Dari pendapat diatas maka dapat dikatakan pengertian manajemen arsip adalah suatu kegiatan atau pekerjaan yang meliputi : pengendalian, penyimpanan
dan pemeliharaan arsip. Menurut Barthos dalam glossary for Archivist, Manuscript Curators and
Record manager manajemen kearsipan diartikan sebagai ”A field of management responsible for the systematic control of the creation,
maintenance, use, and disposition of records” surat bidang manajemen yang bertanggungjawab pada pengendalian sistematis terhadap
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip.
Sedangkan menurut Patricia dalam Martono 1997:23 bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of
recorded from creation to ultimate disposition or permanent storage of a records”
Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa arsip sebagai pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir
atau penyimpanan arsi secara permanen Dari kedua pernyataan diatas mengenai pengertian manajemen kearsipan maka dapat kita ketahui bahwa manajemen
kearsipan merupakan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan daur hidup arsip.
2.2.2. Tujuan Manajemen Arsip
Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien
mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan
instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:
• Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali
yang efektif dan efisien. •
Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.
• Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun
informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Menurut Wursanto dalam basari 2010:4 kearsipan “merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan
usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-
surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah
yang selanjutnya disebut kearsipan”.
2.2.3. Daur Hidup arsip
Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut
memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat
dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja.
Menurut Diamond, 1983 arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu :
1 first is creation, when pen is put on the paper data are generated by
a computer or information is captured on film tape or any other medium,
2 Active Use, which can range from a few days for several yeasrs.
During this period, user frequently reference the records, so they need quick access.
3 The third period on the cycle is inactive, when the records in
storage, 4
The final stage in the cycle is destruction.
1 pertama adalah penciptaan, bila pena diletakkan pada data kertas yang dihasilkan oleh sebuah komputer atau informasi yang ditangkap
pada pita film atau media lainnya, 2 Penggunaan aktif, yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk
beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering mereferensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat.
3 Periode ketiga pada siklus yang tidak aktif, ketika catatan di gudang, 4 Tahap terakhir dalam siklus pemusnahan.
Dibawah ini dapat dilihat gambar daur hidup arsip :
Gambar 1: Daur Hidup Arsip sumber: Diamond, 1983
Gambar diatas menjelaskan bahwa daur hidup arsip terdiri dari: 1
Creation Penciptaan Arsip Merupakan kegiatan awal yaitu dimana kegiatan penciptaan merupakan
kegiatan awal dari terbentuknya sebuah arsip yang perlu disimpan dan dilestarikan informasi yang tekandung didalam arsip tersebut.
2 Maintenance Use Pemeliharaan Arsip
Maintenance adalah kegiatan pemeliharaan arsip agar arsi tersebut tidak mudah rusak sehingga dijaga perawatan dari arsip tersebut.
3 Disposition Penempatan Arsip
Kegiatan penempatan arsip adalah kegiatan dimana arsip tersebut ditepatkan sesuai dengan fungsinya atau jenis arsip tersebut.sesuai dengan peraturan masing-
masing organisasi. 4
Preservation Pelestarian Arsip Kegiatan preservation adalah kegiatan untuk melestarikan arsip yang sudah
tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan mudah untuk melakukan penemuan kembali informasi yang
suatu saat jika diperlukan.
5 Temporary Storage Penyimpanan Sementara
Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip yang sudah tidak aktif lagi dan arsip yang masih dipakai akan disimpan namun arsip yang
sudah tidak terpakai lagi dan jika perlu dimusnahkan harus dimusnakan. 6
Destruction Pemusnahan Arsip Kegiatan pemusnahan arsip adalah kegiatan terakhir dalam kegiatan daur
hidup arsip dimana kegiatan ini bertujuan untuk mengefisien tempat. Arsip yang harus dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul tidak berfungsi lagi.
Sedangkan menurut Wallace, 1992: 2 ”Manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip life
cycle of records, yang mencakup proses penciptaan records creation, pendistribusian record distribution, penggunaan arsip record utilization,
penyimpanan arsip aktif storage active records, pemindahan arsip records transfer, penyimpanan arsip in aktif storage inactive records,
pemusnahan arsip records disposal, penyimpanan arsip secara permanen permanent storage.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat kita ketahui bahwa daur hidup arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses awal penciptaan arsip sampai
dengan pemusnahan arsip.
2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
