38
a Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat
menyimpan rahasia b
Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip.
misalnya dapat ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit kerja
yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
c Diberlakukan larangan bagi semua orang selain
petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya. d
Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian
Melihat paparan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa arsip sangat memerlukan pengamanan arsip baik dari
segi fisik maupun non fisik. Pengamanan arsip yang baik dan benar hanya dapat tercapai jika petugas arsip dapat menjalankan
dan mengerjakan tugasnya dengan baik serta mendapat dukungan dari pihak-pihak yang bersangkutan sehingga arsip
terhindar dari pencurian dan justru terlindungi dengan baik.
d. Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan yang sangat penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga maupun organisasi.
Proses dasarnya dengan melakukan penyusutan, maka pengelolaan arsip dapat memungkinkan pengelolaan arsip yang dilakukan dapat
lebih efektif. Pengelolaan arsip yang sedikit akan dapat lebih mudah dilaksanakan daripada pengelolaan arsip yang jumlahnya terlalu
banyak. Sehingga suatu kantor itu tidak semua berkas dapat dikategorikan sebagai arsip. Arsip merupakan berkas yang memiliki
nilai guna sehingga nantinya akan digunakan kembali. Dengan
39
demikian perlu dilakukan seleksi dokumen sebelum dilakukan kegiatan penyimpanan.
Menurut Basir Barthos 2013: 101, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1 Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintah masing-masing
2 Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang berlaku 3
Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional
Rangkaian kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor atau organisasi harus dilakukan dengan beberapa tahapan. Menurut Agus
Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 108 tahapan penyusutan arsip ada enam yaitu sebagai berikut:
1 Penilaian arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap arsip yang akan dipindahkan atau
dimusnahkan. Penilaian terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh setiap jenis arsip. Dari penilaian
tersebut akan dapat diketahui nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan untuk
melakukan penyusutan.
40
2 Pemindahan arsip
Kegiatan penyusutan arsip adalah pemindahan arsip. Pemindahan arsip ini dilakukan setelah penilaian terhadap arsip
dilakukan apakah masih aktif atau sudah inaktif sehingga memerlukan
tempat tersendiri
untuk menyimpannya.
Pemindahan adalah tindakan internal yang artinya masih berlangsung dalam lingkungan perusahaan ataupun organisasi.
Internal disini maksutnya dari unit pengelola ke unit kearsipan dilingkungan perusahaan ataupun organisasi.
3 Jadwal retensi arsip
Rangkaian kegiatan penyusutan arsip adalah jadwal retensi arsip. Apabila suatu organisasikantor memiliki jadwal
retensi maka akan memiliki keuntungan sebagai berikut: a
Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih digunakan tidak tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif
b Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif
maupun inaktif c
Memudahkan penemuan kembali arsip d
Meningkatkan efisiensi kerja e
Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen
f Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai
bukti pertanggungjawaban dibidang pemerintah.
41
4 Penyerahan arsip
Penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan
ataupun organisasi yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen perusahaan ataupun organisasi yang
memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, dan
kehidupan kebangsaan. 5
Pemusnahan arsip Apabila sudah sampai waktunya arsip-arsip inaktif
dimusnahkan, maka pelaksanaan pemusnahan arsip harus segera dilaksanakan. Tetapi, untuk arsip yang berdasarkan jadwal
retensi akan diabadikan permanen maka arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan diserahkan kepada Arnas
Nasional. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya, serta
disaksikan oleh
dua orang
pejabat dari
bidang hukumperundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari
lembaga-lembaga atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
6 Pemindahan arsip ke dalam media mikrofilm
Apabila kantor memiliki dana yang cukup, maka arsip yang akan dimusnahkan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm
