Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU

G. Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU

Pada umumnya segala aktivitas suatu kantor merupakan pencapaian suatu tujuan. Tujuan dapat dicapai apabila setiap anggota organisasi mau bekerja sama melakukan sistem komunikasi yang baik dan berjalan dengan lancar. Karena dengan adanya komunikasi dapat memberi ide ataupun pendapat yang bersifat membangun suatu organisasi. Dengan demikian setiap organisasi harus tetap menjaga sistem komunikasi tersebut. Sistem komunikasi yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara adalah sistem komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para pegawai yang secara tegas telah diatur dan ditentukan. Komunikasi formal dalam aktivitas kerja pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu komunikasi yang memberikan dan menyampaikan informasi dari atasan kepada bawahan berupa instruksi atau perintah kepada pegawai, sedangkan komunikasi dari pegawai kepada atasan yaitu informasi berupa laporan dari hasil kerja yang mereka lakukan atas instruksi atau perintah dari pihak Pembantu Dekan III. Komunikasi informal adalah merupakan komunikasi yang terjadi dalam suatu instansi tetapi tidak direncanakan serta tidak ditentukan, komunikasi ini timbul untuk mengetahui kebutuhan pegawai dan komunikasi ini akan membentuk persahabatan dan tali persaudaraan diantara pegawai yang ada Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sistem Universitas Sumatera Utara pelaksanaan komunikasi yang diterapkan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada dua cara yaitu: 1. Cara Lisan Pelaksanaan komunikasi secara lisan yang dilaksanakan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan tatap muka berupa pemberitahuan secara lisan misalnya adanya rapat pertemuan yang akan dilaksanakan Pembantu Dekan III Bagian Kemahasiswaan terhadap para pegawainya, serta pembicaraan melalui telepon apabila ada hal-hal informasi yang perlu untuk disampaikan terhadap pegawai maupun ke bagian- bagian yang lain. Komunikasi lisan merupakan komunikasi yang lebih efektif karena lebih cepat dan praktis dalam proses penyampaiannya. Komunikasi lisan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi hubungan antara Pembantu Dekan III dengan pegawai, pegawai dengan Pembantu Dekan III, dan juga hubungan antara keseluruhan pihak yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama kepada mahasiswa yang berada pada Fakultas Ekonomi tersebut, mengingat Job Discription Pada Bagian Kemahasiswaan yaitu: a. Melakukan administrasi kemahasiswaan b. Melakukan pemberian izin dan rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. c. Memberikan layanan kesejahteraan Mahasiswa d. Melakukan penyajian informasi di bidang Kemahasiswaan dan alumni Universitas Sumatera Utara Pelayanan komunikasi yang diberikan oleh para pegawai terhadap mahasiswa harus tetap dijaga dengan baik terutama dalam pemberian informasi- informasi yang baru agar mahasiswa langsung tanggap terhadap informasi sehingga komunikasi tetap berjalan dengan lancar dan mahasiswa tetap merasa dipedulikan dan puas terhadap pelayanan yang ada Pada Bagian Kemahasiswan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Cara Tertulis Pelaksanaan komunikasi secara tertulis yang dilaksanakan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu perintah dan penjelasan secara tertulis dari Pembantu Dekan III kepada semua pegawai yang ada Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga laporan tertulis berupa hasil kerja dari pegawai kepada pimpinan yaitu Pembantu Dekan III. Komunikasi secara tertulis yang dilakukan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada mahasiswa yaitu: a. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni b. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni c. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas d. Mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan dan alumni. Universitas Sumatera Utara Alat-alat komunikasi yang digunakan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu: 1. Surat Surat yaitu alat komunikasi tertulis yang memuat berita atau informasi. Penggunaan surat lebih sering digunakan untuk pelaksanaan tugas dan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk da surat keluar, laporan dan sifat-sifat yang berhubungan dengan kegiatan Kantor. 2. Telepon Telepon adalah media komunikasi lisan yang cepat dan menambah kontak diantara sesama anggota organisasi dengan anggota organisasi lain yang tempat kerjanya berjauhan. 3. Faximile Faximile yaitu pengiriman berita, copy salinan, surat jaraj jauh. Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. 4. Pertemuan Dalam pertemuan diharapkan agar para pegawai mampu memberikan masukan terhadap masalah yang dibicarakan sehingga ditemukan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Bentuk-bentuk pertemuan yang ada misalnya Rapat, seminar-seminar dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara 5. Papan tulis Papan tulis yaitu informasi berupa pengumuman-pengumuman penting lainnya yang perlu untuk diketahui oleh seluruh yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

H. Pengaruh Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU