51
mengoptimalkan pegawai yang layak untuk jabatan bidang kearsipan, arsip sering dibersihkan agar terhindar dari kerusakan.
Nur Aini Astuti 2015 Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri Yogyakarta yang berjudul
“Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Pada Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten
Bantul.” Hasil penelitian menyatakan bahwa: 1 Penciptaan arsip dalam pengurusan surat masuk belum dilaksanakan secara benar; 2 Penataan arsip
dinamis belum menggunakan prinsip kerapian; 3 Peminjaman arsip dinamis belum menggunakan prosedur peminjaman yang tepat; 4 Penemuan kembali
arsip masih membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu berkisar lima menit; 5 pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis belum dilaksanakan secara
maksimal. Kemudian hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif antara lain: a Fasilitas kearsipan secara kualitas dan kuantitas
masih kurang; b Belum adanya arsiparis dan keterbatasan kemampuan serta pengetahuan pegawai tentang pengelolaan arsip dinamis aktif; c Kerapian
dan kebersihan lingkungan kerja kearsipan kurang diperhatikan oleh pegawai. Persamaan penelitian penelitian tersebut dengan penelitian ini adalah sama-
sama mengelola arsip dinamis, dan yang membedakan adalah subjek penelitian dan objek tempat penelitian.
C. Kerangka Pikir
Kearsipan merupakan bagian kegiatan administrasi dari organisasi yang merupakan tata kelola arsip yang berguna untuk menunjang dan
memudahkan kegiatan dari organisasi dan digunakan sesuai dengan
52
fungsinya. Tujuan utama dari kearsipan yaitu menyediakan suatu informasi yang terdapat dalam arsip sehingga kapanpun digunakan siap untuk
ditemukan. Pengelolaan arsip dinamis dalam sebuah organisasi tidak dapat
berjalan lancar tanpa didukung oleh faktor-faktor yang mempengaruhinya, seperti ruangan penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan arsip, serta
petugas arsip. Petugas arsip atau arsiparis adalah salah satu sumber daya utama dalam meningkatkan pelaksanaan kearsipan yang baik. Tanpa adanya
arsiparis yang professional maka pengelolaan arsip di dalam suatu organisasi akan mengalami banyak hambatan. Kemudian peralatan dan perlengkapan
penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan pengelolaan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan penataan,
penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali arsip, pemeliharaan, pengamanan arsip, dan penyusutan arsip.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dapat mengalami hambatan jika sistem kearsipan dalam suatu organisasi tidak berjalan dengan lancar.
Hambatan akan sangat berdampak terhadap kegiatan organisasi seperti saat pengembilan keputusan karena kurangnya informasi yang akurat dan tepat
dari suatu arsip sebagai sumber informasi. Suatu organisasi harus secepat mungkin berbenah terhadap hambatan yang dihadapi dengan memikirkan
solusi-solusi yang tepat dan upaya yang benar agar rangkaian kegiatan pengelolaan arsip dinamis mengalami peningkatan yang baik dan semakin
optimal dalam mengelola arsip.
53
Kerangka pikir penelitian tersebut dapat digambarkan secara ringkas seperti pada gambar 5 sebagai berikut:
Gambar 5. Alur Kerangka Pikir
Pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan Surat Masuk
Hambatan yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis
Upaya yang dilakukan untuk
mengatasi pengelolaan arsip
dinamis
Optimalnya pengelolaan arsip dinamis Pengelolaan Surat Keluar
