51
Akta Notaris, yang dimaksudkan dalam Pasal 21 ayat 5 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang menyatakan bahwa
perubahan Anggaran Dasar yang dibuat dengan akta notaris dalam bahasa Indonesia, harus diartikan sebagai Akta yang dibuat dihadapan ten overstaan van een notaris,
dinamakan “Akta Partij” partij acta atau “Akta Pihak” partij akten, yaitu : Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.
B. Ketentuan-Ketentuan Dalam Pembuatan Rapat Umum Pemegang Saham
1. Notaris Hadir Dalam Rapat Umum Pemegang Saham
Notaris yang terlibat langsung dalam rapat, artinya Notaris hadir dalam rapat tersebut untuk merekam, menuangkan tulisan dalam akta dari apa yang dilihat,
apa yang didengar dan apa yang diputuskan oleh pihak-pihak yang hadir dalam rapat atau acara tersebut atas permintaan dari pihak yang berkepentingan atau kuasa
dari perseroan terbatas yang bersangkutan. Oleh karena itu, segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam agenda Berita Acara Rapat pada Perseroan
Terbatas, dan juga mengenai kapan Rapat Umum Pemegang Saham itu diadakan pada hari, jam dan tanggal serta tempat, yang akan diselenggarakan oleh Perseroan
Terbatas yang bersangkutan, maka sebaiknya Notaris yang hadir dalam pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham, hendaknya menuangkan ke dalam bentuk akta yang
namanya: “Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham”.
Universitas Sumatera Utara
52
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan pengesahan pada Rapat Umum Pemegang Saham adalah : Bila Notaris hadir dalam penyelenggaran
Rapat Umum Pemegang Saham, perlu menentukan hari dan tanggal penyelenggaran maupun pelaksanaan rapat, pemberitahuan kepada seluruh pemegang saham,
mengetahui berapa jumlah peserta yang hadir dalam rapat, isi dari rapat, acara atau rapat, beserta program maupun agenda dalam Rapat Umum Pemegang Saham,
mengetahui jam berapa rapat atau acara dimulai, dan jam berapa rapat atau acara ditutup, maupun bagaimana cara penentuan dalam pengambilan keputusan pada
Rapat Umum Pemegang Saham. Pada umumnya, Notaris yang diundang dalam suatu Rapat Umum Pemegang
Saham, antara lain adalah: untuk mengetahui kesesuaian tata cara penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham dengan Anggaran Dasar perseroan, daftar pemegang
saham, kehadiran para pemegang saham danatau kuasanya, kompetensi pimpinan rapat yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perseroan, pemenuhan
kebutuhan korum agenda rapat yang dilaksanakan yang sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perseroan, dan selanjutnya untuk pembuatan Akta Berita Acara
Rapat Umum Pemegang Saham yang dituangkan dalam akta mengenai perubahan Anggaran Dasar perseroan yang merupakan keputusan dari Rapat Umum Pemegang
Saham tersebut.
Universitas Sumatera Utara
53
Dalam Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham yang diselenggarakan, perlu melakukan pemanggilan atau pemberitahuan Berita Acara Rapat Umum
Pemegang Saham kepada seluruh pemegang saham untuk melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham, yang dilakukan dengan Surat Tercatat danatau dengan
iklan dalam Surat Kabar, yang diatur dalam ketentuan yang terdapat Pasal 82 ayat 2 Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas.
Tetapi dalam hal ini, PT Multi Megah Mandiri ini masih berstatus sebagai perusahaan tertutup atau perusahaan yang belum go public, serta pada umumnya jenis
Perseroan Terbatas Tertutup ini adalah Perseroan Terbatas keluarga, kerabat atau saham yang di kertasnya sudah tertulis nama pemilik saham yang tidak mudah untuk
dipindahtangankan ke orang atau pihak lain. Oleh karena itu, dalam Berita Acara Rapat pada PT. Multi Megah Mandiri tidak perlu dilakukan dengan Surat Tercatat
danatau dengan iklan dalam Surat Kabar, yang sebagaimana diatur dalam ketentuan yang terdapat Pasal 82 ayat 2 Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang
Perseroan Terbatas, tetapi cukup diberitahukan atau dikirim dengan surat biasa atau dengan surat internal memo.
Ketua Rapat dalam Berita Acara Rapat itu menjelaskan bahwa pada acara pra Rapat yang dihadiri oleh para anggota Direksi dan para pemegang saham, telah
dilakukan pembahasan yang mendalam mengenai agenda dan rancangan keputusan Rapat. Setelah Ketua Rapat menguraikan dan menjelaskan satu per satu acara Rapat,
maka Ketua Rapat mengusulkan dan Rapat dengan suara bulat menyetujui dan memutuskan untuk menyetujui dan merubah susunan anggota direksi, sebagaimana hal
ini terdapat pada agenda dalam Berita Acara Rapat pada PT. Multi Megah Mandiri.
Universitas Sumatera Utara
54
Sehingga dengan demikian berdasarkan ketentuan dalam Pasal 20 Ayat 4 dari Anggaran Dasar Perseroan, Rapat ini adalah sah susunannya, dan berhak mengambil
keputusan-keputusan yang sah mengenai segala hal-hal yang dibicarakan, walaupun tidak diadakan panggilan terlebih dahulu dengan iklan dalam surat kabarharian;
Kemudian, dalam pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham, wajib dicantumkan kapan tanggal Rapat Umum Pemegang Saham itu dilaksanakan, kapan
waktunya, serta dimana tempat Rapat Umum Pemegang Saham itu diselenggarakan atau dilaksanakan, dan apa agenda acara
rapatnya, yang disertai dengan
pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam Rapat Umum Pemegang Saham itu tersedia di Kantor Perseroan, sejak tanggal dilakukan pemanggilan Rapat
Umum Pemegang Saham, sampai dengan tanggal Rapat Umum Pemegang Saham itu diadakan, yang sebagaimana diatur dalam Pasal 82 ayat 3 Undang-undang Nomor
40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Kecenderungan tata cara pembuatan dalam praktek Akta Berita Acara Rapat
Umum Pemegang Saham hampir sama banyaknya dipilih dengan melalui tata cara pembuatan atau Akta Pernyataan Keputusan Rapat mengenai perubahan Anggaran
Dasar perseroan. Tetapi hal ini menyebabkan tidak adanya motivasi yang jelas terhadap kecenderungan tersebut, namun terdapat suatu hal yang menyatakan bahwa
dipilihnya pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham semata-mata untuk menjaga kerahasiaan dalam hal terdapat agenda rapat yang tidak boleh
diketahui oleh pihak ketiga, seperti misalnya: dalam hal penetapan gaji Direksi atau Komisaris.
Universitas Sumatera Utara
55
Kemudian, untuk Akta Relaas tidak menjadi soal, apakah orang-orang yang hadir itu menolak mengharuskan untuk menandatangai akta itu. Apabila misalnya
pada pembuatan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham, yang dalam perseroan terbatas itu, orang-orang yang hadir itu telah meninggalkan rapat sebelum
akta itu ditandatangani, maka Notaris cukup menerangkan di dalam akta yang dituangkannya, bahwa para pihak yang hadir itu telah meninggalkan rapat
sebelum menandatangani akta itu dan dalam hal ini, akta itu tetap merupakan akta otentik. Oleh karena itu, Notaris sebagai pejabat umum, yang berpatokan pada
Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, yang dalam hal ini adanya keperluan-keperluan dari pihak-pihak yang datang dengan menghadap
Notaris, untuk memberi keterangan-keterangan, membuat minta dibuatkan serta menandatangani semua surat-surat dan akta-akta yang dibutuhkan untuk dituangkan
ke dalam bentuk Akta Berita Acara Rapat, yang di dalam Berita Acara Rapat itu membicarakan tentang segala sesuatu peristiwa maupun kejadian yang terjadi, yang
diminta maupun dikehendaki oleh pihak-pihak, sebagaimana hal ini terdapat pada agenda acara atau rapat, dan selanjutnya melakukan segala tindakan yang dianggap
baik dan berguna untuk menyelesaikan hal-hal yang disebutkan di atas. Pembuatan akta seperti Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham,
seorang Notaris dituntut untuk bersikap pro aktif, dan mempunyai inisiatif, serta kecermatan maupun ketelitian yang sangat tinggi. Akta tersebut tidak harus
ditandatangani oleh seluruh peserta rapat, tetapi yang hanya perlu diingat, apabila terjadi ada peserta rapat yang tidak bersedia menandatangani, maka dalam hal ini
Notaris wajib menulis apa sebab atau alasan mengapa, pihak-pihak yang hadir dalam rapat atau acara itu, tidak bersedia menandatangani akta tersebut.
Universitas Sumatera Utara
56
Sehubungan dengan keadaan tersebut di atas, perubahan Anggaran Dasar itu telah mendapat pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia dimana pernyataan itu diatur dalam Pasal 21 ayat 1 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang memberikan gambaran
peraturan perundang-undangan yang secara hierarki perundang-undangan antara peraturan induk, yaitu: Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan
Terbatas, dan peraturan-peraturan dari Departemen Kehakiman, yang merupakan peraturan pelaksananya sebagai yang bersifat memberikan penjelasan dari ketentuan
induk. Dalam pembentukan peraturan yang berkaitan dengan akta perubahan Anggaran Dasar perseroan tersebut di atas, maka Departemen Kehakiman tampaknya
bermaksud untuk memperjelas ketentuan yang tercantum dalam Pasal 90 ayat 1 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang dengan
demikian, dapat diharapkan untuk mencapai kepastian hukum.
2. Notaris Tak Hadir Dalam Rapat Umum Pemegang Saham
