Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara

MANAJEMEN PELESTARIAN ARSIP STATIS DAERAH PADA BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam

Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

OLEH

AFRIYANTI MAYA SARI 080709032

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU BUDAYA MEDAN

ABSTRAK

Sari, Afriyanti Maya. 2012. Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pelestarian arsip statis daerah pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara, dalam upaya pelestarian informasi.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif yang dilaksanakan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. William Iskandar No.9 Medan.Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth interview), Observasi dan Studi Dokumentasi.

Hasil dari Penelitian menjelaskan bahwa dalam kegiatan manajemen arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang meliputi life cycle arsip, penciptaan arsip dan penyimpanan arsip telah berjalan dengan baik oleh para arsiparis yang bekerja di BPAD. Namun, tidak semua kegiatan life cycle arsip, penciptaan dan penyimpanan dilakukan dengan baik oleh para arsiparis, misalnya pada akuisisi dimana masih kurangnya kesadaran para pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya ke lembaga kearsipan yaitu ke BPAD Provinsi Sumatera Utara. Sedangkan pada bagian layanan pengguna, dimana BPAD belum sepenuhnya terpenuhi karena BPAD belum memiliki ruangan yang khusus bagi pengguna, hal ini disebabkan karena diterapkannya sistem layanan tertutup. Tetapi secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara“.

Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi syarat dalam meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari, penelitian ini dapat diselesaikan berkat bantuan yang besar dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya khusus kepada kedua orang tua buat Bapak dan Mama yang penulis sayangi Ir. S. Samosir dan E. M. Br. Turnip dan juga buat saudaraku yang terkasih Junaedy Anthon A.A. Samosir, M.Pd (Abang), Disna Eli Vanty Samosir S.H (Kakak), Richoni Boris Samosir (Abang). Terima kasih buat doa, semangat, motivasi, dukungan moral dan materil yang selalu mendukung penulis.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Ibu Dr. Irawati A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

2. Bapak Ishak S.S, M.Hum selaku dosen pembimbing I yang telah banyak membantu dan meluangkan waktu serta pikiran atas arahan-arahan dalam penulisan skripsi ini.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembimbing II yang banyak meluangkan waktu dan senantiasa membantu serta masukan yang berguna didalam penyelesaian skripsi ini.

4. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum selaku Sekretaris dan dosen pembimbing akademik juga telah banyak membantu penulis.

5. Bapak Dr. A Ridwan Siregar, M.Lib selaku penguji sidang yang telah banyak memberikan masukan kepada penulis.

6. Ibu Drs. Eva Rabita, M.Hum selaku penguji yang telah banyak membantu dan memberikan masukan kepada penulis

7. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU 8. Eda Betty Br. Malau, S.Pd dan keponakanku sayang Indrawan Pratama

Blesseven Samosir terima kasih atas doa dan dukungannya.

9. Sahabat-sahabat terbaikku brey Lia Handayani dan brey Osin Verawati senang dan bahagianya aku bisa jumpa dengan kalian berdua yang tidak pernah bosan memberi dukungan moril, semangat dan doa kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. (Selamanya kita tetap sahabat).

10.Seluruh staff pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi khususnya Pak Belling dan Buk Hotlan yang telah banyak memberikan masukkan dan dukungan kepada penulis.

11.Bang Yudi (BY) sebagai staff pegawai Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini serta dukungannya kepada penulis.

12.Bang Danil (KPS) dan Kak Meikhe (FKG) yang telah banyak membantu penulis selama ini, terutama dalam menyusun skripsi.

13.Seluruh pegawai Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara khususnya Buk Zulaikha yang tidak pernah bosan membantu penulis dalam memberikan informasi tentang arsip-arsip di BPAD.

14.Adik sepupuku yang paling aku sayangi Windha Lucia Situmorang yang selalu memberikan semangat dan doa kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat waktu.

15.Teman-teman seperjuangan Morina, Nindi, Putri, Winda, Mutia, Uli, Adel, Hildia, Diky, Selvi, Yanti, Loren, Ririn yang telah telah mendoakan dan memberi dukungannya kepada penulis.

16.Buat teman-teman angkatan 2008 Elga, Isva, Ricky, Lamtota, dan lain-lain yang namanya tidak bisa disebutkan satu persatu terima kasih buat dukungannya.

17.Buat adik-adik angkatan 2009 dan 2010 terima kasih juga buat doa dan dukungannya selama ini ia dek.

Akhir kata, penulis juga menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan kesalahan dalam penyajian maupun dalam penulisan ini. Untuk itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan skripsi ini.

Hormat Saya,

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTRA LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 4

1.3. Tujuan Penelitian ... 4

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

1.5. Rumusan Masalah ... 5

BAB II TINJAUN LITERATUR 2.1. Arsip Statis ... 6

2.1.1 Pengertian Arsip Statis ...6

2.1.2.Fungsi Arsip Statis ... 7

2.1.3. Tujuan Arsip Statis ... 8

2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis ... 8

2.1.4.1. Ilmu Kearsipan ... 8

2.1.4.2. Standar Deskripsi ... 9

2.1.4.3. Ruang Deskripsi ... 9

2.1.4.4. Peralatan ... 10

2.1.4.5. Sumber Daya Manusia ... 10

2.1.4.6. Koordinasi ... 11

2.1.5. Lingkup Arsip Statis ... 11

2.2. Manajemen Arsip ... 12

2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip ... 12

2.2.2. Manajemen Arsip Statis ... 13

2.2.3. Daur Hidup Arsip Statis ... 14

2.2.3.1. Akuisisi ... 16

2.2.3.2. Deskripsi ... 16

2.2.3.3. Pemeliharaan ... 17

2.2.3.4. Perawatan ... 17

2.2.3.5. Layanan Informsi ... 18

2.2.3.6. Sumber Publikasi ... 18

2.2.3.7. Penyimpanan Arsip Statis ... 19

2.2.3.8. Penyusutan Arsip Statis ... 19

2.3. Nilai Guna Arsip ... 20

2.4. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip ... 21

2.5. Jadwal Retensi Arsip ... 23

2.6. Peraturan Tentang Arsip Statis di Indonesia... 23

2.6.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 ... 23

2.6.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 ... 25

2.6.3. Keputusan Presidan Republik Indonesia Nomor 105

Tahun 2004 ... 25

2.6.4. Standar Internasional Deskripsi Arsip ... 26

2.7. Pelestarian Informasi ... 27

2.7.1. Pengertian Pelestarian Informasi ... 27

2.7.2. Pedoman pelestarian Arsip ... 28

2.7.2. Tujuan Pelestarian Informasi ... 29

BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian ... 30

3.2. Lokasi Penelitian ... 30

3.3. Proses Penelitian ... 31

3.3.1. Menentukan Informan ... 31

3.3.2. Menganalisa Data ... 31

3.3.3. Menentukan Hasil Penelitian ... 32

3.4. Teknik Pengumpulan Data ... 32

3.5. Instrumen Penelitian ... 33

3.6. Jenis dan Sumber Data ... 34

3.7. Keabsahan Penelitian ... 34

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Karakteristik Responden ... 36

4.2. Kategori/Analisis Data ... 37

4.2.1. Daur Hidup (life cycle) Arsip Statis ... 38

4.2.1.1. Akuisisi (acquisition) ... 38

4.2.1.2. Deskripsi (Description) ... 39

4.2.1.3. Pemeliharaan (Preventive Conservation) ... 40

4.2.1.4. Perawatan (Currative Conservation) ... 41

4.2.1.5. Layanan Informasi (Informasi services) ... 42

4.2.1.6. Temu Balik/Temu Kembali ... 44

4.2.2. Penciptaan Arsip ... 45

4.2.2.1. Proses Kearsipan ... 45

4.2.2.2. Peranan Kearsipan ... 47

4.2.3. Penempatan Kearsipan ... 48

4.2.3.1. Penyimpanan Arsip ... 48

4.2.3.2. Pengkodean Arsip ... 49

4.2.4. Penyebab Kerusakan Arsip ... 50

4.2.5. Jadwal Retensi Arsip (JRA) ... 51

4.2.6. Arsiparis ... 52

4.3. Evaluasi Manajemen Arsip Statis Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ... 53

4.4. Rangkuman Hasil Wawancara ... 53

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 56

DAFTAR PUSTAKA ... 58 LAMPIRAN ... 61

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Karakteristik Informan ... 36 Tabel 2 : Rangkuman Hasil Penelitian ... 54

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Daur Hidup Arsip Statis ... 15 Gambar 4.2. Kartu Deskripsi Arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ... 40 Gambar 4.3. Ruangan Arsip yang berisi foto pada BPAD

Provinsi Sumatera Utara ... 43 Gambar 4.4. Daftar Pertelaan Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ... 45 Gambar 4.5. Arsip yang disimpan dalam Lemari Pada BPAD

Provinsi Sumatera Utara ... 48 Gambar 4.6. Contoh Pengkodean Arsip Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara 50 Gambar 4.7. Jadwal Retensi Arsip yang digunakan oleh BPAD

Provinsi Sumatera Utara ... 52

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I ... 61 Lampiran II ... 62

ABSTRAK

Sari, Afriyanti Maya. 2012. Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pelestarian arsip statis daerah pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara, dalam upaya pelestarian informasi.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif yang dilaksanakan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. William Iskandar No.9 Medan.Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth interview), Observasi dan Studi Dokumentasi.

Hasil dari Penelitian menjelaskan bahwa dalam kegiatan manajemen arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara yang meliputi life cycle arsip, penciptaan arsip dan penyimpanan arsip telah berjalan dengan baik oleh para arsiparis yang bekerja di BPAD. Namun, tidak semua kegiatan life cycle arsip, penciptaan dan penyimpanan dilakukan dengan baik oleh para arsiparis, misalnya pada akuisisi dimana masih kurangnya kesadaran para pencipta arsip untuk menyerahkan arsipnya ke lembaga kearsipan yaitu ke BPAD Provinsi Sumatera Utara. Sedangkan pada bagian layanan pengguna, dimana BPAD belum sepenuhnya terpenuhi karena BPAD belum memiliki ruangan yang khusus bagi pengguna, hal ini disebabkan karena diterapkannya sistem layanan tertutup. Tetapi secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik.

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam suatu kegiatan dan organisasi yang menjadi salah satu sumber data atau informasi yang dibutuhkan adalah arsip, dimana dapat dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, alat bantu dalam mengambil keputusan, serta sebagai bukti kesuksesan suatu organisasi untuk kepentingan bagi organisasi lain. Peran arsip pada dasarnya sangat penting dan tidak mungkin dapat dihapus atau ditinggalkan begitu saja guna memperlancar kegiatan pekerjaan sehari-hari pada suatu organisasi maupun lembaga. Oleh karena itu, dibutuhkan kegiatan manajemen arsip yang di awali dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip.

Kearsipan yaitu suatu aktivitas atau kegiatan yang dimulai dari proses penciptaan, pengumpulan, pengendalian, penyimpanan, perawatan dan penyelamatan penggunaan arsip statis sesuai dengan sistem tertentu.

Arsip juga merupakan suatu kegiatan yang di butuhkan dalam melaksanakan pekerjaan pada masa lalu serta penyusunan rencana kerja dan pengambilan keputusan pada masa yang akan datang. Selain disamping sebagai pusat ingatan, arsip juga sebagai sumber informasi dan bukti sejarah. Banyak informasi yang terkandung pada arsip, seperti tentang sejarah berdirinya suatu lembaga/organisasi, aktivitas yang telah dilakukan, maupun aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan. Dengan adanya arsip, maka akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang dibutuhkan serta dapat di ketahui maju mundurnya suatu kegiatan serta dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan yang dibutuhkan oleh lembaga/instansi.

Sejalan dengan berkembangnya zaman, arsip akan lahir dengan sendirinya dimana kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan fungsi instansi dapat berjalan dengan baik dalam sistem kearsipan yang sistematis agar sewaktu-waktu jika dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi merupakan hasil samping (by product) dari kegiatan organisasi atau instansi.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) merupakan salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD) berdiri pada Tahun 1994, yang berperan sebagai Central Record yang memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga untuk peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja di lingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan Pemerintahan Kabupaten / Kota Sumatera Utara sampai ke Desa / Kelurahan. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka harus dilakukan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis agar arsip-arsip tersebut bermanfaat bagi pemerintah maupun bagi masyarakat umum.

Menurut BPAD Provinsi Sumatera Utara manajemen arsip statis merupakan suatu kegiatan arsip statis yang hanya terdapat di lembaga kearsipan, dan dapat didayagunakan untuk kepentingan umum. Sedangkan tujuan dari arsip statis berguna untuk kepentingan kegiatan kepemerintahan, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.

Pada observasi awal penulis melihat arsip statis pada BPAD belum memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip statis dan ruangan bagi pengguna. Jumlah arsip yang tersimpan dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2012 berjumlah 1.216 bungkus arsip dan jumlah arsip yang belum diolah sebanyak 155.435 berkas. Arsip-arsip yang belum dikelola tadi disimpan di dalam karung, peti dan kotak yang diletakkan pada sebuah ruangan yang khusus untuk arsip-arsip tersebut, sedangkan jumlah arsip statis yang di miliki oleh Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara belum diketahui jelas jumlahnya karena kurangnya kegiatan pengelolaan manajemen arsip serta masih banyak juga instansi-instansi, lembaga dan pemerintahan yang tidak menyerahkan arsip.

Selain itu penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara dari mulai dibangun sampai sekarang sudah berubah sebanyak 2 kali di mana pada awalnya BPAD Provinsi Sumatera Utara menggunakan lemari khusus dalm menyimpan arsip, dan sekarang arsip statis yang di tata tadi disimpan kedalam format CD. Tetapi, belum semua arsip statis disimpan kedalam format CD.

Arsip-arsip yang telah di olah dilakukan penilaian dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991. Arsip statis yang dimiliki BPAD terdiri dari : arsip biro umum, arsip pemerintahan, arsip perkebunan, arsip pengawasan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip kependudukan dan lain-lain. Contoh arsip statis yang dimiliki BPAD, yaitu: Sejarah berdirinya USU yang dimuat dalam bentuk foto, selain itu tentang Perda Bupati Tapteng No.16 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Tengah, Keputusan Bupati Pakpak Barat No.05 Tahun 2006 Tentang Pemakaian Logo/Lambang Kabupaten Pakpak Barat, Koran pertama yang terbit Tahun 1927 Terbitan Medan Benih Timoer Edisi Juni-Juli, dll. Manajemen pengelolaan arsip yang dilakukan selama ini belum efektif dan efisien sehingga masih banyak arsip yang belum disentuh atau diolah.

Kondisi arsip statis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara saat ini belum di tata dengan baik dan masih bersifat konvensional sehingga masih sebagian arsip di simpan ke dalam format CD atau di alih mediakan sekitar 10% dari jumlah 1.216 berkas yang telah diolah. Pengelolaan arsip menggunakan program Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) yang didatangkan dari ANRI, dimana dalam melakukan pengelolaan BPAD masih memerlukan bantuan ANRI dengan cara menyerahkan softcopy arsip-arsip tersebut untuk diolah dan diterbitkan. Selain itu kurangnya tenaga ahli yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip juga menjadi salah satu kendala yang dialami oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara. Arsiparis yang dimiliki oleh BPAD berjumlah 10 orang dari 140 orang pegawai.

Maka dari itu, kegiatan yang dilakukan selama ini belum sesuai dengan upaya kegiatan pengelolan dan pelestarian arsip sehingga penulis ingin mengetahui sejauhmana tata cara manajemen arsip statis yang dilakukan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara dalam upaya melestarikan informasi yang sudah

tersedia sejak dibangunnya BPAD Provinsi Sumatera Utara, apakah sudah sesuai dengan prosedur penataan arsip atau tidak.

Bertolak dari hal ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas maka yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara?

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.

1.4. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi :

1. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Sebagai bahan masukan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.

2. Peneliti

Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui tentang manajemen atau pengelolaan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.

3. Penulis

Diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.

1.5. Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang ingin diteliti oleh penulis adalah manajemen arsip yang berkaitan dengan daur hidup arsip yang diantaranya berupa akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, pelayanan pengguna, sumber publikasi. Selain itu, penulis juga ingin membahas tentang Penciptaan arsip dan Penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Arsip Statis

Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan kelak akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.

Menurut Walne (1988: 128) “Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”. Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, Walne mengatakan sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan.

Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan dalam memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya.

2.1.1. Pengertian Arsip Statis

Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Menurut Martono (1994: 28) “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.

Selanjutnya menurut Rusidi (2010: 1) “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan

sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.” Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Dari beberapa pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan.

2.1.2. Fungsi Arsip Statis

Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionlalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah:

1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan 2. Sebagai pembuktian

3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan

4. Sebagai sumber penelitian, khususnya pene/itian sejarah 5. Untuk keselamatan manusia

6. Untuk kepentingan masyarakat

7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan 8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat

9. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan 10.Untuk menelusur silsilah

11.Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan

12.Anip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi, maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki (2003: 10)

2.1.3. Tujuan Arsip Statis

Tujuan arsip statis pada umumnya sebagai arsip yang dirawat dan dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalam upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian.

Menurut Novyanti (2010: 2) arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah.

Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis sangat penting untuk menjamin keselamatan arsip yang rawat dan dipelihara agar dapat ditemukan kembali dalam suatu kegiatan penelitian.

2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis

Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.

Schellenberg (1961: 17) menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to

preserve their evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat

di akses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use)

.

Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi ( 2010: 4) adalah:

1) Ilmu kearsipan 2) Standar deskripsi 3) Ruang pengolahan 4) Peralatan

5) SDM yang profesional. 6) Koordinasi

2.1.4.1. Ilmu Kearsipan

Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa di dasari ilmu kearsipan akan menjadikan

informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan sebagai acuan bagaimana informasi arsip statis dapat diolah.

Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg (1956: 20) menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta (creating agency) dan naskah lainnya.

2.1.4.2. Standar Deskripsi

Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.

Azmi (2010: 6) deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.

2.1.4.3. Ruang Pengolahan

Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai unsur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis.

Azmi (2010: 8) mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat di ambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang penyimpanan/depo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.

Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangat penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.

2.1.4.4. Peralatan

Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder, amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya.

Menurut Azmi (2010: 8) ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas (paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbas elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size).

2.1.4.5. Sumber Daya Manusia

Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Menurut Komalasari (2010: 2) Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk mengolah/mengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus ada kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran informasi.

Tugas arsiparis (administrator arsip statis atau archivist) adalah mempersiapkan pemusnahan arsip dinamis yang tidak perlu disimpan permanen serta pemindahan arsip dinamis yang akan disimpan permanen ke lembaga arsip. Arsiparis harus cermat dalam mengenali dan menetapkan semua arsip yang memiliki nilai sejarah.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa Arsiparis memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar dalam mengelolah dan mengatur arsip yang masih memiliki nilai sejarah.

2.1.4.6. Koordinasi

Koordinasi merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan).

Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip statis tidak mungkin dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian (Penyimpanan dan Reproduksi) serta Unit Kerja Layanan Informasi.

Handoko (2003: 195) menyatakan bahwa koordinasi (coordination) merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Dari penyataan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang efisien.

2.1.5. Lingkup Arsip Statis

Arsip statis memuat warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini

justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks (1992: 101-102) menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisai sebagai berikut: 10 % arsip yang akan dilestarikan (statis), 25 % arsip dalam kategori aktif, 30 % arsip memasuki masa inaktif, 35 % arsip yang musnah. Dari penjelasan di atas dapat di lihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nila informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.

2.2. Manajemen Arsip

2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip

Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, sampai dengan penyusutan.

Menurut Wursanto (1991: 216) “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya.

Selanjutnya Menurut Ricks (1992: 14) “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (life cycle of a records)”.

Sedangkan Menurut Amsyah (1992: 4) “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”.

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber daya informasi.

2.2.2. Manajemen Arsip Statis

Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umum (terbuka untuk umum). Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional.

Menurut Sedarmayanti (2003: 98) Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisisi arsip statis sangat menentukann efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kearsipan.

Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:

1. Akuisisi dan Penilaian Arsip (Acquisition and Records Appraisal)

Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan oleh sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi (sumbangan), tranfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda.

Penilaian arsip (records appraisal) merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip.

2. Pengolahan Arsip

Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.

Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan.

Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.

3. Deskripsi Arsip

Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh (Ismiatun, 2001: 16). Deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:

a. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)

b. Isi Berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana) c. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan, dan

sebagainya)

d. Tanggal surat dibuat

e. Bentuk luar (Iembar, berkas,sarnpul, yang menunjukkan volumearsip)

f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat

2.2.3. Daur Hidup Arsip Statis

Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. Banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif, (Sedarmayanti, 2003: 100). Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti microfilm atau media magnetik. Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan.

Menurut Ricks (1992: 14) daur hidup arsip meliputi:

“creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer input/output), distribution (internal dan external), use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy)”. (Ricks at al., 1992: 14)

Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen.

Dari penjelasan di atas maka kita dapat mengetahui tentang nilai guna dari sebuah arsip serta dapat memperoleh informasi tentang penciptaan sampai kepada penyimpanan arsip secara permanen. Adapun kegiatan manajemen arsip statis yang dapat dilihat dari gambar di bawah ini :

Gambar 1: Daur Hidup Arsip Statis

Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM Yogyakarta

Dari gambar yang tertera di atas maka dapat dijelaskan bahwa kegiatan manajemen arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan temu kembali. Dari kegiatan daur hidup arsip statis tersebut, maka dapat dijelaskan sebagai berikut:

2.2.3.1. Akuisisi (Acquisition)

Akuisisi berasal dari bahasa Inggris acquisition, artinya proses penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau Arsip Statis dari Lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977: 1).

Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka dalam melakukan penilaian harus memperhatikan beberapa hal, antara lain :

1. Kepentingan lembaga pencipta (creating agency)

2. Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan materinya. 3. Peraturan perundang-undangan kearsipan

4. Kepentingan masyarakat 5. Pertanggungjawaban nasional.

Dari keterangan di atas maka dapat dijelaskan bahwa akuisisi dan penilain arsip merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dalam menyeleksi arsip yang memiliki referensi atau penelitian yang memiliki nilai guna yang tinggi.

2.2.3.2.Deskripsi (Description)

Deskripsi arsip dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang akan dituangkan dalam kartu dan di beri nomor urut sementara. Kegiatan ini di mulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi yang terdiri dari lima unsur deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar. Oleh karena itu, dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat diperlukan. Dimana dengan adanya proses pencatatan arsip/deskripsi arsip, maka dalam kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan dapat mengefisien waktu.

Menurut Rusidi (2010: 3) Deskripsi arsip merupakan kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsikan secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu deskripsi.

Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh.

Sedangkan menurut Wursanto (1991: 21) arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu berdasarkan subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat pemeliharaan dan penyimpanan, serta menurut keasliannya.

Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dikemukan bahwa deskripsi arsip merupakan kegiatan pengelompokkan penyusunan arsip yang disusun berdasarkan subjek dan isi, bentuk dan kegunaannya dengan menggunakan kartu deskripsi yang dalam temu kembali akan menghemat waktu

2.2.3.3. Pemeliharaan (Preventive Conservation)

Kegiatan konservasi mencakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan pemeliharaan termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.

Tahap pelestarian mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang nilai guna arsip statis. Kegiatan ini dilakukan dalam upaya mengurangi kerusakan terhadap deteriorasi fisik dan kimia serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang terdapat pada arsip statis tersebut.

2.2.3.4. Perawatan (Currative Conservation)

Kegiatan perawatan (Conservation) merupakan suatu kegiatan dalam melestarikan arsip yang sudah tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan dengan mudah dalam melakukan penemuan kembali jika diperlukan.

Menurut Yayan Daryan (1998: 130) pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Untuk lingkungan, terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin selama 24 jam, fentilasi udara dan cahaya yang cukup, serta peralatan pengamanan

gedung/alarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan fumigasi. Merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi, serta pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan cara demikian akan terlaksana usaha / perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.

Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa kegiatan perawatan merupakan kegiatan yang penting dalam arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan, kehancuran dan kepunahan yang dilakukan pada lingkungan dan fisik arsip mudah ditemukan kembali.

2.2.3.5. Layanan Informasi (Information Servises)

Layanan informasi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen kepada pengguna serta sebagai sarana uji keberhasilan dalam kegiatan manajemen arsip statis. Selain itu, kegiatan ini juga dijadikan sebagai bagian dari layanan yang bermanfaat dalam berbagai keperluan akan informasi yang dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan penetapan kebijakan dan kegiatan lainnya. (Ismiatun, 2001: 17).

Untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi baik saat digunakan, maka perlu dilakukan semacam kegiatan pengamanan, diantaranya ada beberapa cara-cara yang dapat dilakukan dengan menerapkan sistem tertutup dimana hanya arsiparis yang memiliki hak dalam mengakses arsip dan untuk pemakaiannya diatur ketat, maksudnya tidak semua orang dapat mengakses arsip dengan bebas hanya orang-orang yang memiliki wewenang dan tanggungjawab yang dapat mengaksesnya.

2.2.3.6. Sumber Publikasi (Sources Publication)

Sumber Publikasi kearsipan diselenggarakan dengan penerbitan majalah kearsipan. Selain itu, buku-buku juga termasuk dalam sumber publikas, namun dokumen-dokumen kearsipan yang ada dalam CD-ROM, video tape, rekaman

suara, situs web dan format-format dokumen lainnya dapat dilakukan untuk didistribusikan.

Menurut Rusidi (2010: 2) sumber publikasi merupakan suatu kegiatan penelitian dari hasil identifikasi melalui berbagai sumber yang terkait maupun bahan pustaka. Kegiatan ini dilakukan pada lembaga pencipta arsip maupun pada lembaga-lembaga yang terkait untuk mengetahui sejarah lembaga yang termasuk didalamnya tugas dan fungsi dari suatu instansi.

2.2.3.7. Penyimpanan Arsip Statis

Arsip statis yang sudah dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenan (provenance) dan original order. Dimana arsip dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena bersifat permanen disimpan untuk melestarikan nilai guna arsip agar dapat digunakan dalam pengamanan terhadap arsip tersebut. (Komalasari, 2010: 4).

Arsip yang sudah menurun nilai gunanya pada daftar arsip, kemudian dipindahkan penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk pengamanan arsip statis perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, sampai pada penyimpanan di rak.

2.2.3.8. Penyusutan Arsip Statis

Kegiatan penyusutan arsip dilakukan apabila nilai guna dari suatu arsip berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

Selanjutnya menurut Komalasari (2010: 4) kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi dan nilai guna yang di miliki arsip sudah berkurang.

Menurut Martono (1994: 35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Angka pemakaian b) Jadwal retensi c) Nilai kegunaan arsip d) Pemindahan arsip e) Pemusnahan arsip

Dari uraian di atas dapat di lihat bahwa penyusutan arsip dilakukan apabila nilai guna arsip dan fungsinya berkurang dan menyerahkan arsip-arsip tersebut kepada lembaga yang bertanggungjawab terhadap arsip.

2.3. Nilai Guna Arsip

Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya.

Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.

Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

1) Nilai Guna Primer

Merupaka arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi.

2) Nilai Guna Sekunder

Merupakan arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.

Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan dari pengguna arsip yang berfungsi sebagai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

2.4. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip

Kerusakan yang terjadi pada arsip dapat mengurangi kualitas yang dimiliki oleh suatu arsip, maka arsip yang tersedia tadi tidak dapat digunakan secara maksimal, dimana penyebab kerusakan arsip disebabkan oleh faktor eksternal dan internal.

Menurut Rusidi (2010: 1) penyebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami mengenai penyebab kerusakan arsip. Adapun unsur penyebab kerusakan arsip secara eksternal antara lain:

1. Faktor Biologis

Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah: mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lain yang digunakan.

2. Faktor Fisika

Kategori penyebab kerusakan arsip terjadi karena adanya cahaya, panas matahari dan air yang dapat menyebabkan perubahan photochemical, hydrolytic/oxidatic pada kertas. Di dalam ruang penyimpanan energi menyebabkan arsip menjadi rapuh. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip.

3. Faktor Kimia

Zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah.

4. Faktor Lingkungan

Seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan preservasi.

Sedangkan menurut Susetyo (1993: 3) yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor Internal adalah sebagai berikut:

1. Kertas

Arsip yang disimpan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan, beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu:

a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yang sensitif dengan cahaya.

b. Kekuatan panas, kelembaban, cahaya, senyawa (substansi biologi (jasad renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat)

c. Manusia dan polutan atmosfir d. Bencana

2. Optical Discs

Jenis dari Optical Disc adalah: videodisc, compact disc, disket, kelangsungan optical disc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidak selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini.

3. Sound Discs

Soun Discs atau sering kita katakan dengan perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh:

4. Tekanan fisik

a. Temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi b. Jamur

c, Debu

5. Magnetic Media

Jenis Magnetic Media adalah: disket, reel-to-reel tape, Kaset Penyebab dari kerusakan Magnetic Media antara lain adalah :

a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif. b. Debu

c. Goresan

Dari penjelasan di atas maka dapat dilihat bahwa faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat mengurangi kualitas dari arsip tersebut, sehingga arsiparis harus dapat melakukan kegiatan perawatan untuk mengurangi kerusakan arsip.

2.5. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip (JRA) merupakan bagian penting dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan yang dilakukan dalam manajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut. Ada beberapa kegunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah:

a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

d. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen. e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti (2003: 103) jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan:

a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif)

b. Angka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.

Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi, dan memiliki nilai fungsi yang berkurang untuk disimpan ataupun dimusnakan.

2.6. Peraturan Tentang Arsip Statis di Indonesia

2.6.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pasal 1 ayat 26 “Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional”.

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya (Pasal 1 ayat 24). Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Dari penjelasan di atas dapat diuraikan bahwa arsip statis memiliki nilai guna sejarah yang dipermanenkan dalam upaya kegiatan pengelolaan dan penyelenggaraan arsip yang memiliki tujuan dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang efektif dan efisien.

2.6.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pada pasal 1 ayat 21, Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Pasal 2, Penyelenggaraan kearsipan dilakukan di tingkat nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi dalam suatu sistem kearsipan nasional.

1. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat nasional merupakan tanggung jawab ANRI.

2. Penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi merupakan tanggung jawab gubernur sesuai kewenangannya.

3. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat kabupaten/kota merupakan tanggung jawab bupati/walikota sesuai kewenangannya.

4. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat perguruan tinggi merupakan tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya.

Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pengolahan dan penyelenggaraan arsip memiliki peran yang sangat penting guna memanfaatkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan dapat dipermanenkan.

2.6.3. Keputusan Presidan Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis, Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf c, dilakukan terhadap arsip yang:

a. memiliki nilai guna kesejarahan b. telah habis retensinya, dan/atau

c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.

Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:

a) penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan.

b) penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah

c) pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan

d) verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.

e) penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip, dan f) pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada

kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

Dari pengertian di atas maka dapat diketahui bahwa arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus memiliki nilai yang autentik, terpercaya, utuh, dan yang dapat dipergunakan.

2.6.4. Standar Internasional Deskripsi Arsip

Menurut International Standard on Archival and Description (General) : ISAD (G), ICA (2000), merupakan standar umum deskripsi arsip statis yang berlaku Internasional. Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel description) yang terdiri atas 26 elemen pendeskripsian arsip lembaga /instansi/ organisasi pemerintah.

Keduapuluh enam elemen yang disampaikan dalam aturan umum ini siap digunakan, tetapi tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap

pendeskripsian arsip statis. Tujuan deskripsi arsip adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan isi dari arsip-arsip tersebut dalam mempromosikan aksesibilitas. Hal ini dicapai untuk menciptakan dan mengorganisasikan hasil yang tepat dan akurat.

Secara umum, deskripsi arsip yang dimaksud adalah proses pembentukan aturan atas kepemilikan arsip untuk menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan. Dengan kata lain, produksi pengganti deskripsi tujuan utamanya adalah untuk membantu arsiparis dalam menemukan arsip yang masih memiliki nilai guna.

Serangkaian elemen yang sangat dipertimbangkan penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah:

1. Identity statemen area. 2. Context area.

3. Content and structure area.

4. Conditions of access and use area. 5. Allied materials area.

6. Note area, description control area.

Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa standar deskripsi arsip statis untuk khasanah arsip maka pengolahan arsip statis di Lembaga Kearsipan memiliki suatu pola standar yang sesuai dengan tujuan dan pertukaran informasi untuk mendapat hasil yang tepat dan akurat.

2.7. Pelestarian Informasi

2.7.1. Pengertian Pelestarian Informasi

Secara umum pelestarian informasi atau pelestarian arsip dilakukan agar informasi yang terkandung di dalam arsip tersimpan dengan baik dan dapat meningkatkan nilai guna arsip untuk kepentingan-kepentingan tertentu seperti: kepentingan sejarah/ budaya, kepentingan administrasi, dan ilmu pengetahuan, selain itu arsip juga penting untuk dilestarikan yang dapat dijadikan sebagai kebutuhan untuk kedepannya apabila suatu saat dapat diperlukan lagi.

Menurut Hazen dalam Gardjito (1991: 91), istilah pelestarian dibagi menjadi beberapa kegiatan, yaitu:

a. seluruh kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk mengalihkan isi informasi dari satu bentuk format atau matrik ke bentuk lain. Setiap

kegiatan menurut kategori-kategori tersebut itu tentu saja masih dapat dikembangkan lagi ke dalam berbagai aktivitas lain yang lebih khusus dan rinci.

b. kegiatan-kegatan yang ditujukan untuk mengontrol lingkungan perpustakaan agar dapat memenuhi syarat-syarat pelestarian bahan-bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya.

c. berbagai kegiatan yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk memperpanjang umur bahan pustaka, misalnya dengan cara identiifikasi, dan restorasi atau pengulangan.

Dari beberapa penjelasan di atas maka dapat dinyatakan bahwa pelestarian arsip merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dalam meningkatkan nilai guna arsip dan bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya.

Sedangkan pengertian pelestarian bahan pustaka berdasarkan International of Federation Library Association (IFLA) yang ditetapkan sebagai pedoman pelestarian oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, mencakup 3 aspek, yaitu:

1. Semua langkah untuk mempertimbangkan dan melaksanakan pemugaran atau restorasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan-bahan pustaka yang rusak.

2. Semua aspek usaha untuk melestarikan bahan-bahan, cara-cara untuk pengelolaan, keuangan, pelaksanaan sumberdaya manusia, metode, dan teknik-teknik penyimpanan bahan-bahan pustaka;

3. Semua kebijakan dan kegiatan yang bersangkutan dengan pengawetan atau konservasi, yaitu cara-cara khusus untuk melindungi bahan-bahan pustaka demi kelestarian bahan-bahan pustaka tersebut;

Dari pernyataan yang ada di atas maka dapat dijelaskan bahwa kegiatan pelestarian informasi atau preservasi adalah suatu bentuk kegiatan yang dilakukan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka yang dapat mencegah terjadinya kerusakan.

2.7.2. Pedoman pelestarian Arsip

Pedoman pelestarian arsip diperlukan sebagai dasar hukum penyelenggaraan pelestarian arsip. Sehingga dalam rencana pelestarian arsip ada pedoman atau tata cara yang dilakukan dalam upaya pelestarian arsip.

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana ”sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh

karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana”.

Dari pernyataan di atas maka dapat di ketahui bahwa pedoman pelestarian arsip bertujuan khusus untuk melindungi arsip dari pemusnahan, hilang bahkan rusak karena disebabkan oleh hama, jamur, bencana, dan lain-lain.

2.7.3. Tujuan Pelestarian Informasi

Pelestarian informasi sangat penting untuk dilakukan agar informasi yang terkandung dalam arsip itu harus disimpan dan dilestarikan dengan baik untuk menyelamatkan informasi atau nilai-nilai sejarah yang terkandung dalam arsip.

Menurut Martoatmodjo (1993: 1) keberadaan informasi yang layak untuk dilestarikan merupakan unsur penting dalam sebuah kegiatan dimana ruangan atau gedung, peralatan/perabot, tenaga, dan anggaran juga dapat dijadikan sebagai kegiatan yang sangat penting dalam upaya pelestarian informasi.

Informasi yang dilestarikan memiliki tujuan-tujuan yang berbeda-beda hal ini sesuai dengan informasi yang dibutuhkan atau sesuai dengan informasi yang diperoleh dari seorang pengguna.

Ajick (2010: 1) menyebutkan tujuan pelestarian informasi adalah: 1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen

2. Menyelamatkan fisik dokumen

3. Mengatasi kendala kekurangan ruangan 4. Mempercepat perolehan informasi

Sedangkan menurut Damayanti, (2007) Tujuan Pelestarian Informasi adalah :

1. Untuk meletarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dengan mengalihkan kebentuk media lain, dan

2. Untuk melestarikan bentuk fisik asli koleki pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.

Dari pernyataan di atas maka dapat dikemukakan bahwa tujuan pelestarian arsip adalah untuk menyelamatkan dan melestarikan informasi yang memiliki nilai guna yang terdapat di dalam arsip tersebut.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara ilmiah yang digunakan peneliti untuk mendapatkan data obyektif, valid dan reliabel. Dalam penelitian diperlukan metode yang sesuai untuk memecahkan suatu permasalahan.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan “salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan perilaku orang yang diamati” (Bogdan dan Taylor, 1992: 21-22). Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah.

Bentuk penelitian kualitatif merupakan bentuk penelitian yang didasarkan pada keadaan alamiah atau naturalisme, di mana kenyataan yang muncul didasarkan pada peristiwa-peristiwa sesungguhnya yang menjadi bahan kajian penelitian.

Menurut Glaser dan Strauss yang dikutip oleh Pendit (2003: 297) data kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang dibutuhkan dalam membentuk suatu teori tentang hubungan antar manusia, yaitu proses, pola, kondisi, norma, penyimpangan, dan sistem sosial yang dapat dirasakan oleh masyarakat umum.

3.2. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian yang diteliti oleh penulis berada pada Jln. William Iskandar No.9 Medan. Sedangkan waktu pengambilan data dilakukan pada bulan Juni-Juli 2012. Alasan pemilihan lokasi didasarkan kepada permasalahan yang dialami oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara tentang kurangnya penanganan terhadap manajemen arsip, sehingga dalam penataan arsip yang baik dan benar menjadi terkendala.

3.3. Proses Penelitian

Adapun proses penelitian yang ingin dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

3.3.1. Menentukan Informan

Dalam penelitian ini yang menjadi informan adalah arsiparis yang bekerja pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sumatera Utara. Informan merupakan orang yang dapat memberikan keterangan mengenai pokok permasalahan dalam penelitian ini. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif. Purposive sampling adalah “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu”, Sugiyono (2006: 61).

Penelitian yang dilakukan disini tidak adanya penentuan jumlah informan untuk diwawancarai, tetapi lebih ditekankan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti. Penentuan informan dilakukan sesuai dengan karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan tujuan penelitian.

3.3.2. Menganalisa Data

Analisa data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain.

Menurut Patton yang dikutip oleh Moleong (2002: 103) analisis data adalah “proses mengatur urutan data, mengorganisasikanya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar”. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan yaitu:

1. Pengelompokan berdasarkan kategori, tema dan pola jawaban Pada tahap ini dibutuhkan pengertian yang mendalam terhadap data, perhatian yang penuh dan keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul diluar dengan apa yang ingin digali. Berdasarkan kerangka teori dan pedoman wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan

coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan. Dalam penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kejadian yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal yang diungkapkan oleh informan. Data yang telah dikelompokan oleh peneliti dipahami secara utuh untuk menentukan tema-tema serta kata kuncinya. Sehingga peneliti dapat menangkap pengalaman, permasalahan, dan dinamika yang terjadi pada subjek.

2. Menguji Asumsi atau Permasalahan yang Ada Terhadap Data Setelah kategori dan pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini. Pada tahap ini kategori yang telah didapat melalui analisis ditinjau kembali berdasarkan landasan teori yang telah dijabarkan dalam bab II, sehingga dapat disesuaikan apakah ada kesamaan antara landasan teoritis dengan hasil yang dicapai.

3.3.3. Menentukan Hasil Penelitian

Dalam penelitian ini, penulisan yang digunakan adalah presentase data yang di dapat yaitu, penulisan data-data hasil penelitian berdasarkan wawancara mendalam dan observasi. Proses dimulai dari data yang diperoleh dari informan yang dibaca berulang kali sehingga penulis mengerti benar permasalahnya, kemudian di analisis, sehingga di dapat gambaran mengenai kejadian dari pengalaman informan.

3.4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan:

1. Wawancara

Wawancara adalah percakapan yang dilakukan dengan maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviuwer)

yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviuwer) yang memberikan jawaban pertanyaan tersebut (Moleong, 2002: 135). Maka dapat diketahui bahwa untuk memperoleh data utama yaitu dengan melalui wawancara kepada informan untuk memperoleh data yang akurat dan relevan. Adapun wawancara yang dilakukan dengan arsiparis BPAD Provinsi Sumatera Utara dengan menggunakan teknik wawancara mendalam (depth interview). Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapat data mengenai permasalahan yang sedang diteliti. Wawancara yang dilakukan pada penelitian ini bersifat semi terstruktur yang artinya apabila terdapat keterangan yang kurang jelas terhadap jawaban yang di berikan, maka peneliti dapat mengulang pertanyaan yang dirasa belum terjawab dengan jelas.

2. Observasi

Arikunto (2002: 146) mendefenisikan bahwa observasi adalah ”kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Dari pengertian ini dapat di ambil suatu pengertian bahwa, observasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara peniliti terjun langsung ke lapangan atau ke lokasi penelitian. Observasi dilakukan selama penelitian ini berlangsung yang meliputi gambaran umum, suasana kehidupan sosial, kondisi fisik, dan kondisi sosial yang terjadi.

3. Studi Dokumentasi,

Studi dokumentasi merupakan data yang diperlukan dalam penelitian yaitu mengumpulkan buku, jurnal, majalah, laporan tahunan dan kepustakaan lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

3.5. Instrumen Penelitian

Dalam penelitian ini juga digunakan instrumen penelitian yang dapat membantu dalam pengumpulan data, yaitu berupa:

1. Pedoman wawancara, pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat

fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.

2. Perekam suara, selain alat tulis sebagai alat bantu peneliti juga menggunakan perekam suara karena pada dasarnya pengamatan dan ingatan manusia sangat terbatas.

3.6. Jenis dan Sumber Data

Jenis dan Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Data primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan penulis, seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.

2. Data sekunder, adalah data yang mendukung data primer dan diperoleh melalui studi kepustakaan seperti, buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.

3.7. Keabsahan Penelitian

Dalam menguji keabsahan data, peneliti menggunakan teknik trianggulasi data, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta keterangan lebih lanjut. Data yang di peroleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Menurut Moleong (2007: 330), “trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain”. Di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik trianggulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber yang lainnya.

Denzin yang dikutip oleh Moleong (2007: 330) membedakan empat macam, trianggulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik, dan teori.

Adapun teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Trianggulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil observasi.

2. Trianggulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dukumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk mempergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.

3. Trianggulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Karakteristik Responden

Informan dalam penelitian ini adalah beberapa arsiparis yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara yang bertugas mengelola seluruh arsip yang ada. Berikut ini adalah daftar karakteristik informan:

Tabel 4.1: Karakteristik Informan

Kode Informan Bagian

I1 Ibu Herli Selbi Simanjuntak,

S.E., M.Si

Bagian Kasubid Pengelolaan Arsip

I2 Ibu Elisabeth Arsiparis

I3 Ibu Zulaikha Bagian Pengelolaan Arsip

I4 Bapah Herry Akbar Nasution Bagian Pemeliharan dan

Perawatan arsip Ket.:

I = Informan

Informan pertama (I1) adalah informan yang berhasil diwawancarai dengan perkenalan pendekatan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4. Kemudian diminta waktu dan kesediaannya untuk diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan pada penelitian dan yang dilakukan melalui wawancara. Setelah perkenalan barulah dilakukan wawancara, wawancara berlangsung secara informal, dimana wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan wawancara secara mendalam. Suasana dan kondisi wawancara yang bersifat alamiah, yang artinya apa adanya tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan tidak formal (informal). Meskipun terkadang penulis menggunakan istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Wawancara berkembang sesuai dengan istilah bidang ilmu perpustakaan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.

Untuk informan selanjutnya, penulis terus berusaha untuk mencari keterangan yang lebih jelas dan lengkap. Informan yang akan diwawancarai selanjutnya adalah hasil dari pengembangan wawancara sebelumnya yang merekomendasikan penulis untuk menemui informan yang lainnya untuk mendapatkan hasil yang lebih mendalam.

4.2. Kategori/Analisis Data

Berdasarkan hasil wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan pengkodean (coding). Dengan pedoman ini, kemudian penulis membaca kembali transkrip wawancara dan melakukan pengkodean (coding), melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukkan hubungan antar bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah sebagai berikut:

1. Life cycle Arsip a. Akuisisi b. Deskripsi c. Pemeliharaan d. Perawatan

e. Penggunaan (pelayanan) f. Temu Kembali

2. Penciptaan Kearsipan a. Proses Kearsipan b. Peranan Kearsipan 3. Penempatan Kearsipan a. Tempat Penyimpanan Arsip b. Pengkodean Arsip

4. Penyebab Kerusakan Arsip 5. Jadwal Retensi Arsip 6. Arsiparis

I3 : maksudnya, penyemprotannya dilakukan pada hari jumat sampai minggu, karena fumigasi itu sangat berbahaya bagi kesehatan. Dilakukan hari jumat karena sabtu dan minggu kan hari libur, jadi semua ruangan ditutup.

P : berarti fumigasi dilakukan pada hari libur ya buk?

I3 : iy afri, hari jumat sore dilakukan penyemprotan kan semua pegawai sudah pada pulang.

P : pemeliharaannya sendiri, seperti apa ya buk?

I3 : pemeliharaanya sendiri ya itu tadi, dilakukannya fumigasi dan diletakkan kapur barus.

P : untuk layananya sendiri, seperti apa ya buk?

I3 : layanan penggunanya tersedia, seperti kalian kan yang ingin mencari tau tentang arsip, dengan menggunakan daftar pertelaan arsip statis yang telah ada yang bisa digunakan oleh pengunjung, dan untuk mencari arsipnya liat dulu di daftar pertelaan arsip.

P : ada gak buk, di sediakan ruangan khusus untuk pengguna?

I3 : ada, itu dia ruangannya yang ada di depan namanya ruangan layanan arsip.

P : terus buk untuk jenis layananya, menggunakan sistem layanan yang bagaimana ya buk?

I3 : sistemnya masih bersifat manual dan tidak yang melalui internet atau menggunakan komputer. Sebenarnya kita punya program, tapi data-data yang ada di daftar pertalaan arsip tersebut belum selesai dimasukkan. Makanya, kita masih bersifat manual.

P : berarti susah juga ya buk?

I3 : yah gtu lah dek, tapi gak susah-susah juga lh dek kan sudah ada daftar pertalaan tadi. Heheh..

P : untuk sistem baliknya buk, apakah ada sistem temu balik dari arsip tersebut?

I3 : sistem temu baliknya, itu tadi daftar pertelaan arsip.

P : Lanjut ya buk, ke pertanyaan selanjutnya untuk proses kearsipan itu, seperti apa ya buk?

I3 : oh prosesnya, dari arsip aktif ke arsip inaktif dilihat dari jadwal retensi arsip dilihat masa retensinya, dilihat berapa tahun masanya setelah habis masa retensinya masuklah ke masa inaktifnya, setelah habis masa inaktifnya misalnya tadi masa aktifnya 5 tahun baru lah dilihat keterangannya, apakah arsip itu di musnahkan atau di permanenkan, yang permanen itu lah arsip statis.

P : oh gitu ya buk. Jadi untuk peranan arsip itu sendiri menurut ibu seperti apa y buk?

I3 : peranan kearsipan sangat penting, jika tidak punya arsip kita tidak tau sejarahnya gimana. Itu lah pentingnya arsip. misalnya afri nannti tamat, kan memiliki ijazah, nah ijazah itu lah yang bisa disebut sebagai arsip buat afri.itu lah bukti identik dan autentik bagi pribadi, bangsa dll. P : hehe.. iya ya buk. Tanpa adanya ijazah, susah juga buat cari kerja ya

buk?

I3 : iya, betul itu dek. Heheh...

P : untuk tempat penyimpanannya sendiri buk, apa yang digunakan ya buk? I3 : tempat penyimpananya ya dengan menggunakan sebuah lemari yang

disebut dengan opek.

P : untuk penyebab kerusakan arsip itu apa ya buk?

I3 : penyebabnya ya hama, debu, dan kadar dari kertas itu.

P : BPAD sendiri, memiliki aturan khusus gak buk, untuk menetukan JRA itu?

I3 : BPAD tidak punya aturan khusus, cuman penentuan JRA itu menggunakan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991, tentang Jadwal Retensi Arsip. Departemen Dalam Negeri dan masih berpedoman pada menteri dalam negeri.

P : kalau untuk pengkodean arsip disini bagaimana ya buk?

I3 : pengkodean arsip statisnya inisiatif kami sendiri, misalnya dinas Pu kami memiliki kode )35. Kalau dari kabupaten 042. Sebenarnya mulainya dari awal 001, menggunakan 3 angka desimal jadi arsip mana yang duluan masuk.

I3 : iya, pengkodeannya menurut arsip yang duluan masuk, karena kami mengerjakannya menurut instansi, tapi kalau menurut keputusan menteri ada kodenya, misalnya untuk politik ada kodenya 200, kan ada itu kode klasifikasi.

P : berarti menggunakan klasifikasi juga ya buk? I3 : iy, menggunakan klasifikasi. Hehe...

P : jadi buk, istilah yang digunakan untuk pengkodean itu apa buk?

I3 : untuk arsip statis disebut refrensi. Dimana dalam refrensi itu ada found dan jumlah itemnya.

P : Untuk evaluasi kerja arsiparisnya ada buk?

I3 : Tentulah ada lah afri, dimana-mana setiap kegiatan kan ada evaluasi juga hasilnya, semuanya kan ada penilaian, berapa pencapaian hasil kerja, berapa yang udah dilaksanakan, berapa juga yang belum dilaksanakan, semua nya pasti ada dek, dari ANRI itu sendiri pun ada.

P : ooo.. jadi gtu ya buk.

I3 : iya afri. Sambil senyum dan ketawa. Hahhaha

P : baik, trima kasih ya buk uda meluangkan waktunya buat saya buk. Semoga penelitian saya ini lancar ya buk?

I3 : amin.. iy sama-sama. Sukses y afri buat skripsinya? P : iy buk, makasih buk.

2.4. Wawancara dengan Informan I3 Hari/Tanggal : Kamis, 5 Juli 2012 Waktu : 13.00 WIB

Lokasi : Bagian Pemeliharan dan Perawatan Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

P : selamat siang Pak! I4 : siang dek, ada apa ya?

P : Maaf pak kalau saya mengganngu, saya Afri mahasiswa USU, saya ingin meneliti disini, kalau boleh tau bapak Pak Herry kan?

I4 : Iya saya Pak Herry, adek mau neliti disini? Udah dapat izinnya? P : Udah pak, ini dia (sambil menyerahkan surat izin penelitian) I4 : Apa yang mau adek teliti? Untuk tujuan apa dek?

P : saya ingin meneliti tentang Manajemen Arsip Statis dalam Upaya Pelestarian Informasi, dan tujuannya saya sedang menyusun skripsi pak, jadi saya ingin mewawancari bapak untuk menyakan beberapa pertanyaan yang telah saya buat pak.

I4 : oh gtu, baik lah saya akan bantu sebisa saya. Hahaha...

P : langsung aja ya pak, saya mau tanya pak berapa jumlah arsiparis di sini dan latar belakang pendidikannya apa ya pak?

I4 : gini dek, kalau itu saya gak bisa jawab karena yang tau soal arsiparis disini ya ibu selbi. Jadi, saya gak bisa jawab pertanyaannya. Hehehe... P : oh gtu ya pak. Selanjutnya pak, bagaimana cara perawatan arsip-arsip

disini pak?

I4 : cara perawatannya, biasanya dilakukan fumigasi dan bahan yang digunakan PH3, kalau dulu kami menggunakan metepromit. Karena sekarang penggunaan metepromit itu sudah dilarang karena besarnya resiko yang terjadi, jadi kami menggunakan PH3, itu lah zat kimia yang kami gunaka.

P : oh, jadi PH3 itu yang digunakan yang digunakan ya pak? I4 : iy betul sekali dek. Heheh...

I4 : untuk pemeliharaannya sendiri ya, kita lakukan fumigasi dan pemberian kapur barus yang dimsukkan ke dalam kotak arsip-arsip tersebut.

P : oh, jadi gtu ya pak. Trus pak, kalau untuk layanan penggunanya sendiri gimana ya pak?

I4 : untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus, karena jika pengguna ingin meminjam arsip tersebut, maka pengguna itu harus membawa surat keterangan yang menyatakan bahwasanya dia memang membutuhkan arsip itu, agar arsip-arsip tadi tidak disebarluaskan kepada orang lain. Heheh..

P : iy juga ya pak, kalau sempat tersebar kan bisa jadi bahaya besar, ya kan pak?

I4 : iy berul itu dek. Bisa-bisa jadi bomerang buat kita. Hahahha... P : untuk sistem temu baliknya pak, apa ada pak sistem temu balik arsip

disini?

I4 : wah, kalau itu saya juga gak bisa jawab dek, karena itu bukan bidang saya. Heheh... nanti bisa adek tanyakan kepada ibu zulaikha.

P : oh, iy pak. Untuk proses kearsipan itu sendiri, gimana ya pak?

I4 : ya, pertama-tama kita terima arsip dari unit kerja, setelah itu kita pilih lah arsip-arsip yang masih aktif, inaktif dan arsip yang dipermanenkan, tapi untuk melihat arsip tersebut masih aktif atau tidak, kita menggunakan JRA. Adek taukan apa itu JRA?

P : iya pak saya tau. Jadwal Retensi Arsip kan pak?

I4 : iy betul, Jadwal Retensi Arsip. dari JRA itu lah kita lihat masa arsip itu. P : hmm.. selanjutnya ya pak peranan arsip itu sendiri menurut bapak

penting gak pak?

I4 : menurut saya sangat penting lah dek. Karena arsip itu merupakan satu satunya bukti sejarah yang ada dan memiliki nilai yang tinggi. Coba adek bayangkan, kalau arsip tersebut tidak ada, dari mana kita tau tentang sejarah dulu kalau tidak dari arsip-arsip itu. Itu sebabnya, arsip itu memang sangat-sangat penting.

I4 : iya bisa juga. P : hehehe...

I4 : ada lagi yang mau ditanyakan dek?

P : iya, masih ada pak. Saya mau tanya pak, untuk tempat penyimpanan arsip itu sendiri dimana ya pak?

I4 : untuk tempat penyimpanannya ya, dimasukkan kedalam sebuah lemari yang sudah disediakan. Biasanya lemari-lemari tersebut dikunci karan arsip-arsip yang disimpan sangat rahasia, itu lah dia tadi arsip statis. P : ohhh... kalau untuk pengkodean sendiri, gimana ya pak?

I4 : untuk proses pengkodean kita menggunakan found, dimana found itu berisi kode dari unit kerja dan tahun arsip itu dibuat. Ada lagi yang mau ditanya dek?

P : saya kira sudah pak, nanti kalau ada yang kurang saya bisa datang lagi kan pak?

I4 : iya boleh kok dek. Adek datang aja lagi kalau ada kira-kira yang kurang. Heheh..

P : baik lah pak, kalau gitu saya permisi ya pak. Trima kasih atas bantuan bapak?

I4 : iya sama-sama. Tau jalan pulang kan? P : hahhaha.... iya tau kok pak. Permisi ya pak? I4 : iya.