64
NotulenRisalah yang dibuat Notaris disebut berita acara. Cara ini dipilih oleh direksi danatau pemegang saham perseroan apabila agenda RUPS Tahunan
tidak hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang hanya berlaku di dalam lingkungan Perseroan sendiri, tetapi juga memutuskan hal-hal yang harus dimintakan
persetujuan dari atau harus dilaporkan dan diberitahukan kepada Menteri sebagaimana yang diatur dalam Pasal 21 ayat 1 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang
Perseroan Terbatas.
2. Akta Pernyataan Keputusan Rapat
Rapat Umum Para Pemegang Saham Luar Biasa PT Multi Megah Mandiri, yang berkedudukan hukum di Jakarta, ini yang dibuat dihadapan Irsal Bakar,
Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta, pada tanggal 14 empat belas Maret tahun 2003 dua ribu tiga nomor 3, sebagaimana yang telah diubah terakhir dengan
Akta Pernyataan Keputusan Rapat nomor 35, tertanggal 12 dua belas Mei 2008 dua ribu delapan yang dibuat di hadapan Erliani, Sarjana Hukum, Notaris di Jakarta,
tentang perubahan anggaran dasar PT. Multi Megah Mandiri, dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dengan
Surat Keputusannya pada Nomor AHU-46458.AH.01.02 Tahun 2008 tertanggal 31 tiga puluh satu Juli 2008 dua ribu delapan, dan terakhir diubah dengan Akta
Pernyataan Keputusan Rapat nomor 54, tertanggal 15 lima belas Desember 2008 dua ribu delapan yang dibuat di hadapan Zainal Abidin, Sarjana Hukum, Notaris di
Jakarta, yang anggaran dasarnya terakhir ini telah disesuaikan dengan Undang-Undang
Universitas Sumatera Utara
65
Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang terdapat dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat nomor 35, tertanggal 12 dua belas Mei 2008 dua ribu
delapan, ini telah diterima dan dicatat di dalam database Sistem Administrasi Badan Hukum Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.
Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan itu merupakan akta notariil, namun isi dari akta tersebut tetap merupakan
risalah yang dibuat di bawah tangan, seperti halnya akta penyimpanan akta depot. Menurut Tan Thong Kie, dalam akta penyimpanan akta depot, jika akta yang
disimpan adalah akta di bawah tangan, maka akta itu setelah disimpan tetap sebagai akta di bawah tangan, sedangkan akta penyimpanannya adalah akta otentik.
50
Berbeda dengan perubahan Anggaran Dasar perseroan yang dilakukan melalui Akta Risalah Rapat, serta pada perubahan Anggaran Dasar perseroan yang dilakukan
melalui Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang didasarkan atas risalah rapat yang dibuat di bawah tangan,
berdasarkan atas Rapat Umum Pemegang Saham dari perseroan yang menghasilkan keputusan untuk melakukan perubahan terhadap Anggaran Dasar perseroan yang
tidak dihadiri oleh Notaris. Kemudian, dalam tata cara tanpa kehadiran Notaris, seperti yang tersebut di
atas, maka akta notaris yang dihasilkan merupakan akta dari golongan partij akta atau akta pihak, sebab adanya kedatangan kuasa dari Perseroan Terbatas tersebut ke
50
Tan Thong Kie, Studi Notariat dan Serba-Serbi Praktek Notaris, Buku 1, Cetakan ke-2, Ichtiar Baru Van Hoeve, Jakarta, 2000, hal. 268.
Universitas Sumatera Utara
66
hadapan Notaris yang menghendaki dibuatnya risalah notulen rapat dalam akta notaris, yaitu: akta yang dikenal sebagai Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai
Perubahan Dasar Perseroan Terbatas. Perubahan Anggaran Dasar perseroan
yang dilakukan melalui Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang
didasarkan atas risalah rapat yang dibuat di bawah tangan, yang berdasarkan pada Pasal 91 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas,
yang berbunyi sebagai berikut: “Pemegang saham dapat juga mengambil keputusan yang mengikat di
luar Rapat Umum Pemegang Saham dengan syarat semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul
yang bersangkutan.”
Cara demikian dikenal dengan cara “sirkuler”, di mana cara ini berdasarkan Penjelasan Pasal 91 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan
Terbatas, yang mengatakan bahwa yang dimaksud dengan “pengambilan keputusan di luar Rapat Umum Pemegang Saham”, yang dalam praktik, dikenal dengan usul
keputusan yang diedarkan circular resolution. Kemudian, pengambilan keputusan seperti ini dilakukan tanpa diadakan Rapat Umum Pemegang Saham secara fisik,
tetapi keputusan diambil dengan cara mengirimkan secara tertulis usul yang akan diputuskan kepada semua pemegang saham dan usul tersebut disetujui secara tertulis
oleh seluruh pemegang saham. Sedangkan, yang dimaksud dengan “keputusan yang mengikat” adalah keputusan yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan
keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.
Universitas Sumatera Utara
67
Kedua tata cara pengambilan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham tersebut di atas, baik yang berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham di bawah
tangan maupun cara “sirkuler”, Notaris hanya menerima risalah notulen rapat atau sirkuler yang memuat tentang keputusan rapat yang diputuskan dalam Rapat Umum
Pemegang Saham yang dilakukan dengan 2 dua cara tersebut, yang telah diselenggarakan tanpa kehadiran Notaris. Risalah notulen rapat atau sirkuler
yang demikian, disebut sebagai risalah rapat yang dibuat di bawah tangan. Risalah rapat yang dibuat di bawah tangan tersebut, kemudian dibawa oleh
seseorang dari perseroan yang bersangkutan yang bertindak berdasarkan kuasa yang diberikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham ke hadapan Notaris. Pada umumnya,
selain risalah rapat dan surat kuasa tersebut, maka Notaris harus meminta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan perseroan, terutama akta pendirian dan
akta-akta perubahan Anggaran Dasar perseroan di samping Daftar Hadir dari Pemegang Saham yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham yang
menghasilkan risalah rapat tersebut. Apabila Notaris telah merasa yakin mengenai keabsahan dokumen-dokumen formalitas, penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang
Saham yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan kuasa yang diberikan jika ada, maka untuk selanjutnya risalah rapat yang dibuat di bawah tangan tersebut
dapat dituangkan ke dalam bentuk akta notaris yang disebut dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai Perubahan Anggaran Dasar perseroan.
Universitas Sumatera Utara
68
Cara demikian, risalah rapat yang dibuat di bawah tangan, lalu dituangkan dalam bentuk akta notaris, maka akta notaris yang dihasilkan merupakan akta dari
golongan partij akta atau akta pihak, sebab adanya kedatangan kuasa dari Perseroan Terbatas tersebut yang datang ke hadapan Notaris yang menghendaki dibuatnya
risalah notulen rapat atau sirkuler dalam akta Notaris. Apabila demikian motivasinya, maka alasan tersebut sekiranya kurang tepat,
mengingat bahwa Notaris adalah seorang pejabat umum yang mendapat kepercayaan Undang-Undang dan dalam Pasal 16 ayat 1 huruf e Undang-Undang Nomor 30
Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, yang secara tegas disebutkan bahwa Notaris berkewajiban untuk merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya, serta
segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta yang sesuai dengan sumpah jabatan yang ditetapkan dalam ketentuan yang diatur dalam Pasal 4 Undang-Undang
Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Selepas dari motivasi dari pihak-pihak yang berkepentingan, maka pembuatan
Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang keberadaannya itu telah memberikan peran penting bagi eksistensi suatu
Perseroan Terbatas sebagai pelaku ekonomi yang menunjang perkembangan perekonomian di
Indonesia. Sebagai penegasan keberadaannya, Departemen Kehakiman Republik Indonesia Nomor: C-UM, 01.10-2, tertanggal 12 April 1996,
yang ditujukan kepada seluruh Notaris di Indonesia dalam perihal perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas.
Universitas Sumatera Utara
69
Berdasarkan surat
dari Departemen
Kehakiman Republik
Indonesia Direktorat Jenderal Hukum dan Perundang-Undangan Nomor: C-UM, 01.10-2,
tertanggal 12 April 1996, dikenal 2 dua macam Akta Pernyataan Keputusan Rapat, yaitu :
1. Akta Pernyataan Keputusan Rapat PKR, yang dibuat berdasarkan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham RUPS notariil, dan
2. Akta Pernyataan Keputusan Rapat PKR, yang dibuat berdasarkan Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham RUPS di bawah tangan.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dikatakan bahwa akta pendirian dan perubahan Anggaran Dasar ini bisa
dibuat secara notariil maupun di bawah tangan, yang diatur sesuai dengan ketentuan yang terdapat pada Pasal 21 ayat 5 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang
Perseroan Terbatas. Dalam Surat Petunjuk tersebut, dinyatakan agar perubahan Anggaran Dasar
atas Akta Pendirian atau Akta Perubahan Anggaran Dasar, apabila risalah rapat dibuat secara di bawah tangan, maka perubahan tersebut dilangsungkan melalui
2 dua akta, yaitu : 1. Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran
Dasar perseroan yang harus disetujui oleh Menteri Kehakiman, dan 2. Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran
Dasar perseroan yang cukup dilaporkan.
Universitas Sumatera Utara
70
Berdasarkan Surat Petunjuk tersebut, dapat disimpulkan bahwa Menteri telah mengeluarkan kebijakan yang memperjelas kedudukan akta perubahan
Anggaran Dasar dalam bentuk Akta Pernyataan Keputusan Rapat. Hal tersebut dipertegas pula dengan Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia tentang M-01-HT.01-10 Tahun 2007 tentang tata cara pengajuan permohonan pengesahan badan hukum dan persetujuan perubahan anggaran dasar,
penyampaian pemberitahuan perubahan anggaran dasar dan perubahan data perseroan dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia
Republik Indonesia, juncto Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor : C-01.HT.01.01. Tahun 2003 tentang Tata Cara Pengajuan Permohonan dan Pengesahan Akta Pendirian dan Persetujuan Akta Perubahan Anggaran Dasar
perseroan, juncto Nomor : C-01.HT.01.04 Tahun 2003 tentang Tata Cara Penyampaian Laporan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas juncto
Nomor : C-03.HT.01.04 Tahun 2003 tentang Tata Cara Penyampaian Pemberitahuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas.
Dalam Pasal 1 angka 2 Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indobesia
Nomor : C-01.HT.01.01. Tahun 2003, terdapat pernyataan: “Akta perubahan Anggaran Dasar adalah akta perubahan yang dibuat oleh atau dihadapan Notaris
Universitas Sumatera Utara
71
berdasarkan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham …,” dan pada Pasal 1 dari Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman
dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : C-01.HT.01.04. Tahun 2003, dan Keputusan Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Departemen Kehakiman
dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : C-03.HT.01.04. Tahun 2003, terdapat pernyataan : “Akta perubahan Anggaran Dasar adalah akta perubahan yang
dibuat dihadapan Notaris berdasarkan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham ….” Setelah pembuatan akta perubahan, baik dalam bentuk Akta Risalah Rapat
maupun Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan, seperti halnya dalam pengajuan permohonan pengesahan Akta Pendirian
Perseroan Terbatas kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, serta selanjutnya permohonan persetujuan danatau pelaporan atas
perubahan Anggaran Dasar Perseroan Terbatas tersebut, dilakukan pula melalui proses jasa teknologi informasi sistem administrasi badan hukum secara elektronik
kepada Menteri dengan mengisi format isian, yang harus didahului dengan pengajuan nama Perseroan, yang diatur dalam Pasal 9 ayat 1 dan Pasal 9 ayat 2
Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, serta sebaiknya juga didaftarkan pula ke dalam Daftar Perusahaan, sesuai dengan prosedur ataupun
tata cara yang diatur dalam Pasal 9 ayat 1 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
Universitas Sumatera Utara
72
3. Risalah Rapat
