Kondisi Umum Perusahaan Pengendalian persediaan SPBU XYZ

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Kondisi Umum Perusahaan

Kecamatan Cibinong yang termasuk dalam Kabupaten Bogor dengan luas wilayah 42,49 km 2 mencakup 12 desa dan termasuk klasifikasi desa swasembada dan desa kota. Kecamatan Cibinong mempunyai sebanyak 40.327 rumah tangga dan jumlah penduduk mencapai 182.844 jiwa yang terdiri dari 89.582 laki-laki dan 93.262 perempuan. Kepadatan penduduk 3.912 jiwa km 2 . Stasiun Pengisi Bahan Bakar SPBU berlokasi di Kecamatan Cibinong, Kabupaten Bogor, Provinsi Jawa Barat. Latar belakang berdirinya SPBU ini pada 3 Desember 1999 adalah atas gagasan pribadi pemilik dengan pertimbangan bahwa prospek usaha SPBU menjanjikan. SPBU didirikan dengan menggunakan modal awal dari pemilik sebesar Rp. 500 juta dan hingga saat ini modal awalnya telah mencapai Rp. 1 Milyar dan telah memiliki aset senilai Rp. 15 M. Pegawai yang dipekerjakan pada SPBU XYZ saat ini berjumlah 36 orang dengan rincian yang rinciannya disampaikan pada Lampiran 1. Jenis Bahan Bakar Minyak BBM yang dijual yaitu premium, solar dan pertamax sedangkan jenis non BBM yang dijual yaitu pelumas. Penghargaan yang telah diterima yaitu SPBU Pasti Pas 2009 dan SPBU Percontohan K3 Kesehatan dan Keselamatan Kerja 2005. 4.2 Persedian BBM SPBU XYZ 4.2.1. Pemesanan BBM Mekanisme transaksi pemesanan BBM Pertamina oleh SPBU XYZ dilakukan melalui Bank. Pemesanan dapat dilaksanakan lebih cepat, mudah dan aman karena menggunakan sistem host to host single entry yang akurat serta efisien. Sistem ini memungkinkan pemilik SPBU tidak perlu datang untuk menebus Delivery Order DO ke kantor Pertamina tetapi cukup hanya melalui Bank. Rekening SPBU di Bank dapat langsung dipotong sesuai dengan permintaan pembelian dan DO akan tercetak di Depot pengiriman produk Pertamina, untuk pengiriman barang sesuai dengan keinginan pembeli. Transaksi berdasarkan sistem host to host ini merupakan fasilitas online payment banking sistem. Sistem ini merupakan fasilitas kerjasama online payment Bank dengan sistem Pertamina. Proses transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut : Nasabah SPBU menyetorkan sejumlah uang sesuai jumlah BBM yang ditebus. Kemudian dilakukan transaksi penebusan BBM melalui sistem H2H OPBS. Setelah transaksi terjadi dan diperoleh bukti berupa nomer SO sales order maka rekening giro SPBU akan dipotong dan akan dimasukkan ke rekening pertamina secara otomastis sesuai pembelian BBM. Pada saat itu juga akan tercatat secara on line jumlah pemesanan BBM di Pertamina dalam bentuk DO delivery order yang merupakan bukti perintah pengiriman BBM ke SPBU. Proses pengiriman BBM oleh Pertamina ke SPBU dilakukan paling cepat sehari setelah proses pemesanan melalui Bank. BBM akan dikirimkan menggunakan truk tangki pengangkut BBM.

4.2.2. Persediaan BBM

Penerimaan BBM dengan truk tangki BBM akan diperiksa setibanya di SPBU yaitu kesesuaian data SO dengan DO dari Pertamina yang mencakup jenis BBM, jumlah BBM, identitas truk tangki pengiriman, tanggal waktu pemesanan dan tanggal waktu pengiriman BBM. Jaminan kesesuaian jumlah pengiriman pesanan BBM dilakukan Pertamina melalui penyegelan pada truk tangki pengiriman BBM. Nilai toleransi yang berlaku sesuai aturan Pertamina mengenai jumlah kekurangan pengiriman pesanan BBM adalah pada batas jumlah kekurangan maksimal 10 lt per 8.000 lt pengiriman BBM. SPBU selanjutnya melakukan pengukuran kualitas BBM yang diterima dengan menggunakan alat pengukur kualitas BBM dari Pertamina pada sampel yang diambil per 8.000 lt. Setelah melalui pemeriksaan kualitas, kesesuaian pesanan dengan pengiriman BBM, kemudian BBM dimasukkan ke dalam tangki pendam persediaan BBM di SPBU. Sebelum dan sesudah proses pemasukan BBM dari truk tangki pengiriman ke tanki pendam, SPBU melakukan pemeriksaan jumlah BBM di dalam tangki pendam untuk menentukan jumlah BBM yang diterima di dalam tangki pendam. Pengukuran persediaan stok BBM di dalam tangki pendam dilakukan SPBU setiap hari pada jam tujuh pagi. SPBU kemudian melakukan perbandingan nilai stok persediaan dengan hasil pencatatan nilai penjualan BBM melalui mesin pompa BBM. Hasil pemeriksaan ini digunakan untuk melihat kesesuaian jumlah pengeluaran BBM dari tangki pendam dan hasil penjualan BBM.

4.3 Pengendalian persediaan SPBU XYZ

Pengendalian persediaan BBM di SPBU XYZ dilakukan secara sederhana berdasarkan data penjualan dan persediaan stok BBM. Pemesanan BBM dilakukan SPBU XYZ dalam satuan liter. Truk tangki pengiriman BBM Pertamina tersedia dengan kapasitas angkut 8.000 lt, 16.000 lt, 24.000 lt dan 32.000 lt. Kriteria yang dilakukan SPBU XYZ dalam menentukan jumlah pemesanan BBM adalah pertama melalui prediksi penjualan, ke dua berdasarkan stok minimal yang harus ada di dalam tangki pendam dan ketiga adalah frekuensi maksimal pemesanan dalam waktu satu minggu. Dalam ssatu minggu maksimal dapat dilakukan 2 kali pemesanan. Perkiraan volume penjualan BBM didapatkan SPBU XYZ dari rata-rata penjualan hari sebelumnya dan berdasarkan pengalaman. Jumlah stok minimal persediaan BBM di dalam tangki pendam SPBU XYZ ditentukan sebesar minimal dua kali tingkat penjualan hari sebelumnya. Tenggang waktu lead time pengiriman pesanan BBM dari saat pemesanan sampai pesanan diterima oleh SPBU membutuhkan waktu satu hari. Frekuensi pemesanan disesuaikan dengan tingkat penjualan per hari. SPBU XYZ cenderung meningkatkan frekuensi pemesanan untuk mengantisipasi jika suatu saat terjadi kelangkaan bahan baku BBM. Pengendalian persediaan bahan baku persediaan BBM penting bagi SPBU XYZ untuk kelancaran proses pelayanan. 4.3.1. Bahan Bakar Premium Penentuan jumlah nilai penerimaan premium oleh SPBU XYZ mempertimbangkan terhadap nilai stok persediaan dan nilai penjualan. Fekuensi penerimaan premium yang sangat tinggi ditunjukkan oleh Tabel. 5, yaitu 305 penerimaan dalam setahun dengan rata-rata jumlah sekali penerimaan 24.630 l perhari dan rata-rata intensitas pemesanan dilakukan setiap hari. Jumlah pemesanan penerimaan beragam seperti ditunjukkan pada Lampiran. 5 yaitu pada kapasitas 8.000 l, 16.000 l, 24.000 l, 32.000 l, 40.000 l dan 48.000 l. Tabel 5. Data Ringkasan Bahan Bakar Premium Tahun 2008 PENERIMAAN JUMLAH Frekuensi 305 Intensitas Tiap hari Jumlah rata - rata 24.630 l Stok rata - rata 51.233 l Penjualan rata-rata 20.578 Keterangan : data harian Hasil penjualan premium berpengaruh terhadap penerimaan premium oleh SPBU. Hasil ini menunjukkan bahwa penjualan premium berpengaruh terhadap keputusan SPBU dalam menentukan jumlah penerimaan premium.. Fenomena pengaruh hasil penjualan yang sangat besar ini diduga karena jumlah pemakai premium adalah dominan atau sebagian besar konsumen SPBU XYZ adalah pengguna premium. Penjualan rata-rata premium setiap hari adalah 20.578 l Tabel 5. Stok premium sangat berpengaruh terhadap penerimaan premium. Hal ini diduga karena banyaknya konsumen pengguna bahan bakar premium sehingga SPBU tidak mau beresiko dengan habisnya stok premium. Stok premium rata-rata harian adalah pada 51.233 l Tabel. 5. Pengusaha SPBU berani menimbun stok hampir mencapai kapasitas maksimum tangki penyimpanan premium 75.000 l. Pengusaha SPBU juga berusaha untuk memiliki stok premium diatas 50 kapasitas tangki yaitu pada rata-rata 51.233 l atau hampir mencapai 68 kapasitas tangki premium. 4.3.2. Bahan Bakar Solar Tabel. 6 menunjukkan bahwa pemesanan persediaan bahan bakar solar SPBU XYZ setiap kali penebusan adalah sebesar 16.000 l. Frekuensi penebusan solar selama setahun cukup tinggi yaitu 109 kali penerimaan. Jumlah rata – rata hari pemesanan kembali adalah 2 hari. Tabel 6. Data Ringkasan Bahan Bakar Solar Tahun 2008 PENERIMAAN JUMLAH Frekuensi 109 Intensitas 2 hari Jumlah rata - rata 16.000 l Stok rata-rata 11.685 l Penjualan rata-rata 4.933 l Keterangan : data harian Kapasitas pemesanan kembali bahan bakar solar sebesar 16.000 lt ini bagi SPBU XYZ dianggap sebagai nilai pemesanan persediaan yang saat ini paling tepat. Alasan utama penentuan jumlah pemesanan solar SPBU XYZ jumlah rata – rata penjualan harian solar yang cukup tinggi yaitu 4.933 l Tabel 6. Kapasitas angkut truk tangki pengiriman Pertamina yang saat ini tersedia adalah pada jumlah 16.000 l, merupakan jumlah yang saat ini dianggap sesuai. Hal ini menunjukkan bahwa penentuan jumlah nilai penerimaan solar oleh SPBU mempertimbangkan terhadap nilai stok persediaan dan hasil penjualan. Penjualan solar juga merupakan salah satu faktor yang berpengaruh terhadap pertimbangan SPBU XYZ dalam menentukan nialai pemesanan penerimaan solar oleh SPBU. Pengaruh penjualan solar terhadap penerimaan solar ini diduga disebabkan konsumen bahan bakar solar dominan di SPBU XYZ yang terlihat dari rata – rata hasil penjualan solar per hari mencapai 4.933 l. 4.3.3. Bahan Bakar Pertamax Pemesanan persediaan pada Tabel 7 untuk bahan bakar pertamax sangat rendah yaitu hanya 26 penerimaan dalam setahun dengan rata-rata jumlah sekali penerimaan 8.000 l dan jumlah rata-rata hari penebusan atau pemesanan kembali adalah 13 hari. SPBU XYZ melakukan pemesanan pertamax dengan jumlah tetap yaitu 8.000 l. Jumlah ini dianggap sebagai nilai pemesanan persediaan yang saat ini paling tepat bagi SPBU XYZ. Kapasitas tangki persediaan pertamax yang hanya dapat menampung maksimal 15.000 l menjadikan alasan SPBU XYZ menentukan nilai penebusan pertamax sejumlah 8.000 l. Kapasitas tangki pengiriman BBM Pertamina yang berkapasitas paling kecil adalah tangki pengiriman 8.000 l juga menjadi salah satu pertimbangan SPBU XYZ menentukan nilai pemesanan pertamax. Tabel 7. Data Ringkasan Bahan Bakar Pertamax Tahun 2008 PENERIMAAN JUMLAH Frekuensi 26 intensitas 13 hari Jumlah rata - rata 8.000 l Stok rata - rata 8.840 l Penjualan rata - rata 604 l Keterangan : data harian Jumlah pemesanan yang rendah dan jumlah hari pesan kembali yang panjang disebabkan karena jumlah penjualan harian pertamax yang rendah yaitu pada nilai rata – rata penjualan harian adalah 604 l per hari Tabel 7. Pemesanan pertamax melalui penebusan pertamax oleh SPBU sangat dipengaruhi oleh sisa stok yang ada ditangki penampungan dengan kapasitas 15 Kl. SPBU akan berusaha mempertahankan persediaan di tangki stok pertamax pada kisaran rata-rata 8.840 l Tabel 7 atau pada 58.93 dari kapasitas tangki persediaan pertamax yang dimiliki oleh SPBU.

4.4. Analisa biaya persediaan BBM SPBU XYZ