Teknik Pengumpulan Data METODE PENELITIAN
61 Tabel 1. Kisi-kisi Observasi
No. Komponen
Indikator 1
Pengelolaan arsip dinamis
1. Pengelolaan surat masuk
dan keluar 2.
Prosedur penataan dan penyimpanan arsip
3. Sistem penyimpanan arsip
4. Ketersediaan perlengkapan
arsip 5.
Kelengkapan peralatan arsip 6.
Ruang penyimpanan arsip 7.
Kondisi lingkungan penyimpanan
8. Peminjaman, penemuan
kembali, pemeliharaan, pengamanan, penyusutan
arsip
2 Peralatan dan
perlengkapan arsip
1. Filing cabinet, rak, dan
lemari arsip 2.
Buku agenda 3.
Kartu kendali 4.
Buku ekspedisi
b. Pedoman Wawancara
Wawancara dilakukan dengan cara mempersiapkan pedoman wawancara terlebih dahulu. Pedoman wawancara digunakan agar
wawancara fokus pada masalah dan sudah mewakili semua responden. Kisi-kisi wawancara ditunjukkan pada tabel 2 sebagai berikut:
62
Tabel 2. Kisi-kisi Wawancara No.
Indikator Komponen
1 Pengelolaan
surat masuk dan surat
keluar 1.
Prosedur pengelolaan surat masuk
2. Prosedur pengelolaan
surat keluar 2
Prosedur penataan dan
penyimpanan arsip
1. Pelaksanaan penataan
2. Pelaksanaan
penyimpanan 3.
Sistem penyimpanan 4.
Peralatan penyimpanan
5. Perlengkapan dan
peralatan arsip 3
Peminjaman dan
penemuan kembali arsip
1. Pelaksanaan
peminjaman arsip 2.
Pelaksanaan penemuan kembali arsip
4 Pemeliharaan
dan pengamanan
arsip 1.
Pelaksanaan pemeliharaan arsip
2. Pelaksanaan
pengamanan arsip 3.
Pertanggungjawaban arsip
5 Penyusutan
arsip 1.
Pelaksanaan penyusutan arsip
2. Jadwal retensi arsip
63
c. Pedoman Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh data yang tersedia dalam bentuk gambar, arsip, dan buku sebagai pendukung penelitian.
Hasil dokumentasi yang ada kemudian dibandingkan dengan hasil wawancara dan observasi mengenai pengelolaan arsip dinamis. Berikut
pada tabel 3 ditunjukkan mengenai kisi-kisi dokumentasi: Tabel 3. Kisi-kisi Dokumentasi
No. Aspek
Sumber 1
Data kelembagaan PSTA BATAN Yogyakarta
Sejarah organisasi, visi dan misi,
struktur organisasi
2 Data mengenai pedoman tata
kearsipan dan tata naskah dinas Tata tertib dan
aturan organisasi, deskripsi tugas
organisasi
3 Data mengenai kearsipan dan
ketatausahaan di PSTA BATAN Yogyakarta
Buku agenda, kartu kendali, lembar
disposisi, buku ekspedisi
4 Foto keadaan ruangan sub bagian
tata usaha dan kepegawaian Pendokumentasian
menggunakan kamera