memuat 3 sampai 4 berita. Oleh karena itu yang membedakan arsip yang satu dengan yang lainya adalah kode tanggal yang sudah diberikan.
4.2.3.3. Sistem Temu Kembali Arsip
Sistem temu kembali arsip adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna, dalam
hal ini staf bagia pemberitaan TVRI, untuk memenuhi kebutuhan informasi yang sedang dibutuhkan saat itu. Tujuan utama sistem temu kembali arsip adalah untuk
menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan
demikian sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai. Pemberitaan di Stasiun TVRI tidak memiliki sistem temu kembali
informasi. Hal ini diungkapkan oleh informan seperti dibawah ini:
”..tidak ada...” ”kami tidak pernah melakukan pencarian lagi apabila informasinya sudah
berlalu...karena memang kami sudah tidak membutuhkannya lagi.”
Pernyataan informan di atas menyatakan bahwa mereka tidak memiliki sistem temu kembali yang baik hal ini dikarenakan mereka tidak pernah lagi
membutuhkan arsip berita apabila sudah berlalu, sehingga mereka menganggap tidak memerlukan lagi sistem temu kembali. Jika dikaji secara teori hal ini telah
melanggar teori manajemen arsip tentang sistem temu kembali arsip. Karena biasanya setiap instansi suatu saat pasti akan membutuhkan kembali arsip yang
sudah berlalu, dan digunakan sebagai bahan pertimbangan keputusan untuk kedepannya.
4.2.4. Pelestarian Arsip 4.2.4.1. Penyebab Kerusakan Arsip
Jenis kerusakan arsip sesuai dengan jenis arsip yang diciptakannya nya dan seperti di stasiun TVRI yang memiliki jenis arsip Dokumentasi dan berupa
magnetik data maka biasanya penyebab dari kerusakan asrip tersebut adalah : Tekanan fisik, temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi, jamur, debu,
fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif, goresan pada pita kaset ataupun kasetnya.
Akan tetapi stasiun tidak pernah mengalami kerusakan pada kaset ataupun pita yang mereka simpan seperti yang diungkapkan oleh informan sebagai berikut:
” kami belum pernah mengalami kerusakan pada setiap arsip kami walaupun sedikit, baik itu pada pita VHS nya ataupun kaset mini DV
nya....” ”Iya saya juga gak tau kenapa tapi itu lah dia...selama saya bekerja
dibagian ini saya belum pernah tau ada kaset yang rusak...tapi mungkin karena kami hanya menyimpan berita-berita kalaidoskop...setelah itu kami
hapus lagi..”
Pernyataan informan diatas menyatakan bahwa arsip yang mereka hasilkan tidak pernah rusak dengan alasan bahwa mereka hanya menyiman pita VHS
selama setahun dan langsung memindahkannya ke dalam kaset mini DV setelah itu pita VHS mereka hapus lagi dan digunakan lagi. Tetapi seharusnya walaupun
belum pernah rusak sebaiknya stasiun TVRI juga harus bisa melakukan perawatan yang baik tidak hanya ruangan yang ber AC, hal ini dikarenakan agar arsip bisa
lebih baik lagi perawatannya sehingga dapat terjaga dengan baik.
4.2.5. Pemusnahan Arsip 4.2.5.1.Jadwal Retensi Arsip
jadwal retensi arsip adalah: Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan
demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif sebelum dipindahkan ke pusat
penyimpanan arsip jangka waktu penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional. Ernyataan
informan juga sama halnya pada stasiun TVRI yang membuat jadwal retensi arsip yang mengikuti aturan UU Penyiaran dapat kita ketahui sebagai berikut:
”...Disini kami tidak memiliki aturan-aturan yang ditetapkan didalam menentukan yang seperti kamu bilang tadi...jadwal retensi arsip..kami
hanya mengikuti peraturan pemerintah yaitu UU Penyiaran..” ”.. UU Penyiaran itu ya disuruh memusnahkan arsip apabila jangka
waktunya sudah setahun...” Dari pernyataan informan tersebut sehingga dapat kita ketahui bahwa
stasiun TVRI memiliki pedoman yang mereka ikuti didalam pemusnahan arsip yang sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip walaupun mereka bilang mereka tidak
memiliki pedoman khusus padahal sebenarnya UU Penyiaran merupakan pedoman khusus mereka karena pedoman itu lah yang diikuti untuk
memusnahkan arsip.
4.2.6. Peranan Kearsipan
