10
ditemukan kembali”. Dokumen yang dimaksudkan menurut pengertian tersebut adalah dokumen yang masih mempunyai nilai
guna, dokumen tersebut juga harus disimpan secara teratur dan berencana, serta dokumen tersebut dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. Selanjutnya menurut pendapat Zulkifli Amsyah 2003: 16 mengungkapkan arsip adalah
Setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-
strip, micro film, media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.
Melihat paparan pendapat-pendapat tersebut dapat diketahui
bahwa arsip adalah dokumen yang mempunyai keterangan- keterangan tentang suatu hal, dan disimpan secara sistematis yang
dapat diketemukan kembali jka diperlukan.
b. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan suatu bentuk kegiatan-kegiatan pengelolaan warkat atau arsip. Arsip perlu dikelola dengan baik agar
dapat menunjang kegiatan utama dalam organisasi. Agar tercipta kearsipan yang efektif dan efisien perlu adanya pengelolaan arsip
yang baik, khususnya arsip dinamis. Cara yang dilakukan yakni berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu, berkas
yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui
11
selektif secara cermat, dan penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
Kearsipan menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 3 kearsipan adalah “dasar dari pemeliharaan surat, kearsipan
mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga suratberkas tersebut dapat diketemukan
kembali bila diperlukan”. Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, bukan pada penyimpanannya. Sedangkan Basir
Barthos 2013: 2 mengungkapkan bahwa: Kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan sebagai
sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat- tepatnya.
Pendapat-pendapat tersebut dapat diketahui bahwa kearsipan adalah bagian kegiatan dari organisasi yang merupakan tata kelola
arsip yang bertujuan untuk menunjang dan memudahkan kegiatan dari organisasi dan digunakan sesuai dengan fungsinya.
c. Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam penyelesaian pekerjaan sehari-hari suatu organisasi. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan
12
secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan sehari-hari suatu organisasi.
Menurut Dewi Anggrawati 2005: 13 mengemukakan bahwa “arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya”. Arsip yang digunakan
secara langsung adalah arsip yang masih dalam kategori arsip aktif dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Sedangkan Basir
Barthos 2013: 4 mengungkapkan bahwa arsip dinamis adalah: Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis
aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang langsung dan terus-
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit
pengolah. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung atau tidak terus-menerus diperlukan
dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari- hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat diketahui bahwa pengertian arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian berbagai pekerjaan dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditentukan.
