28 Gambar 2. 2 Open Recent Database
Bila tidak terdapat pada Open Recent Database, anda bisa melakukan langkah berikut:
1 Klik pada Office Button .
2 Pilih Open
3 Pilih file database yang pada pada modul kita beri nama database kita
Daftar Teman lalu klik button seperti terlihat pada
gambar 2.3 seperti berikut.
Gambar 2. 3 Open Recent Database file
11. Membuat Tabel
Setelah suatu database diciptakan, Access secara otomatis akan membuatkan sebuah tabel baru. Saudara bisa segera melengkapi tabel
tersebut. Sebagai contoh, dalam database Daftar Teman akan diletakkan sebuah tabel bernama Teman. Langkah yang perlu dilakukan adalah
sebagai berikut.
a. Klik ganda pada judul ID. Ketikkan No.ID sehingga hasilnya seperti
terlihat berikut.
Gambar 2. 4 membuat field ID
29 b. Klik ganda pada
untuk menambahkan field baru. Langkah ini akan menampilkan keadaan seperti terlihat pada gambar
berikut.
Gambar 2. 5 hasil field ID
c. Lakukan penambahan field Nama, Tgl_lahir Alamat dan Kota sehingga hasil akhirnya seperti gambar berikut.
Gambar 2. 6 Tabel dengan field yang sudah lengkap d. Untuk menyimpan field-field yang telah saudara tentukan, klik tombol
office dan kemudian pilih Save. Akan muncul kotak dialog seperti
gambar berikut.
Gambar 2. 7 Konfirmasi nama tabel
e. Ketikkan Teman pada kotak Table Name sehingga menjadi seperti
gambar berikut.
Gambar 2. 8 Tabel dengan nama Teman f. Klik tombol
g. Klik di sebelah kanan Teman untuk menutup pendesain tabel.
Keberadaan tabel Teman dapat dilihat pada panel kiri.
Gambar 2. 9 Tabel yang telah dibuat dengan nama tabel Teman
30 Sejauh ini saudara telah berhasil menciptakan tabel, meskipun ada
beberapa rincian yang masih tertinggal. Oleh karena itu, detail tentang tabel perlu dibahas agar saudara mendapat gambaran lebih jauh tentang
tabel. Telah diketahui bahwa sebuah tabel melibatkan sejumlah field.
Setiap field sebenarnya memiliki tipe. Ketika merancang sebuah field kita perlu menentukan tipenya. Mungkin timbul pertanyaan, “apa kegunaan
tipe field?”. Tentu saja tipe perlu disertakan secara ekplisit karena ada maksud tertentu. Sebagai contoh, diinginkan untuk membuat field untuk
menyimpan data gaji seseorang. Tipe yang digunakan untuk field tersebut berbeda dengan field yang digunakan untuk menyimpan nama orang.
Mengapa? Sebab data gaji bisa dikalkulasi misalnya untuk dijumlahkan, sedangkan pada data nama pegawai tidak ada keperluan seperti itu.
Seandainya tipe data gaji disamakan dengan tipe data nama seseorang maka konsekuensinya akan menjadi tidak mudah untuk melakukan
operasi perhitungan. Ada sejumlah tipe data yang disediakan Access. Beberapa tipe
data yang penting diketahui adalah Text, Memo, Number, DateTime, Currency, AutoNumber, dan YesNo. penjelasan tentang masing-masing
tipe data dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut. Tabel. 1. Tipe data
Tipe Data Keterangan
Text Menyatakan bahwa data berbentuk teks
kumpulan sejumlah
karakter. Panjang
maksimal 225 karakter. Untuk tipe seperti ini, ukuran field menentukan jumlah maksimal
karakter yang dapat dikandung.
Memo Menyatakan bahwa data berbentuk teks
dengan panjang tidak terbatas Number
Menyatakan data berbentuk bilangan DateTime
Menyatakan data berbentuk waktu tanggal dan jam
Currency Menyatakan nilai uang
AutoNumber Menyatakan bahwa nilainya diisi secara
otomatis oleh Access YesNo
Menyatakan data yang hanya bisa berisi “Yes” atau “No” saja.
Selain tipe data, sebuah field atau beberapa field dapat berfungsi sebagai kunci primer Primary Key. Perlu diketahui bahwa sebuah tabel
31
memiliki satu kunci primer. Yang disebut kunci primer adalah suatu field
atau gabungan beberapa field yang bertindak sebagai pengatur agar tidak ada record yang nilai field atau field-field tersebut kembar.
Dengan kata lain, kunci primer digunakan untuk menjamin bahwa setiap record jika dilihat dari nilai field-field yang menyusun kunci primer
tidak akan ada yang sama. Perlu diketahui, field yang asalnya berjudul ID seperti pada contoh di gambar 1.4 secara otomatis berfungsi sebagai
kunci primer. Dengan demikian, No_ID yang merupakan nama perubahan dari ID bertindak sebagai kunci primer.
Sekarang saatnya untuk menentukan tipe data untuk setiap field
dalam tabel Teman. Tabel 1.2 menunjukkan scenario yang kita
kehendaki. Tabel. 2. Field dan tipe data
Field Tipe Data
Ukuran No_ID
AutoNumber -
Nama Text
35 Tanggal_lhr
DateTime Alamat
Text 60
Kota Text
20
Untuk melakukan pengaturan field pada tabel Teman berdasarkan
ketentuan di depan, saudara perlu melaksanakan langkah seperti gambar berikut
a. Letakkan penunjuk mouse pada posisi seperti gambar berikut.
Gambar 2. 10 Letakkan kursor diatas tabel b. Klik tombol kanan mouse dan klik pada
. Akan diperoleh hasil seperti berikut.
32 Gambar 2. 11 Pengaturan design view
c. Mengingat ini Data Type untuk No_ID sudah berupa AutoNumber,
