a Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Menurut Martono 1994:35 penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a Angka pemakaian
b Jadwal retensi
c Nilai kegunaan arsip
d Pemindahan arsip
e Pemusnahan arsip
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan
pedoman pemusnahan arsip.
2.2.8. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan penting untuk dilakukan dalam
memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut.
Menurut Sedarmayanti 2003:103 jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat
disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :
1.
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in aktif
2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah
tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah:
1 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
2 Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
3 Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4 Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.
5 Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
2.2.9. Sistem Temu Kembali Informasi
Manajemen kearsipan yang baik akan mempermudah didalam kegiatan sistem temu kembali arsip waktu yang lama.Tidak selalu arsip yang dibutuhkan
adalah arsip yang masih aktif karena ada saatnya organisasi tersebut ingin melihat kembali informasi yang terdapat pada arsip yang sudah tidak aktif lagi karena
nilai guna dari setiap arsip berbeda-beda. Sehingga dibutuhkan manajemen arsip yang baik untuk mempermudah sistem temu balik arsip dalam sebuah informasi.
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Surachman, pengertian sistem temu kembali informasi yakni:
”Sistem temu kembali Informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok Informasi bagi Pemakai sebagai jawaban atas
permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dapat dinyatakan bahwa sistem temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan
kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya”.
Definisi lain menurut Taque-sutcliffe dalam Lubis 2007:5 mengemukakan bahwa:
”Sistem temu kembali informasi adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna
dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan
kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan demikian sasrn akhir dari sistem
temu kembali informasi dlh kepusan pemakai”.
Dari pernyataan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan suatu kegiatan ataupun sistem yang dilakukan
dalam penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pengguna sesuai dengan permintaan pengguna agr dapat memberikan kepuasan terhadap pengguna.
2.2.10. Pemindahan Arsip
