Kegunaan Arsip Ruang Lingkup Arsip dan Kearsipan
18
a Penyortiran surat
Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atau surat-
surat yang penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas Pemerintahan, surat-surat dinas dari perusahaan, dan
surat-surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Surat-surat yang
penting dapat di ketahui dengan cara: 1
Meneliti sumber surat. Sumber surat tersebut dapat dilihat darimana pengirim, alamat, atau stempel pos.
2 Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat
yang dipergunakan
oleh pengirim
dapat juga
memberikan petunjuk apakah surat tersebut tergolong surat penting atau rahasia.
Selanjutnya surat-surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting-penting, maka hendaknya perlu
dipisahkan lagi sesuai dengan macam atau kelompok surat tersebut, seperti surat penting, surat pribadi, dan surat biasa.
Agar tidak kacau setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau alat lain
sejenisnya. Penyortiran dilakukan kepada surat-surat baik selagi masih bersampul maupun surat-surat yang telah
19
terbuka. Proses penyortiran selalu terjadi pada kegiatan penanganan surat.
b Pembukaan sampul amplop
Langkah-langkah dalam pembukaan sampul ini ada tiga, yaitu:
1 Membuka sampul. Sampul-sampul yang akan dibuka
ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup
tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri. Di samping kanan kotak sampul tertutup,
letakkan kotak yang sejenis untuk tempat sampul yang telah terbuka.
2 Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka
dengan pisau. 3
Sampul yang bertutup melebar dapat dibuka dengan cara seperti diatas dengan pisau atau dengan cara
memotongnya dengan gunting. c
Pengeluaran surat dari dalam sampul Surat-surat dikeluarkan dari dalam sampul terlebih
dahulu, kemudian dibuka dan diratakandirapikan lipatan- lipatannya. Kaitkan sampul pada suratnya.
20
d Penelitian surat
Surat-surat yang telah terbuka dan telah ditempatkan di dalam kotak surat terbuka, kemudian satu persatu diteliti
untuk memastikan apakah tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan yang terdapat pada sampulnya.
e Pembacaan surat
Tahapan setelah diadakannya penelitian atas surat, selanjutnya
surat-surat tersebut
dibaca, disamping
mengetahui isinya dan dapat menentukan mana-mana surat penting dan mana-mana surat biasa. Hal ini juga untuk
memisahkan surat-surat mana yang perlu disampaikan langsung kepada pimpinan, dan surat-surat mana yang dapat
disampaikan langsung kepada unit-unit pengolah yang dimaksudkan dalam surat tersebut.
f Penyampaian surat intern
Surat-surat dari pimpinan berdasarkan disposisinya disampaikan kepada unit yang dimaksud dalam disposisi.
Kemudian surat-surat langsung pengolah disampaikan dengan kartu kendali bagi yang telah menerapkan Tata
Kearsipan Pola Baru atau dengan lembar pengantar bagi yang belum menerapkan Tata Kearsipan Pola Baru.