Peran dan Fungsi Arsip

16 Nilai guna arsip merupakan nilai yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Kemudian nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip. Sedangkan menurut Badri Munir Sukoco 2007: 87, nilai guna arsip ada 6 yang disingkat “ALFRED” yaitu: A = Administration Value nilai guna administrasi L = Legal Value nilai guna hukum F = Fiscal Value nilai guna keuangan R = Research Value nilai guna penelitian E = Education Value nilai guna pendidikan D = Documentary Value nilai guna dokumen Nilai guna administrasi yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan. Nilai guna hukum yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Nilai guna keuangan yaitu niali guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Nilai guna penelitian yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya. Nilai guna pendidikan yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di dalamnya. Nilai guna dokumen yaitu nilai guna 17 arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Paparan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa kegunaan arsip hampir melengkapi seluruh lingkup dalam organisasi baik itu secara administrasi, pelaksanaan kegiatan utama organisasi hingga sejarah dalam penelitian. Kegunaan arsip berpengaruh penting dalam kegiatan suatu organisasi, sehingga pengelolaan arsip mulai dari penyimpanan hingga penyusutan haruslah dikelola dengan baik dan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan.

f. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat adalah salah satu bentuk dalam arsip dinamis. Surat masih tergolong aktif digunakan dalam kegiatan organisasi. Surat yang merupakan arsip dinamis baiknya dikelola dengan baik dan efektif, sehingga dapat memperlancar dalam kegiatan organisasi. 1 Pengelolaan Surat Masuk Menurut pendapat Ida Nuraida 2014: 88 Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu organisasi atau bagian dalam organisasi yang berasal baik dari organisasi lain atau dari bagian lain di organisasi yang sama. Surat-surat yang masuk setiap harinya harus segera diproses dalam suatu organisasi. Menurut Basir Barthos 2013: 24 ada berbagai tahapan- tahapan dalam pengelolaan surat masuk yaitu: 18 a Penyortiran surat Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atau surat- surat yang penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas Pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Surat-surat yang penting dapat di ketahui dengan cara: 1 Meneliti sumber surat. Sumber surat tersebut dapat dilihat darimana pengirim, alamat, atau stempel pos. 2 Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk apakah surat tersebut tergolong surat penting atau rahasia. Selanjutnya surat-surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting-penting, maka hendaknya perlu dipisahkan lagi sesuai dengan macam atau kelompok surat tersebut, seperti surat penting, surat pribadi, dan surat biasa. Agar tidak kacau setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau alat lain sejenisnya. Penyortiran dilakukan kepada surat-surat baik selagi masih bersampul maupun surat-surat yang telah