Surat yaitu dengan memuat berita dalam selembar yang disampaikan kepada orang yang bekerja sama dengan kantor.
2. Telepon
Telepon adalah media komunikasi yang secara lisan digunakan untuk melakukan komunikasi internal kantor tanpa perlu
bertatap muka karena penggunaan telepon secara pararel. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian
informasi kepada seseorang. Pelaksanaan komunikasi dengan telepon hanya dapat dilakukan untuk tugas yang sifatnya
ringan, dan prosesnya mudah ditangani. 3.
Pertemuan Pertemuan yaitu pertemuan yang mengundang pihak-pihak atau
orang-orang untuk melaksanakan sebuah pembicaraan. Bentuk pertemuan ini seperti rapat dan seminar- seminar.
4. Papan tulis pengumuman
Papan tulis pengumuman yaitu informasi yang menyajikan dan aktivitas kantor atau daftarjadwal atasan yang disajikan
disebuah papan tulis.
C. Proses Komunikasi
Komunikasi sebagai suatu proses dimana orang- orang sebagai pelaku utamanya akan saling berhubungan dan adanya pertukaran informasi. Proses
Universitas Sumatera Utara
komunikasi akan terjadi apabila seseorang mentransformasikan idenya ataupun informasi pesan kepada orang lain penerima.
Dalam mentransformasikan ide atau informasinya antara sipengirim dan sipenerima tidak hanya melakukan satu tindakan saja tetapi sesungguhnya lebih
dari satu tindakan, oleh karenanya dalam komunikasi terjadi suatu proses yang cukup panjang. Banyak pendapat dari para ahli tentang proses suatu komunikasi,
mereka menjabarkan bahwa komunikasi suatu proses melalui banyak tahap. Seperti pendapat Purwanto 2003:45 menyatakan bahwa proses komunikasi
terdiri dari 6 enam tahap yaitu: 1.
Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2.
Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan 3.
Pengirim menyampaikan pesan 4.
Penerima menerima pesan 5.
Penerima menafsirkan pesan 6.
Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim Adapun penjelasan mengenai 6 enam tahap dalam proses komunikasi tersebut
diatas adalah sebagai berikut: 1.
Sebelum penyampaian pesan dilakukan pengirim harus menyiapkan ide atau gagasan yang mana ide tersebut dapat
diperoleh dari berbagai sumber.
Universitas Sumatera Utara
2. Setelah sipengirim mempunyai ide maka selanjutnya adalah
pengubahan ide tersebut kedalam bentuk pesan, karena tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna.
3. Setelah pengiriman pesan dilakukan, komunikasi terjalin bila
seseorang yang dituju sudah menerima pesan dan memahami pesan.
4. Dengan penerimaan pesan maka sipenerima terlebih dahulu
mengadakan penafsiran. 5.
Umpan balik feed back adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai.
Keenam tahapan proses komunikasi tersebut dapat digambarkan dalam sebuah diagram sebagai berikut:
Sumber: Djoko, Purwanto, komunikasi bisnis,edisi kedua, Cetakan kesebelas, Erlangga: jakarta, 2003, hal.12.
Gambar 3.1 Model Proses Komunikasi Tahap 1
Pengirim mempunyai gagasan
Saluran
Media Tahap 2
Pengirim mengubah ide menjadi pesan
Tahap 3 Pengirim mengirim
pesan Tahap 6
Penerima mengirim ide pesan
Tahap 5 Penerima
menafsirkan pesan Tahap 4
Penerima menerima pesan
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya menurut Robbins dalam proses komunikasi ada 7 tujuh bagian yang terlibat seperti yang digambarkan berikut:
Sumber : Stephen P. Robins, Prinsip Perilaku Organisasi , Edisi kelima, Cetakan Ketujuh, Erlangga: Jakarta,2002, hal.147.
Gambar 3.2 Model Proses Komunikasi Menurut Robins ada 7 tujuh bagian yang terlibat dalam proses komunikasi ini:
1. Sumber berita merupakan yang pertama yang memiliki ide atau informasi
yang disandikan menjadi suatu pesan komunikator. 2.
Penyandian encoding, merupakan tahap pengubahan ide atau informasi kedalam sandi atau kode oleh komunikator sehingga menjadi suatu pesan.
3. Berita pesan, merupakan produk dari sumber penyandian source
encoding. 4.
Saluran komunikasi, adalah media perantara yang dilalui oleh pesan, yang mana pesan tersebut diseleksi oleh sumber berita dan menentukan apakah
akan menggunakan saluran formal atau informal. 5.
Pemecahan sandi decoding, merupakan tahap pengubahan pesan yang berupa sandi kedalam bentuk yang dapat dimengerti oleh penerima pesan.
6. Penerima berita adalah orang kedua yang menerima pesan dengan baik
setelah lebih dulu mengadakan decoding komunikan. 7.
Umpan balik sebagai proses akhir dari proses komunikasi merupakan respon balikan.
Sumber berita
Penyandian Saluaran
Komunika Pemecahan
pesan Penerima
berita
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian dari pendapat para ahli diatas secara sederhana, penulis dapat menyimpulkan bahwa proses komunikasi melibatkan beberapa unsur utama
yaitu: Pengirim pesan komunikator, pesan, saluran atau media, komunikan dan umpan baik, untuk tahapan- tahapan yang dilalui dalam proses komunikasi,
seperti yang telah kemukakan para ahli diatas secara sederhana dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Tahap penyajian : Adanya ide atau gagasan oleh komunikator
b. Tahap encoding : Pengubahan kedalam sandi atau kode c. Tahap pengiriman : Komunikan mengirim idedisandikan
d. Tahap penerimaan : Komunikan menerima ide dan memahami e. Tahap Feed back : Komunikan memberi umpan balik
D. Tujuan Komunikasi
