM. TU Fakultas (Dekanat) berperan sebagai jaminan mutu (Quality Assurance) organisasi. Rincian tugas TU Fakultas (Dekanat) yaitu mengontrol setiap kegiatan dan mengumpulkan setiap data dan informasi dari TU Departemen yang ada di FEM. Selain itu, TU Fakultas (Dekanat) bertugas untuk melayani kegiatan administrasi dan akademik bagi mahasiswa serta dosen di tingkat Fakultas.

4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)

Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan. Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan menghasilkan output yang maksimal, jika terjadi masalah pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) sebagai sumberdaya utamanya. Dengan demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.

Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap permasalahan yang dihadapi para pegawai ialah skala likert. Nilai skor rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8. Hal ini didapatkan dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut:

Rs = 0,8

Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala yang dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 7. Posisi Keputusan Penilaian

Skor rataan (x) Penilaian 1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju

1,8 – 2,6 Tidak setuju

2,6 – 3,4 Cukup setuju

3,4 – 4,2 Setuju

4,2 – 5,0 Sangat setuju

Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai 3,4, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai 2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan yang dihadapi oleh pegawai TU Fakultas (Dekanat) dapat dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat baik.

4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan Analisis persepsi responden terhadap permasalahan pada analisis pekerjaan, diwakili oleh tujuh pertanyaan yang menggambarkan tentang deskripsi pekerjaan pegawai. Tabel 8 menunjukkan permasalahan mengenai analisis pekerjaan dinilai telah baik. Sebagian besar permasalahan telah dapat diatasi oleh atasan maupun oleh pegawai yang bersangkutan. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari skor rataan semua penilaian berindikasi pada penilaian baik.

Tabel 8. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan di TU Fakultas (Dekanat)

Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian Deskripsi pekerjaan sudah jelas 3,60 Setuju Atasan sudah membimbing dalam penetapan

uraian pekerjaan

3,54 Setuju Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang

harus dikerjakan sudah jelas

3,38 Cukup Setuju Atasan telah memberikan bimbingan dalam

pelaksanaan tugas

3,38 Cukup Setuju Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai

dengan pekerjaan sekarang

3,15 Cukup Setuju Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki

sudah sesuai

3,54 Setuju Posisi kerja sekarang sudah sesuai 3,62 Setuju

Total 3,46 Setuju

Pegawai menilai aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan pegawai sudah jelas. Selain itu, atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas dinilai baik. Pegawai juga menilai keahlian dan pendidikan yang dimiliki pegawai telah sesuai dengan pekerjaan sekarang.

4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai keadaan kerja pegawai dilakukan dengan merinci permasalahan yang dapat mempengaruhi pegawai. Hasil perhitungan, skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pada Tabel 9.

Tabel 9. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat)

Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup

untuk menangani pekerjaan yang ada

2,38 Tidak Setuju

Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang

2,31 Tidak Setuju

Gaji sudah cukup 2,08 Tidak Setuju

Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai 2,69 Cukup Setuju Hubungan dengan rekan kerja baik 3,31 Cukup Setuju Kondisi ruang kerja sudah baik 3,46 Setuju Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM telah

sesuai

2,92 Cukup Setuju

Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik 3,38 Cukup Setuju

Total 2,82 Cukup Setuju

Skor rataan 2,38 menunjukkan pegawai menilai jumlah pegawai yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani pekerjaan yang ada.

Selain itu, pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang dinilai tidak cukup. Hal ini karena pelatihan yang diadakan IPB masih ada yang belum dapat diikuti oleh pegawai honorer, sedangkan pelatihan diadakan khusus untuk PNS.

Pegawai menilai gaji pegawai yang diterima sekarang masih dirasakan belum memenuhi kebutuhan hidup pegawai. Selain itu, insentif tambahan yang telah diberikan masih belum sesuai dengan pengorbanan waktu, tenaga dan pemikiran yang sudah diberikan oleh pegawai, terutama insentif lembur.

Skor rataan 2,92 menunjukkan penilaian pegawai tentang rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM belum sesuai. Rotasi yang tidak sesuai dengan latar belakang pegawai sebaiknya tidak dilakukan, karena dapat menyebabkan kekakuan kerja akibat dari ketidaksesuaian dengan kompetensi yang dimiliki.

Total nilai rataan sebesar 2,82 menunjukkan bahwa keadaan kerja pegawai dinilai tidak baik. Oleh karena itu, perlu dilakukan penanganan yang cepat pada permasalahan yang berkaitan dengan keadaan kerja pegawai.

4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan faktor-faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai, serta kemungkinan terdapat hal-hal yang menjadi permasalahan. Hasil perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 10.

Tabel 10 menyimpulkan bahwa penanganan permasalahan mengenai kinerja pegawai adalah sudah baik. Skor rataan 3,54 menunjukkan bahwa pegawai menilai baik pelayanan pegawai kepada mahasiswa, dosen dan atasan. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi hasil penelitian pada pegawai dengan hasil prastudi pada mahasiswa dan dosen yang menunjukkan masih merasa tidak puas dengan pelayanan dari pegawai.

Tabel 10. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat)

No Indikator Permasalahan Skor

Rataan Penilaian 1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang

telah cukup

3,00 Cukup Setuju 2. Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen

serta atasan sudah baik

3,54 Setuju 3. Atasan telah puas dengan penyelesaian

tugas-tugas

3,46 Setuju 4 Cara kerja saat ini telah baik 3,50 Setuju

5 Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan pekerjaan dengan baik

3,77 Setuju 6 Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,38 Tidak Setuju

Total 3,44 Setuju

Setelah dianalisis permasalahan ini terjadi karena pekerjaan yang harus dikerjakan pegawai tersebut bersifat insidental dan mendesak untuk cepat diselesaikan. Selain itu, permasalahan ini disebabkan pegawai tersebut belum memiliki pengetahuan yang cukup berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan.

4.4.5. Menganalisis Beban Kerja

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Jika pegawai dapat bekerja secara efektif setiap hari maka pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya. Oleh karena itu, perlu diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai dengan asumsi beban kerja setiap semester tetap. Berikut ini perhitungan waktu kerja produktif pegawai (Perkuliahan Semester ganjil 2006/2007 mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007) dan diketahui hari absen, sakit, izin, dan lain-lain sebesar 5%, diperoleh dari hasil pembagian waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan jumlah semester dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari, dibulatkan menjadi 7 hari.

Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari

Jumlah hari libur Nasional 5 hari Jumlah hari cuti bersama 3 hari

Jumlah absen (sakit, izin, dll) 7 hari +

57 hari -

Hari kerja efektif dalam 1 semester 81 hari 1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat)

= 7 jam

Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam = 5,6 jam Keterangan:

Asumsi menurut International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80% dari beban kerja pegawai.

Jadi, waktu produktif dalam 1 semester adalah: 81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam

Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu semester adalah 453,6 jam. Perhitungan waktu produktif ini dibutuhkan untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Selain waktu produktif, untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien dibutuhkan beban kerja pegawai. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui. Hal tersebut diuraikan pada Tabel 11 sampai dengan 23.

Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan KTU meliputi : menyusun rencana, memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU serta memberikan layanan di bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan KTU di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 11.

Tabel 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Fakultas (Dekanat)

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan

Frekuensi dalam 1 semester

Waktu rata-rata penyelesaian

tugas Mengkoordinasikan

bagian sumberdaya manusia

Sedang Kegiatan

rutin 120 x 0,5 jam

Mengkoordinasikan

bagian keuangan Sedang

Kegiatan

rutin 120 x 0,5 jam

Mengkoordinasikan

bagian perlengkapan Sedang

Kegiatan

rutin 120 x 0,5 jam

Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan

umum Berat

Banyak pekerjaan yang tidak terduga

120 x 1,5 jam Total beban kerja 360 jam Tabel 11 menunjukkan beban kerja KTU dalam satu semester adalah 360 jam. Rata-rata penilaian untuk pekerjaan KTU dinilai sedang. Hal ini karena pekerjaan KTU merupakan kegiatan yang sudah menjadi rutinitas sehari-hari. Selain itu, beban kerja dinilai berat, hal ini karena pekerjaan tersebut datang sewaktu-waktu dan membutuhkan penanganan secepatnya. Deskripsi pekerjaan KTU ini masih belum terurai dengan jelas, sehingga perlu dilakukan perincian agar lebih jelas.

Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai berikut:

a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.

b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak, berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 12.

Tabel 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan Fakultas (Dekanat) Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang pekerjaan Alasan Frekuensi dalam 1 semester Waktu rata-rata penyelesaian tugas Mengurus Surat Perintah

Transfer Rekening (SPTR) ke bank

Berat

Harus teliti dan

cermat

18 x 1 jam

Menerima dan

mendistribusikan dana ke bagian yang membutuhkan sesuai usulan

Sedang Sudah

terbiasa 72 x 1 jam

Membuat pembukuan

sederhana Sedang

Sudah

terbiasa 120 x 2 jam Memeriksa keabsahan

bukti pembayaran Berat

Harus

teliti 72 x 0,5 jam Menyetor pajak-pajak

sesuai peraturan yang berlaku

Berat Harus

teliti 12 x 1 jam Membuat laporan

keuangan secara berkala dan bulanan

Sedang Sudah

terbiasa 6 x 6 jam

Membuat permohonan untuk pengisian kembali keuangan

Sedang Sudah

terbiasa 18 x 2 jam

Membayar gaji para dosen

dan staff penunjang Berat

Harus

teliti 6 x 1 jam

Menyusun dan

mengendalikan RKAT Sedang

Sudah

terbiasa 2 x 28 jam

Total beban kerja 516 jam Tabel 12 merinci deskripsi pekerjaan bagian keuangan di atas, sehingga diketahui frekuensi pelaksanaan pekerjaan pada bagian keuangan, yaitu sebanyak 2 x, 6 x, 12 x, 18 x, 72 x dan 120 x dalam satu semester. Selain itu, diketahui jumlah beban kerja untuk bagian keuangan adalah sebesar 516 jam. Hal ini cukup berat, karena membutuhkan ketelitian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa atau bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini ada pada Tabel 13.

14. Melayani surat masuk dan keluar Departemen

15. Melayani surat izin magang/praktek lapangan/penelitian mahasiswa

16. Membuat IP semester dan rekap IPK

Bagian administrasi TU Departemen Manajemen

Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!

Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda

No

Aspek yang Diperiksa

Sangat

Ringan Ringan Sedang Berat

Sangat berat

Alasan

Frekuensi

/semester

Rata-rata waktu

penyelesaian

tugas/semester

1. Mengarsipkan data

kepegawaian

2. Membuat surat pengantar pengiriman

surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen

3. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen 4. Melayani aspek komunikasi

Departemen

5. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi,

kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya

6. Melayani kebutuhan dosen dalam KUM

7. Melayani surat masuk dan keluar Departemen

8. Mengagendakan surat masuk dan keluar Departemen

9. Mendata/membukukan data mahasiswa dari semester 3-8 10. Mengentri data kelulusan

mahasiswa

11. Pelayanan data base komisi pendidikan Dept

12. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan

pengaturan perkuliahan/ujian 13. Menerima, membukukan dan

mendistribusikan alat-alat tulis kantor

14. Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun

15. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless

16. Membantu pelaksanaan rapat 17. Mengatur manajemen rapat 18. Merekap surat masuk

Bagian administrasi TU Departemen Manajemen

Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!

Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda

No

Aspek yang Diperiksa

Sangat

Ringan Ringan Sedang Berat

Sangat berat

Alasan

Frekuensi

/semester

Rata-rata waktu

penyelesaian

tugas/semester

1. Mengarsipkan data

kepegawaian

2. Petugas piket, membuka pintu ruang TU dan ruang kuliah 3. Membuat pengumuman yang

berhubungan dengan

pengaturan perkuliahan/ujian 4. Mempersiapkan surat yang

berhubungan dengan akademik

5. Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor

6. Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian

peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen

7. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen 8. Mengatur dan menyiapkan

pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi,

kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya

9. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless

10. Membantu pelaksanaan rapat 11. Menyiapkan air

minum/kopi/teh pagi 12. Melayani kebutuhan dosen 13. Melayani surat masuk dan

keluar Departemen

14. Mengagendakan surat masuk dan keluar

Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen

Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!

Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda

No

Aspek yang Diperiksa

Sangat

Ringan Ringan Sedang Berat

Sangat berat

Alasan

Frekuensi

/semester

Rata-rata waktu

penyelesaian

tugas/semester

1. Pemegang kas kecil (petty

cash) Departemen

2. Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan tenaga penunjang

3. Membuat laporan keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen 4. Menyusun RKAT

Departemen

5. Menghadiri rapat yang berkaitan dengan kas kecil Departemen

6. Mendistribusikan dan mengadministrasikan dana RKAT serta dokumen keuangan

7. Melakukan koordinasi dengan Direktorat Keuangan IPB

Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen

Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!

Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda

No

Aspek yang Diperiksa

Sangat

Ringan Ringan Sedang Berat

Sangat berat

Alasan

Frekuensi

/semester

Rata-rata waktu

penyelesaian

tugas/semester

1. Membuat laporan keuangan

baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen

2. Melakukan koordinasi dengan pemegang kas

3. Melakukan administrasi bank

4. Membuat anggaran kebutuhan harian rutin Departemen

5. Membuat laporan bulanan penggunaan dana

Bagian URT (pramu kantor) TU Departemen Manajemen

Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!

Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda

No

Aspek yang Diperiksa

Sangat

Ringan Ringan Sedang Berat

Sangat berat

Alasan

Frekuensi

/semester

Rata-rata waktu

penyelesaian

tugas/semester

1. Menyiapkan perangkat kerja

dan bahan kerja

2. Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai

3. Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya

4. Membersihkan seluruh ruangan bagian dalam kantor Departemen dan dosen 5. Memasukkan surat-surat ke

box dosen

6. Membuka dan menutup pintu kantor

7. Menyiapkan air minum/kopi/teh pagi 8. Melayani kebutuhan dosen

dalam hal makanan dan foto copy