Pengertian Arsip Ruang Lingkup Arsip dan Kearsipan

12 secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan sehari-hari suatu organisasi. Menurut Dewi Anggrawati 2005: 13 mengemukakan bahwa “arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya”. Arsip yang digunakan secara langsung adalah arsip yang masih dalam kategori arsip aktif dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Sedangkan Basir Barthos 2013: 4 mengungkapkan bahwa arsip dinamis adalah: Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang langsung dan terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung atau tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari- hari serta dikelola oleh pusat arsip. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat diketahui bahwa pengertian arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian berbagai pekerjaan dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. 13

d. Peran dan Fungsi Arsip

1 Peran Arsip Setiap kegiatan baik dalam organisasi Pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip dapat diketemukan berbagai informasi yang tepat. Hal tersebut dapat dikatakan arsip mempunyai peran penting dalam sebuah organisasi. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 8 berpendapat bahwa: Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang pengelolaan arsip. Peran penting arsip tersebut khususnya dalam hal sumber informasi sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, arsip haruslah menjadi perhatian khusus agar selalu dalam keadaan yang terawat dan aman sehingga ketika akan digunakan selalu dalam keadaan siap dan baik. Sedangkan menurut pendapat Basir Barthos 2013: 2 menjelaskan bahwa: Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.