14
Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut dapat diketahui bahwa peran arsip dalam organisasi adalah penting, mengingat arsip
dijadikan salah satu pertimbangan dan acuan dalam pembuatan keputusan organisasi, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian, serta pengendalian setepat-tepatnya untuk menunjang tercapainya tujuan suatu organisasi.
2 Fungsi Arsip
Fungsi arsip sangat penting bagi perkembangan suatu organisasi. Mengenai fungsi arsip menurut Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono 2005: 9 yaitu: “a sumber ingatan atau memori, b sebagai bahan pengambilan keputusan, c sebagai bukti atau
legalitas, d sebagai rujukan historis”. Keempat fungsi arsip tersebut, haruslah mempunyai sifat informatif dan dokumentasi. Informatif
berarti informasi yang terdapat dalam arsip mempunyai kegunaan untuk dapat digunakan sebagai pertimbangan pembuatan kebijakan.
Sedangkan dokumentasi berarti arsip dapat nyata dilihat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan fungsi arsip menurut Sulistyo
Basuki 2003: 31 yaitu: a
Merupakan memori bahan korporasi b
Pengambilan keputusan manajemen c
Menunjang legitimasi d
Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas e
Efisiensi badan korporasi f
Ketentuan hukum g
Rujukan historis
15
Berdasarkan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa fungsi arsip juga berkaitan erat dengan peran arsip, sehingga dapat ditarik
kesimpulan bahwa arsip tidak hanya sebagai sumber informasi atau memori, namun akan berkembang sesuai dengan fungsi dan
peranannya.
e. Kegunaan Arsip
Arsip adalah catatan tertulis, gambar, dan rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan seseorang sebagai
pengingat. Keberadaan arsip yang mempunyai peran strategis dalam organisasi. Peran arsip berhubungan erat dengan kegunaan arsip
yang beragam dan menyeluruh disegala bidang yang berkaitan dengan kegiatan organisasi. Kegunaan arsip harus didukung dengan
sistem pengelolaan arsip yang baik. Hal ini bertujuan agar saat ingin ditemukan kembali arsip dapat segera ditemukan dan dapat ditindak
lanjuti. Menurut Sedarmayanti 2003: 104 nilai guna arsip dapat
dibedakan menjadi dua yaitu: 1
Nilai guna primer, meliputi: a
Nilai guna administrasi b
Nilai guna hukum c
Nilai guna keuangan d
Nilai guna ilmiah dan teknologi 2
Nilai guna sekunder, meliputi: a
Nilai guna kebuktian b
Nilai guna informasial
16
Nilai guna arsip merupakan nilai yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua
yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga
pencipta arsip. Kemudian nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar
lembaga pencipta arsip. Sedangkan menurut Badri Munir Sukoco 2007: 87, nilai guna arsip ada 6 yang disingkat “ALFRED” yaitu:
A = Administration Value nilai guna administrasi L = Legal Value nilai guna hukum
F = Fiscal Value nilai guna keuangan R = Research Value nilai guna penelitian
E = Education Value nilai guna pendidikan D = Documentary Value nilai guna dokumen
Nilai guna administrasi yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai administrasinya
dibutuhkan oleh perusahaan. Nilai guna hukum yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai hukum yang
terkandung di dalamnya. Nilai guna keuangan yaitu niali guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai fiskal yang
terkandung di dalamnya. Nilai guna penelitian yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai riset yang
terkandung di dalamnya. Nilai guna pendidikan yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai pendidikan
yang terkandung di dalamnya. Nilai guna dokumen yaitu nilai guna
