2.2.10. Pemindahan Arsip
Kegiatan pemindahan arsip dilakukan apabila arsip sudah kebanyakan. Biasanya arsip yang dipindahkan adalah arsip yang sudah memiliki nilai guna yng
berkurang. Tujuan pemindahan Arsip adalah:
1. adanya efisiensi dlm penyimpanan penemuan kembali arsip aktif
2. Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif
3. Mengurangi biaya perawatan
Ada 2 Metode dalam pemindahan arsip yaitu : 1.
Secara rutinBerulang perpetual method begitu arsip selesai diproses closed langsung dipindah,
2. Secara periodik periodic method
dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun pada tengah atau akhir tahun
Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan:
1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif
2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor
tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.
3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk
DIPINDAHKAN 4.
beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan arsip
5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir kontrak telah
kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup 6.
membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.
Pada hakikatnya arsip yang mengalami pemindahan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang nilai pakai atau keguanaannya telah menurun. Untuk memindahkan
arsip inaktif maka ada prosedur atau ketentuan yang digunakan. Berikut adalah proses ketentuannya.
1. Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang
disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar
dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif. Jadwal retensi arsip records retention schedule adalah kesepakatan tertulis antara pencipta,
pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan
berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif
dan kapan arsip bisa dimusnahkan. 2.
Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir
dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk
pemindahan arsip inaktif. 3.
Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip.
4. Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti per-
tanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke
pimpinan pusat arsip. 5.
Prosedur pemindahan arsip inaktif, tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan
dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai pada
serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.
6. Seleksi dilakukan di unit kerjapengolah terhadap seluruh arsip yang
tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di
sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.
7. Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan
memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi
tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan records transmittal. Sedangkan di Indonesia pada umumnya
pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan.
8. Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara
Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir Massofa, 2009: 3
2.2.11. Pemusnahan Arsip
Kategori