9
BAB II KAJIAN TEORI
A. Deskripsi Teori
1. Ruang Lingkup Arsip dan Kearsipan
a. Pengertian Arsip
Kegiatan organisasi selalu berkaitan dengan kegiatan pengelolaan arsip. Arsip merupakan salah satu sumber data dari
suatu organisasi yang berbentuk fisik dan harus dikelola dengan baik agar mempunyai nilai guna terhadap organisasi tersebut. Arsip sering
kali menjadi hal yang kurang diperhatikan dalam suatu organisasi. Hal ini yang seharusnya menjadi perhatian khususnya organisasi
agar proses kegiatan pokok organisasi dapat berjalan dengan baik. Disadari atau tidak bahwa pengelolaan arsip yang kurang baik akan
menghambat kegiatan pokok organisasi tersebut. Arsip menurut pendapat Thomas Wiyasa 2003: 43 adalah:
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya
mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsikekuasaan
peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran
dalam Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005: 5 adalah “kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
10
ditemukan kembali”. Dokumen yang dimaksudkan menurut pengertian tersebut adalah dokumen yang masih mempunyai nilai
guna, dokumen tersebut juga harus disimpan secara teratur dan berencana, serta dokumen tersebut dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. Selanjutnya menurut pendapat Zulkifli Amsyah 2003: 16 mengungkapkan arsip adalah
Setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-
strip, micro film, media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.
Melihat paparan pendapat-pendapat tersebut dapat diketahui
bahwa arsip adalah dokumen yang mempunyai keterangan- keterangan tentang suatu hal, dan disimpan secara sistematis yang
dapat diketemukan kembali jka diperlukan.
b. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan suatu bentuk kegiatan-kegiatan pengelolaan warkat atau arsip. Arsip perlu dikelola dengan baik agar
dapat menunjang kegiatan utama dalam organisasi. Agar tercipta kearsipan yang efektif dan efisien perlu adanya pengelolaan arsip
yang baik, khususnya arsip dinamis. Cara yang dilakukan yakni berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu, berkas
yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui
Kategori