Kegunaan Arsip Ruang Lingkup Arsip dan Kearsipan

18 a Penyortiran surat Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atau surat- surat yang penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas Pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan surat-surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Surat-surat yang penting dapat di ketahui dengan cara: 1 Meneliti sumber surat. Sumber surat tersebut dapat dilihat darimana pengirim, alamat, atau stempel pos. 2 Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk apakah surat tersebut tergolong surat penting atau rahasia. Selanjutnya surat-surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting-penting, maka hendaknya perlu dipisahkan lagi sesuai dengan macam atau kelompok surat tersebut, seperti surat penting, surat pribadi, dan surat biasa. Agar tidak kacau setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau alat lain sejenisnya. Penyortiran dilakukan kepada surat-surat baik selagi masih bersampul maupun surat-surat yang telah 19 terbuka. Proses penyortiran selalu terjadi pada kegiatan penanganan surat. b Pembukaan sampul amplop Langkah-langkah dalam pembukaan sampul ini ada tiga, yaitu: 1 Membuka sampul. Sampul-sampul yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri. Di samping kanan kotak sampul tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk tempat sampul yang telah terbuka. 2 Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka dengan pisau. 3 Sampul yang bertutup melebar dapat dibuka dengan cara seperti diatas dengan pisau atau dengan cara memotongnya dengan gunting. c Pengeluaran surat dari dalam sampul Surat-surat dikeluarkan dari dalam sampul terlebih dahulu, kemudian dibuka dan diratakandirapikan lipatan- lipatannya. Kaitkan sampul pada suratnya. 20 d Penelitian surat Surat-surat yang telah terbuka dan telah ditempatkan di dalam kotak surat terbuka, kemudian satu persatu diteliti untuk memastikan apakah tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan yang terdapat pada sampulnya. e Pembacaan surat Tahapan setelah diadakannya penelitian atas surat, selanjutnya surat-surat tersebut dibaca, disamping mengetahui isinya dan dapat menentukan mana-mana surat penting dan mana-mana surat biasa. Hal ini juga untuk memisahkan surat-surat mana yang perlu disampaikan langsung kepada pimpinan, dan surat-surat mana yang dapat disampaikan langsung kepada unit-unit pengolah yang dimaksudkan dalam surat tersebut. f Penyampaian surat intern Surat-surat dari pimpinan berdasarkan disposisinya disampaikan kepada unit yang dimaksud dalam disposisi. Kemudian surat-surat langsung pengolah disampaikan dengan kartu kendali bagi yang telah menerapkan Tata Kearsipan Pola Baru atau dengan lembar pengantar bagi yang belum menerapkan Tata Kearsipan Pola Baru.