9
3. Kelebihan Menggunakan DBMS
Database Management System atau biasa disingkat DBMS adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelolah dan mengontrol
pengaksesan database. Namun demikian definisi seperti itu belum menggambarkan sepenuhnya kemampuan yang diberikan oleh DBMS.
Oleh karena ini pembahasan mengenai kelebihan menggunakan DBMS perlu dikupas. Enam kelebihan yang akan dibahas mencakup
pengontrolan duplikasi data, penyediaan kemampuan berbagi data, peningkatan integritas data, dan pengaturan keamanan data.
a. Mengontrol duplikasi data. DBMS memungkinkan pengontrolan terhadap duplikasi data.
Sebagai contoh, dalam suatu sekolah setiap siswa memiliki nomor induk siswa. Bagi sekolah, satu nomor induk siswa hanya digunakan
untuk satu siswa. Dengan menggunakan DBMS, data nomor induk siswa bisa diataur agar tidak ada yang kembar. Artinya, satu nomor
induk dipastikan tidak bisa digunakan untuk dua orang siswa. Apa yang terjadi misalnya nomor 321 sudah digunakan untuk siswa
bernama Azkana Mahirah dan kemudian digunakan lagi untuk nama Azka Atallah? DBMS dengan sendirinya akan menolaknya Ya,
pencatatan nomor 321 untuk Azka Atallah akan ditolak secara otomatis karena nomor 321 sudah digunakan untuk yang lain. Perlu
juga diketahui bahwa duplikasi data juga terkurangi karena DBMS mempunyai kemampuan untuk berbagi data.
b. Menyediakan kemampuan berbagi data. Sebelum sistem database muncul, data dalam suatu organisasi
disimpan dalam bentuk sistem berkas. Pada sistem seperti ini, berkas umumnya menjadi milik seseorang atau departemenunit tertentu.
Akibatnya, data tersimpan dalam berkas tersebut tidak dapat diakses oleh yang lain yang menggunakan komputer berbeda. Nah,
kehadiaran DBMS membuat data bisa digunakan banyak orang, bahkan dalam satu waktu yang bersamaan. Kemampuan yang
membuat data bisa digunakan oleh banyak orang inilah yang disebut berbagi data data sharing. Kemampuan ini sekaligus mengurangi
duplikasi data. Mengapa begitu? Bisa dibayangkan kalau setiap
10 departemenunit dalam suatu organisasi memiliki data sendiri-sendiri.
Data seorang pegawai bisa tersimpan di beberapa berkas, yang berarti terjadi duplikasi. Dengan memanfaatkan kemampuan berbagi
data, data seorang pegawai cukup disimpan oleh banyak orang. Bila ada perubahan terhadap data, misalnya pegawai pindah ke bagian
lain, perubahan itu pun bisa dilihat oleh semua orang yang bisa mengakses data tersebut.
Gambar 1. 5 Perubahan data menjadi transparan Pada gambar 1.5 di atas menunjukkan kemampuan berbagi
data yang memungkinkan data diakses oleh banyak orang. Perubahan data bersifat transparan bagi semua orang. Begitu data diubah,
perubahan itu akan dapat dilihat oleh yang lain. c. Meningkatkan integritas data.
Pada topik mengontrol duplikasi data dijelaskan bahwa DBMS memungkinkan pencegahan duplikasi data pada nomor siswa.
Kemampuan ini sebenarnya hanyalah salah satu contoh untuk menjaga integritas data. Pengertian integritas data sendiri berarti
bahwa data diusahan dalam keadaan valid. Nah, DBMS sesungguhnya mempunyai berbagai fitur untuk menjaga integritas
data. d. Mengatur keamanan data.
Mungkin timbul suatu pertanyaan, “apakah dengan membuat suatu data bisa diakses oleh banyak orang melalui kemampuan
berbagi data justru membuat data yang bersifat rahasia bagi orang tertentu menjadi tidak terlindungi?” satu pemikiran yang bagus. Ketika
kita membuat satu sistem database, kita perlu mempertimbangkan hal
seperti itu. Beruntung sekali DBMS memberikan fasilitas yang berguna
11 untuk mengatur akses terharap data. Fasilitas ini memungkinkan data
tertentu hanya bisa diakses oleh orang tertentu. Konsekuensinya, setiap pemakai perlu mengakses sistem dengan menggunakan
identitas pemakai biasa disebut nama pemakai atau user name yang dilengkapi dengan password. Melalui mekanisme ini, si Amir yang
bekerja dibagian yang bekerja dibagian pelatihan hanya berhak mendapatkan informasi pegawai yang tidak ada kaitannya dengan
gaji. e. Keamanan dan integritas data
Keamanan data akan lebih terintegrasi dengan baik karena data dikendalikan oleh DBMS. DBMS dapat melakukan kendala
integritas terhadap data. Segala sesuatu yang tidak sesuai dengan definisi suatu field dan kekangan yang melekat pada field akan ditolak.
Sebagai contoh, jika field Jenis_Kelamin dinyatakan berupa P atau W, maka penyimpanan L ke field tersebut dengan sendirinya akan ditolak
oleh DBMS. f. Waktu pengembangan aplikasi terpendek
DBMS menawarkan banyak fasilitas yang memudahkan dalam menyusun aplikasi sehingga waktu pengembangan aplikasi dapat
diperpendek.
4. Mengenal Konsep Database Dalam Access
Kategori