Manajemen Arsip Berita dalam Upaya pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara

MANAJEMEN ARSIP BERITA DALAM UPAYA

PELESTARIAN INFORMASI PADA STASIUN TVRI

SUMATERA UTARA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam bidang studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Di susun oleh: ATANIA RASBINA

060709010

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara Oleh : Atania Rasbina Sembiring

NIM : 060709010

Pembimbing I : Ishak, SS, M.Hum Tanda Tangan :

Tanggal :

Pembimbing II : Himma Dewiyana, ST, M.Hum

Tanda Tangan :

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi :Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi

pada Stasiun TVRI Sumatera

Oleh : Atania Rasbina Sembiring

NIM : 060709010

DEPARTEMEN STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua : Drs. Jonner Hasugian, M.Si

Tanda Tangan :

Tanggal :

FAKULTAS SASTRA

Dekan : Drs. Syahron Lubis, MA

Tanda Tangan :

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, September 2010

Atania Rasbina Sembiring .

ABSTRAK

Sembiring, Atania Rasbina.2010. Manajemen Arsip Berita dalam Upaya

pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara. Medan:

Fakultas Sastra Unversitas Sumatera Utara.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara dalam upaya pelestarian informasi.

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah. Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Stasiun TVRI yang beralamat di Jl. Putri Hijau Medan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth

interview), Observasi, Studi Dokumentasi.

Hasil dari penelitian ini adalah bahwa Stasiun TVRI belum memiliki manajemen pengelolaan arsip yang baik dikarenakan Stasiun TVRI belum memenuhi syarat-syarat preservasi yang baik. Dikatakan demikian karena arsip di Stasiun TVRI tidak memiliki staf yang khusus didalam pengelolaan arsip atau yang sering disebut seorang arsiparis. Proses pengelolaan arsip di TVRI belum beraturan dikarenakan arsip berita yang direkam pada pita VHS disimpan dan dipindahkan lagi ke dalam format CD dan mini DV, untuk membuat berita kalaidoskop. Apabila berita yang tidak masuk kedalam kriteria kalaidoskop maka berita tersebut langsung dihapus dan dimusnahkan tanpa adanya aturan yang diikuti.

KATA PENGANTAR

Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmatNya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “ Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara “.

Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi syaratuntuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari, penelitian ini dapat diselesaikan berkat bantuan yang besar dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan rasa terima kasih secara khusus kepada kedua orang tua. Buat Bapak S.Sembiring dan mamak

A.Tarigan serta buat nenek R.Tarigan yang selalu mendukung penulis. Terima

kasih buat segala yang telah diberikan atas doa dan dukungan yang selama ini dibrikan baik secara moril dan materil.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak yang telah memberikan dukungan. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr.Drs.Syahron Lubis M.A selaku Dekan Fakultas Satra USU.

2. Bapak Drs.Jonner Hasugian, M.Si selaku ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra.

3. Bapak Ishak, SS. M.Hum selaku dosen pembimbing I yang sudah

meluangkan waktu dan pikiran serta arahan-arahan dalam penulisan skripsi ini.

4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang juga

begitu banyak meluangkan waktu dan senantiasa membantu dan memberi arahan serta masukan yang berguna didalam penyelesaian skripsi ini.

5. Seluruh dosen dan staf pegawai program Studi Ilmu Perpustakaan dan

Informasi Fakultas Sastra USU.

6. Pak Dhani selaku staf bagian transkrip dan Dokumentasi serta bang Andi

pernah bosanuntuk membantu penulis dan senantiasa meluangkan waktu dan tenaga dalam penyelesaian skripsi ini.

7. Kepada adik tunggal ku Ivanardi Wiranatha.S yang senantiasa mendoakan

penulis dan memberi dorongan semangat kepada penulis untukpenulisan skripsi ini.

8. Kepada semua kakak dan abang sepupu ku yang selalu mendoakan

penulis.

9. Kepada Permata Golgotha khususnya Sektor PHILADELPHIA terlebih

kepada teman sepelayanan ku di sektor (k’Eva, k’Santi, Irma, Ray, Anber dan Devi) yang telah memberi pengertian dan mendoakan penulis untuk penyelesaian skripsi ini.

10.Kepada sahabat terbaiku Inggit, Minda, Chichi dan Dila yang setiap saat

tak henti-hentinya memberikan dukungan dan semangat dan tak bosan-bosannya memberi dukungan moril kepada penulis sehingga skripsi ini dapat selesai.

Akhir kata, penulis juga menyadari masih terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penyajian maupun dalam penulisan. Untuk itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan skripsi ini.

Hormat Saya, Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

DAFTAR LAMPIRAN...viii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang... 1

1.2. Rumusan Masalah... 4

1.3. Tujuan Penelitian ... 4

1.4. Manfaat Penelitian... 4

1.5. Ruang Lingkup... 4

BAB II TINJAUAN LITERATUR ... 5

2.1. Arsip... 5

2.1.1. Pengertian Arsip... 5

2.1.2. Jenis Arsip………... 6

2.1.3. Peranan Arsip……….. 7

2.2. Manajemen Arsip... 8

2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip... 8

2.2.2. Tujuan Manajemen Arsip……… 9

2.2.3. Daur Hidup arsip... 10

2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip... 12

2.2.5. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip... 13

2.2.6. Niai Guna Arsip... 16

2.2.7. Penyusutan Arsip... 16

2.2.9. Sistem Temu Kembali Informasi... 18

2.2.10. Pemindahan Arsip... 19

2.2.11. Pemusnahan Arsip... 21

2.3. Pelestarian Informasi... 22

2.3.1. Pengertian Pelestarian Informasi... 22

BAB III METODE PENELITIAN ... 27

3.1. Jenis Penelitian... 27

3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Pelaksanaan Penelitian... 27

3.3. Proses Penelitian... 28

3.3.1. Mengidentifikasi Informan... 28

3.3.2. Analisa Data... 28

3.3.3. Menulis Hasil Penelitian... 29

3.3.4. Menarik Kesimpulan... 29

3.4. Teknik Pengumpulan Data... 30

3.5. Jenis dan Sumber Data... 31

BAB IV PEMBAHASAN ... 31

4.1. Karakteristik Informan... 31

4.2. Analisis Data... ... 31

4.2.1. Penciptaan Arsip... 31

4.2.1.1. Proses Kearsipan... 31

4.2.2.Pemeliharaan Arsip... 32

4.2.2.1. Peralatan dan Perlengkapan Arsip... 32

4.2.3. Penempatan Kearsipan... 33

4.2.3.1. Tempat Penyimpana Arsip... 33

4.2.3.2. Pengkodean Arsip... 34

4.2.3.3. Sistem Temu Kembali Arsip... 35

4.2.4. Pelestarian Arsip... ... 35

4.2.4.1. Penyebab Kerusakan Arsip... ... 35

4.2.5.1. Jadwal Retensi Arsip... 36

4.2.6. Peranan Kearsipan... ... 37

4.2.7. Arsiparis... 38

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

5.1. KESIMPULAN ... 43

5.2. SARAN ... 44

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Gambar Daur Hidup Arsip………..9 Gambar 2 : Alur Penciptaan Arsip...40 Gambar 3 : Alur Penyimpanan Arsip...41

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I : Daftar Arsip Berita pada Stasiun TVRI dalam Format VHS...48

Lampiran II : Pedoman Wawancara...49

Lampiran III : Hasil Transkrip Wawancara...50

ABSTRAK

Sembiring, Atania Rasbina.2010. Manajemen Arsip Berita dalam Upaya

pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara. Medan:

Fakultas Sastra Unversitas Sumatera Utara.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara dalam upaya pelestarian informasi.

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah. Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Stasiun TVRI yang beralamat di Jl. Putri Hijau Medan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth

interview), Observasi, Studi Dokumentasi.

Hasil dari penelitian ini adalah bahwa Stasiun TVRI belum memiliki manajemen pengelolaan arsip yang baik dikarenakan Stasiun TVRI belum memenuhi syarat-syarat preservasi yang baik. Dikatakan demikian karena arsip di Stasiun TVRI tidak memiliki staf yang khusus didalam pengelolaan arsip atau yang sering disebut seorang arsiparis. Proses pengelolaan arsip di TVRI belum beraturan dikarenakan arsip berita yang direkam pada pita VHS disimpan dan dipindahkan lagi ke dalam format CD dan mini DV, untuk membuat berita kalaidoskop. Apabila berita yang tidak masuk kedalam kriteria kalaidoskop maka berita tersebut langsung dihapus dan dimusnahkan tanpa adanya aturan yang diikuti.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip merupakan bagian penting dalam seluruh kegiatan suatu organisasi, disamping merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah. Melalui arsip akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang di perlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk masa yang akan datang.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Karena selalu dianggap bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Sejalan dengan perkembangan jaman, kemajuan di bidang teknologi yang demikian pesatnya, volume arsip juga bertambah dari hari ke hari sehingga di

perlukan suatu sistem kearsipan tertentu yang sistematis agar sewaktu-waktu jika diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya arsip pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang Kearsipan Nasional. Arsip penting untuk di lestarikan agar informasi yang terdapat didalam arsip dapat tersimpan dan terjaga dengan baik.

Stasiun Televisi Republik Indonesia (TVRI) adalah stasiun televisi pertama di Indonesia, yang mengudara sejak tahun 1962 di Jakarta. Siaran perdananya menayangkan Upacara Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke-17 dari Istana Negara Jakarta.

TVRI merupakan stasiun televisi tertua di Indonesia dan jangkauannya mencapai seluruh wilayah Indonesia. Saat ini TVRI memiliki 27 stasiun Daerah dan 1 Stasiun Pusat dengan didukung oleh 376 satuan transmisi yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan salah satunya adalah stasiun TVRI Sumatera Utara yang berdiri 28 Agustus 1970.

Sejak awal dari berdirinya stasiun TVRI Sumatera Utara sudah banyak sekali menayangkan program-program berita yang bermanfaat bagi penonton sehingga sudah banyak informasi yang dihasilkan ataupun disimpan oleh stasiun TVRI Sumatera Utara.

Yang dimaksud dengan arsip berita pada TVRI adalah kumpulan berita atau informasi mengenai sesuatu yang terjadi khususnya di daerah Sumatera Utara disajikan lewat bentuk berita yang berdurasi 1 jam. Sedangkan total penyiaran yang ditayangkan oleh TVRI selama 4 jam per hari.

Penyimpanan arsip pada stasiun TVRI dari awal berdirinya sampai saat ini sudah berubah 2 kali pada awalnya TVRI menggunakan film untuk menyimpan arsip berita dan sekarang arsip berita disimpan kedalam format CD dan kaset mini DV. Berita yang terdapat dalam kaset mini DV adalah berita yang akan

ditayangkan lagi untuk akhir tahun atau dapat dikatakan berita-berita kaladeioskop.

Pada observasi awal penulis melihat arsip berita pada stasiun TVRI belum memiliki manajemen arsip yang baik. Arsip yang tersimpan dari sejak berdiri sampai saat ini, yang masih aktif hanya arsip dari tahun 2008 sampai Mei 2010 berjumlah 365 arsip. Saat ini sistem arsip juga belum memiliki sistem temu kembali arsip yang baik sehingga arsip yang ada sulit untuk ditemukan.

Kondisi arsip stasiun TVRI pada saat ini belum stabil dikarenakan format kaset yang selama ini digunakan untuk menyimpan arsip akan direncanakan berubah kedalam format digital. Alat perekam berita yang disiarkan TVRI menggunakan pita VHS (Video Home System) yang durasinya mencapai 3 jam pita VHS ini dapat memuat 3 sampai 4 berita karena durasi berita dalam satu hari hanya berkisar 1 jam dan pita VHS dapat digunakan 3 sampai 4 hari sesuai dengan lamanya berita ditayangkan. Maka untuk menjaga keawetan pita VHS berita yang ada didalam pita tersebut dipindahkan kedalam CD (Compact Disc) dan mini DV (Digital Video). Proses pelestarian arsip di stasiun TVRI hanya menggunakan ruangan yang memiliki AC (Air Conditioner). Hal ini belum sesuai dengan prosedur pelestarian arsip sehingga penulis ingin mengetahui bagaimana tata cara manajemen arsip berita yang dilakukan oleh stasiun TVRI Sumatera Utara dalam melestarikan informasi yang sudah disiarkan sejak berdirinya stasiun TVRI Sumatera Utara, apakah telah sesuai dengan prosedur penataan arsip atau tidak.

Bertolak dari hal ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi pada Stasiun

TVRI Sumatera Utara. ”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas maka yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimanakah manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara dalam upaya pelestarian informasi.?

1.3 Tujuan penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara dalam upaya pelestarian informasi.

1.4 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi

1. Stasiun TVRI Sumatera Utara

Diharapkan tulisan ini dapat bermanfaat sebagai bahan masukan atau pertimbangan yang berguna untuk manajemen arsip pada stasiun TVRI Sumatera Utara.

2. Peneliti

Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui teori-teori atau konsep – konsep tentang manajemen atau pengelolaan arsip pada Stasiun TVRI Sumatera Utara.

3. Penulis

Diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai manajemen arsip dalam pelestarian informasi pada stasiun TVRI Sumatera Utara.

1.5 Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup yang ingin diteliti oleh penulis adalah manajemen arsip yang berkaitan dengan pelestarian arsip yang meliputi kegiatan manajemen arsip seperti pengelolaan arsip, penciptaan arsip, penyimpanan arsip, sampai dengan penyusutan atau pemusnahan arsip pada stasiun TVRI Sumatera Utara.

BAB II

KAJIAN LITERATUR

2.1. Arsip

2.1.1. Pengertian Arsip

Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa tokoh:

Menurut Waluyo (2010:2) secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor.

Menurut Gie dalam Sutarto (1983:168) pengertian arsip adalah ”suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat diperlukan kembali”.

Sedangakan menurut Wursanto (1991:12) ”Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan warkat, surat, dokumen, yang berisi informasi yang perlu pengolahan, penyimpanan, sampai pada penemuan kembali arsip.

Sedangkan menurut UU No.7 tahun 1971, mengenai ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b dalam Widjaja (1990) ,yang dimaksud dengan arsip adalah;

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari beberapa pendapat diatas maka dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau dokumen yang berisikan informasi yang penting dan harus

dikelola kembali agar mudah untuk ditemukan kembali apabila diperlukan. Selain itu dapat diketahu juga bahwa arsip merupakan sumberdaya berharga karena informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.

2.1.2. Jenis Arsip

Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda.Menurut Widjaja (1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi.:

a. Arsip aktif yaitu: arsip yang masih digunakan terus menerus bagi

kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif yaitu: arsip yang frekuensi penggunaanya sudah

mulai menurun dari arsip aktif.

c. Arsip in-aktif yaitu: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.

2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.

Sedangkan menurut Irna (2010:2) arsip dibedakan menurut fungsinya, tempat penyimpanannya, bendanya dan lamanya penyimpanan berikut adalah penjelasannya:

1. Menurut Fungsinya

1. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

a) Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara

terus-menerus bagi pelasksanan kelangsungan pekerjaan dalam

b) Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang

dan tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus karena

penyelengaraan administrasinya.

2. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

2. Menurut Tempat Penyimpanannya

1. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.

2. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus

3. Menurut Bendanya

1. Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.

2. Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.

4. Menurut Lamanya Penyimpanan

1.Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk

waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.

2. Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk

sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.

Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa jenis-jenis arsip dapat dilihat berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanannya, bendanya dan lamanya penyimpanan.

2.1.3. Peranan Arsip

Didalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi.

Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut:

a. Alat utama ingatan organisasi

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada

umumnya menghasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari pendapat diatas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi. Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak mengerti tentang kearsipan.

2.2. Manajemen Arsip

2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip

Manajemen arsip merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip.

Manajemen arsip adalah proses dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, dan penyusutan.

Menurut Amsyah (1992:4) “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”.

Menurut Wursanto (1991:216) “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan”.

Dari pendapat diatas maka dapat dikatakan pengertian manajemen arsip adalah suatu kegiatan atau pekerjaan yang meliputi : pengendalian, penyimpanan dan pemeliharaan arsip.

Menurut Barthos dalam glossary for Archivist, Manuscript Curators and

Record manager manajemen kearsipan diartikan sebagai ”A field of management responsible for the systematic control of the creation, maintenance, use, and disposition of records” ( surat bidang manajemen

yang bertanggungjawab pada pengendalian sistematis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip).

Sedangkan menurut Patricia dalam Martono (1997:23) bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of

recorded from creation to ultimate disposition or permanent storage of a records”

Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa arsip sebagai pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsi secara permanen Dari kedua pernyataan diatas mengenai pengertian manajemen kearsipan maka dapat kita ketahui bahwa manajemen kearsipan merupakan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan daur hidup arsip.

2.2.2. Tujuan Manajemen Arsip

Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:

• Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali

yang efektif dan efisien.

• Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip

dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.

• Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun

informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.

Menurut Wursanto dalam basari (2010:4) kearsipan “merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan”.

2.2.3. Daur Hidup arsip

Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja.

Menurut Diamond, (1983) arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu :

1) first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium,

2) Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access.

3) The third period on the cycle is inactive, when the records in storage,

4) The final stage in the cycle is destruction.

1) pertama adalah penciptaan, bila pena diletakkan pada data kertas yang dihasilkan oleh sebuah komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya,

2) Penggunaan aktif, yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering mereferensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat.

3) Periode ketiga pada siklus yang tidak aktif, ketika catatan di gudang, 4) Tahap terakhir dalam siklus pemusnahan.

Dibawah ini dapat dilihat gambar daur hidup arsip :

Gambar 1: Daur Hidup Arsip (sumber: Diamond, 1983)

Gambar diatas menjelaskan bahwa daur hidup arsip terdiri dari: 1) Creation (Penciptaan Arsip)

Merupakan kegiatan awal yaitu dimana kegiatan penciptaan merupakan kegiatan awal dari terbentuknya sebuah arsip yang perlu disimpan dan dilestarikan informasi yang tekandung didalam arsip tersebut.

2) Maintenance & Use ( Pemeliharaan Arsip)

Maintenance adalah kegiatan pemeliharaan arsip agar arsi tersebut tidak mudah rusak sehingga dijaga perawatan dari arsip tersebut.

3) Disposition (Penempatan Arsip)

Kegiatan penempatan arsip adalah kegiatan dimana arsip tersebut ditepatkan sesuai dengan fungsinya atau jenis arsip tersebut.sesuai dengan peraturan masing-masing organisasi.

4) Preservation (Pelestarian Arsip)

Kegiatan preservation adalah kegiatan untuk melestarikan arsip yang sudah tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan mudah untuk melakukan penemuan kembali informasi yang suatu saat jika diperlukan.

5) Temporary Storage (Penyimpanan Sementara)

Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip yang sudah tidak aktif lagi dan arsip yang masih dipakai akan disimpan namun arsip yang sudah tidak terpakai lagi dan jika perlu dimusnahkan harus dimusnakan.

6) Destruction (Pemusnahan Arsip)

Kegiatan pemusnahan arsip adalah kegiatan terakhir dalam kegiatan daur hidup arsip dimana kegiatan ini bertujuan untuk mengefisien tempat. Arsip yang harus dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul tidak berfungsi lagi.

Sedangkan menurut Wallace, (1992: 2) ”Manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (record distribution), penggunaan arsip (record utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip in aktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal), penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage).

Dari kedua pengertian diatas maka dapat kita ketahui bahwa daur hidup arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses awal penciptaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.

2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip

Dalam pemilihan peralatan ataupun perlengkapan arsip banyak hal yang harus diperhatikan. Ini dikarenakan arsip yang sangat sensitif dan dapat rusak kapan saja apabila penyimpananya tidak sesuai dengan bentuk arsip tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan orang yang ahli dalam hal ini seorang arsiparis untuk mengelola sebuah kearsipan didalam suatu organisasi ataupun instansi.

Memurut Sedarmayanti (2003: 44) Peralatan dan Perlengkapan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

1) Secara manual (Manual System)

Yaitu, penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dilakukan dengan tangan biasa, atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya:

a) Penggunaan map.

c) dll

2) Secara elektronik (Elektronic System)

Yaitu, Penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya:

a) Penggunaan komputer.

b) Penggufaan mikrofilm.

c) dll

Mecam-macam peralatan dan perlengkapan arsip untuk menyiipan dan menemukan kembaldi arsip antara lain :

1. Filling Cabinet 2. Ordner

3. Dettep Tray

4. Safe Keeping Documnet

5. Rak Bukt

6. Demari Arsip

7. Visible Recgrd Cabinet 8. Compact Rolling Shelving 9. Rotary Fillinbg System

Dari uraian tersebut maka dapat kita ketahui peralatan dan perlengkapan arsip yang dibutuhkan untuk penyimpanan suatu arsip karena ada arsip yang tersimpan sebara manual dan secara elektronik maka peralatan yang dibutuhkan juga harus berbeda-beda

2.2.5. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip

Kerusakan pada Arsip menunjukan bahwa menurunnya kualitas yang dimiliki oleh suatu bahan pustaka sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal, yang dapat disebabkan oleh faktor Internal dan eksternal.

Adapun yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor Internal menurut Susetyo (1993:3) adalah sebagai berikut :

1) Kertas

Arsip yang disimpan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu:

a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yang sensitif dengan cahaya.

b. Kekuatan panas, kelembaban, cahaya, senyawa (substansi) biologi

(jasad renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat),

c. Manusia dan polutan atmosfir

d. Bencana

Material Fotografi

Cakupan dari Material Fotografi yaitu: film gambar hidup, bentuk mikro, cetakan fotografis seperti salt paper, albumen, kolodion dan cetakan gelatin. Penyebab Kerusakan dari material Fotografi antara lain:

a. Proses material foto yang tidak memadai

b. Proses pencucian yang tidak benar

c. Polutan atmosfir pada material foto seperti hidrogen sulfida,

amoniak, sulfur oksida, dan ozon

d. Temperatur, kelembaban , dan keasaman yang tinggi

e. Penyimpanan di dalam atau dengan material yang mengandung

asam

2) Optical Discs

Jenis dari Optical Disc adalah : Videodisc, Compact disc, Disket

Kelangsungan optical disc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidak selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini

3) Sound Discs

Soun Discs atau sering kita katakan dengan perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh :

a. Tekanan fisik

b. Temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi.

c. Jamur

d. Debu

4) Magnetic Media

Jenis Magnetic Media adalah : Disket, Reel-to-reel tape, Kaset Penyebab dari kerusakan Magnetic Media antara lain adalah :

a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif

b. Debu

c. Goresan

Menurut Rusidi (2010:1) Sebab-sebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus mengetahui dan memahami mengenai sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh :

1. Faktor Biologis

Yang termasuk dalam kategori penyebab kerusakan arsip karena faktor biologis adalah : mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lainnya.

2. Faktor Fisika

Kerusakan terjadi karena cahaya, panas dan air. Faktor-faktor ini menyebabkan perubahan photochemical, hydrolytic/oxidatic di dalam kertas. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip. Energi panas di ruang penyimpanan menyebabkan arsip menjadi rapuh.

3. Faktor Kimia

Zat-zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah.

4. Faktor Lain

seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk preservasi.

Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa terdapat faktor internal dan faktor eksternal yang menyebabkan kerusakan arsip. Dengan adanya penjelasan diatas maka dapat dilakukan untuk langkah pencegahan.

2.2.6. Niai Guna Arsip

Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk mene ntukan jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya.

Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.

Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

1. Nilai Guna Primer

Adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi.

2. Nilai Guna Sekunder

Adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.

Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui nilai guna sebuah arsip itu dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu nilai guna sekunder dan nilai guna primer. Nilai guna tersebut juga ditepatkan pada masing-masing fungsi arsip.

2.2.7. Penyusutan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip.

Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a) Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.

b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

c) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.

Menurut Martono (1994:35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Angka pemakaian

b) Jadwal retensi

c) Nilai kegunaan arsip

d) Pemindahan arsip

e) Pemusnahan arsip

Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.

2.2.8. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan penting untuk dilakukan dalam memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut.

Menurut Sedarmayanti (2003:103) jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),

sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif)

2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing/ sekelompok arsip

sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.

Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang.

Guna Jadwal Retensi Arsip adalah:

1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif

2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.

4) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.

5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

2.2.9. Sistem Temu Kembali Informasi

Manajemen kearsipan yang baik akan mempermudah didalam kegiatan sistem temu kembali arsip waktu yang lama.Tidak selalu arsip yang dibutuhkan adalah arsip yang masih aktif karena ada saatnya organisasi tersebut ingin melihat kembali informasi yang terdapat pada arsip yang sudah tidak aktif lagi karena nilai guna dari setiap arsip berbeda-beda. Sehingga dibutuhkan manajemen arsip yang baik untuk mempermudah sistem temu balik arsip dalam sebuah informasi.

Menurut Sulistyo-Basuki dalam Surachman, pengertian sistem temu kembali informasi yakni:

”Sistem temu kembali Informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok Informasi bagi Pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dapat dinyatakan bahwa sistem temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya”.

Definisi lain menurut Taque-sutcliffe dalam Lubis (2007:5) mengemukakan bahwa:

”Sistem temu kembali informasi adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan demikian sasrn akhir dari sistem temu kembali informasi dlh kepusan pemakai”.

Dari pernyataan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan suatu kegiatan ataupun sistem yang dilakukan dalam penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pengguna sesuai dengan permintaan pengguna agr dapat memberikan kepuasan terhadap pengguna.

2.2.10. Pemindahan Arsip

Kegiatan pemindahan arsip dilakukan apabila arsip sudah kebanyakan. Biasanya arsip yang dipindahkan adalah arsip yang sudah memiliki nilai guna yng berkurang.

Tujuan pemindahan Arsip adalah:

1. adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan kembali arsip aktif

2. Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif

3. Mengurangi biaya perawatan

Ada 2 Metode dalam pemindahan arsip yaitu :

1. Secara rutin/Berulang (perpetual method)

begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah,

2. Secara periodik (periodic method)

dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pada tengah atau akhir tahun)

Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan:

1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif

2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor

tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.

3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk

DIPINDAHKAN

4. beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan

arsip

5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir (kontrak telah

kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup)

6. membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk

Pada hakikatnya arsip yang mengalami pemindahan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang nilai pakai atau keguanaannya telah menurun. Untuk memindahkan arsip inaktif maka ada prosedur atau ketentuan yang digunakan. Berikut adalah proses ketentuannya.

1. Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang

disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif. Jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan.

2. Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori

formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif.

3. Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang

menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip.

4. Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti

per-tanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke pimpinan pusat arsip.

5. Prosedur pemindahan arsip inaktif, tahapan kerja pemindahan arsip inaktif

dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai pada

serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

6. Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang

tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.

7. Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan

memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan.

8. Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara

Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir (Massofa, 2009: 3)

2.2.11. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipan.Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-sanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retansi in`jtif dengan nasib akhir mtsnah. (pada umumnya memiliji jangka simpan kurang dari 2 tahun).Pemusnahan arsip da unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi `ktif dan inaktif dengan nas)b akhir musnah.

Menurut Sadarmayanti (0003* 103) ”Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancerkan secara fisik arcip yang cudah berakhir fungsinya, septa yafg tidak memilika filai guna”

Dari pangertian tersebut dapaD dikatakan bahwa pemusnahan arsip adalah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk menghancurkan atau menghilangkan arsip secara fisik sehingga tidak ada lagi arsip yang sudah tidak memiliki fungsi.

2.3. Pelestarian Informasi

2.3.1. Pengertian Pelestarian Informasi

Pelestarian informasi ataupun pelestarian arsip dilakukan supaya informasi yang terkandung didalam arsip dapat tersimpan dengan baik dan dapat memperpanjang usia pendayagunaan informasi arsip tersebut untuk kepentingan- kepentingan tertentu seperti: Ilmu pengetahuan, kepentingan sejarah/ budaya, kepentingan administrasi, arsip juga perlu dilestarikan agar bisa menjadi kenangan untuk kedepannya apabila suatu saat dapat diperlukan lagi.

Menurut Hazen sebagaimana dikutip oleh Gardjito (1991:91), istilah pelestarian meliputi 3 ragam kegiatan, yaitu:

a. kegiatan-kegatan yang ditujukan untuk mengontrol lingkungan

perpustakaan agar dapat memenuhi syarat-syarat pelestarian bahan-bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya;

b. berbagai kegiatan yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk

memperpanjang umur bahan pustaka, misalnya dengan cara deasidifikasi, restorasi, atau penjilidan ulang; dan

c. seluruh kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk mengalihkan isi

informasi dari satu bentuk format atau matrik ke bentuk lain. Setiap kegiatan menurut kategori-kategori tersebut itu tentu saja masih dapat dikembangkan lagi ke dalam berbagai aktivitas lain yang lebih khusus dan rinci.

Dari pernyataan diatas dapat dikemukakan bahwa pengertian pelestarian arsip merupakan tata cara pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip yang didalamnya terdapat berbagai unsur kegiatan dari awal penciptaan sampai dengan pelestariannya

Dalam The American Heritage Dictionary disebutkan bahwa preservasi sebagai usaha untuk melindungi dari segala macam kerusakan, resiko dan bahaya

lainnya, menjaga agar tetap utuh dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran.

Sedangkan pengertian pelestarian bahan pustaka berdasarkan International

of Federation Library Association (IFLA) dan ditetapkan sebagai pedoman

pelestarian oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, mencakup 3 aspek, yaitu:

1. semua aspek usaha untuk melestarikan bahan-bahan, cara-cara untuk

pengelolaan, keuangan, sumberdaya manusia pelaksananya, metode, dan teknik-teknik penyimpanan bahan-bahan pustaka;

2. semua kebijakan dan kegiatan yang bersangkutan dengan pengawetan

atau konservasi, yaitu cara-cara khusus untuk melindungi bahan-bahan pustaka demi kelestarian bahan-bahan pustaka tersebut;

3. semua langkah untuk mempertimbangkan dan melaksanakan

pemugaran atau restorasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan-bahan pustaka yang rusak (Soedarsono, 1989) dan Sulistyo Basuki (1991)”..

Dari beberapa pengertian diatas maka dapat di katakan bahwa kegiatan pelestarian informasi atau preservasi adalah: bentuk kegiatan yang mendukung adanya pencegahan kerusakan dari informasi tersebut sehingga dilakukan kegiatan pelestarian arsip ataupun preservasi.

Untuk mencegah adanya kerusakan yang terjadi pada informasi khususnya pada arsip maka perlu dilakukan pelestarian yang baik serta pelestarian tersebut harus sesuai dengan jenis arsip nya. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat tabel 1 berikut :

Tabel 1: Syarat-Syarat Preservasi Yang Baik

Media

Kondisi Lingkungan

Temperatur Kelembaban Relatif Pencahayaan Debu Polusi

Faktor-f aktor kimia dan

biologi

Medan

magnet Goncangan Level

Flung-tuasi Level Flungtuasi I ntensiti

Sulfur dioksida

Nitrogen

dioksida Ozon °C °C % % per 24

jam Lux * Kelas Parts/ billions/ volume A/ m

Dokumen- dokumen Tradisional

Parchment dan kulit 18 2 50–

60 5 50–200 *

I solasi terhadap media yang terkontaminasi, pemeliharaan yang baik Perlindungan yang tepat , penanganan yang baik Papyrus 18 2 50–

60 5 50 * I dem I dem Kertas 18 2 45–

55 5 50–200 * 5 à 10 5 à 10 5 à

10 I dem I dem

Dokumen- dokumen Foto

Foto dan negative

hitam/ putih < 21 2

25–

35 5 50 *

I solasi terhadap media yang terkontaminasi, pemeliharaan yang baik Perlindungan yang tepat , penanganan yang baik Foto dan negative

berw arna < 2 2

25–

35 5 50 * I dem I dem Negat if pada plate

glass < 21 2

30–

50 5 50 * I dem I dem

Dokumen- dokumen Audio- visual Dokumen- dokumen Audio- visual

Silinder 18 2 40 5

I solasi terhadap media yang terkontaminasi, pemeliharaan yang baik Perlindungan yang tepat , penanganan yang baik Mechanical discs 18 2 40 5 Filter I dem I dem Pita m agnetik (audio

dan video) 18 2 30 5

< 100

000 I dem

< 400 AC < 800 DC I dem CD (replicat ed) CD (recordable)

20 2 40 5 Sangat sensitif

< 10

000 I dem I dem

2.3.2. Tujuan Pelestarian informasi

Pelestarian informasi merupakan salah satu hal penting bagi keberadaan sebuah instansi baik pemerintahan maupun swasta. Keberadaan informasi yang patut dilestarikan merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sinstansi selain ruangan atau gedung, peralatan/perabot, tenaga, dan anggaran. Unsur-unsur tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik (Martoatmodjo, 1993:1).

Informasi dilestarikan memiliki tujuan- tujuan yang berbeda-beda sesuai dengan informasi yang dibutuhkan atau sesuai dengan informasi yang diperoleh seorang pengguna.

Menurut Damayani, (2007)Tujuan Pelestarian Informasi adalah :

1. Untuk meletarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dengan mengalihkan kebentuk media lain, dan

2. Untuk melestarikan bentukfisik asli koleki pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.

Sedangkan menurut Ajick (2010:1) menyebutkan tujuan pelestarian informasi adalah :

1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen

2. Menyelamatkan fisik dokumen

3. Mengatasi kendala kekurangan ruangan

4. Mempercepat perolehan informasi

Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa pelestarian informasi penting dilakukan karena informasi yang terkandung dalam arsip itu harus disimpan dan dilestarikan dengan baik untuk menyelamatkan informasi atau nilai-nilai sejarah yang terkandung dalam arsip.

2.3.3. Pedoman pelestarian Arsip

Pedoman untuk pelestarian arsip diperlukan sebagai dasar hukum penyelenggaraan pelestarian arsip. Sehingga dalam rencana pelestarian arsip ada pedoman atau tata cara yang harus diikuti dalam pelestarian arsip

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor:06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana ”sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti

penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana”.

Dari pernyataan diatas maka dapat kita ketahui bahwa untuk melestarikan sebuah arsip diperlukan pedoman yang khusus ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang terdapat didalam arsip tersebut.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Metode penelitian merupakan cara ilmiah yang digunakan peneliti untuk mendapatkan data obyektif, valid dan reliabel. Dalam penelitian diperlukan metode yang sesuai untuk memecahkan suatu permasalahan.

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah.

Menurut Glaser dan Strauss dalam Pendit (2003:297), data kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma, penyimpangan, proses, pola dan sistem sosial yang ada disebuah masyarakat, sesuai dengan apa yang selama ini dialami dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu.

Bentuk penelitian kualitatif adalah bentuk penelitian yang menekankan pada sifat naturalisme, yaitu kenyataan yang muncul yang menjadi bahan kajian penelitian.

3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Pelaksanaan Penelitian

Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Stasiun TVRI yang beralamat di Jl. Putri Hijau Medan. Sedangkan waktu pengambilan data dilakukan pada bulan Juni s.d. Juli.

3.3. Proses Penelitian

Adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

Dalam penelitian ini yang dimaksud informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti. Dalam penelitian kualitatif posisi nara sumber sangat penting, sebagai individu yang sangat penting (Sutopo, 2002:50).

Informan penelitian ini adalah staf yang bertugas dibagian transkrips atau bagian dokumentasi di Stasiun TVRI.

3.3.2. Analisa Data

Analisa data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan yaitu:

1. Pengelompokan berdasarkan kategori, tema dan pola jawaban

Pada tahap ini dibutuhkan pengertian yang mendalam terhadap data, perhatian yang penuh dan keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul diluar dengan apa yang ingin digali. Berdasarkan kerangka teori dan pedoman wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Pemilihan data yang relevan pada transkrip wawancara dengan pokok pembicaraan. Dalam penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal diungkapkan oleh informan.

2. Menguji asumsi atau Permasalahan yang ada Terhadap Data

Setelah kategori dan pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini. Pada tahap ini kategori yang telah didapat melalui analisis ditinjau kembali berdasarkan landasan teori yang telah dijabarkan dalam bab II, sehingga dapat dicocokan apakah ada kesamaan antara landasan teoritis dengan hasil yang dicapai. Penelitian ini tidak memiliki hipotesis tertentu, namun

dari landasan teori dapat dibuat asumsi-asumsi mengenai hubungan antara konsep-konsepdan faktor-faktor yang ada.

3.3.3. Menulis Hasil Penelitian

Dalam penelitian ini, penulisan yang digunakan adalah presentase data yang didapat yaitu, penulisan data-data hasil penelitian berdasarkan wawancara mendalam dan observasi. Proses dimulai dari data yang diperoleh dari informan yang dibaca berulang kali sehingga penulis mengerti benar permasalahnya, kemudian dianalisis, sehingga didapat gambaran mengenai penghayatan pengalaman dari informan. Selanjutnya dilakukan interprestasi data secara keseluruhan, dimana di dalamnya mencakup keseluruhan kesimpulan dari hasil penelitian.

3.3.4. Menarik Kesimpulan

Kesimpulan akhir merupakan keadaan yang belum jelas kemudian meningkat sampai pada pernyataan yang telah memiliki landasan yang kuat dari proses analisis terhadap gejala yang ada atau dari beberapa permasalahan didiskusikan dengan berbagai pihak yang relevan yang akhirnya terjadi sebuah kesimpulan. Hal ini dimaksudkan apabila ada data baru kemudian akan merubah kesimpulan sementara segera melakukan perbaikan melalui data yang diperoleh selanjutnya.

3.4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan:

1. Wawancara Mendalam (depth interview), wawancara adalah percakapan

yang dilakukan dengan maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviuwer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviuwe) yang memberikan jawaban pertanyaan itu (Moleong, 2002: 135). Maka untuk memperoleh data utama adalah melalui wawancara kepada informan guna memperoleh data yang akurat dan

relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapat data mengenai permasalahan yang sedang diteliti. Pertanyaan yang diajukan terlebih dahulu telah disiapkan serta dibuat kerangkanya secara sistematis sebelum berada dilokasi penelitian. Wawancara mendalam dilakukan secara langsung dengan seorang staf Stasiun TVRI Sumatera Utara bagian pemberitaaan dengan menggunakan pedoman wawancara semi terstruktur.

2. Observasi, Arikunto (2002:146) mendefenisikan bahwa observasi adalah

”kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Dari pengertian ini dapat diambil suatu pengertian bahwa, observasi merupakan pengamatan langsung di lapangan”. Dengan cara peneliti melihat langsung ke lokasi penelitian untuk mengambil data dan mengadakan pengamatan langsung Arsip Berita yang berada pada stasiun TVRI Sumatera Utara.

3. Studi Dokumentasi, data yang diperlukan untuk mendukung penelitian

yaitu mengumpulkan buku, jurnal, majalah, laporan tahunan dan kepustakaan lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

3.4. Jenis dan Sumber Data

Jenis dan Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Data primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan penulis, seperti

sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.

2. Data sekunder, adalah data yang mendukung data primer dan diperoleh

melalui studi kepustakaan seperti, buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Karakteristik Informan

Informan penelitian ini adalah Staf Bagian Transkrips atau Dokumentasi. Yang memiliki latar belakang pendidikan SMA dan memiliki pengalaman bekerja di TVRI selama 12 tahun. Awal masuk bekerja di Stasiun TVRI beliau di tempat kan di Bidang Teknik tepatnya di Bagian VTR selama 6 tahun dan Bagian Audioman selama 4 tahun. Setelah itu beliau dipindahkan ke Bidang Pemberitaan tepatnya di Bagian Editor selama 1 tahun dan Bagian Transkripsi atau Doksumentasi sampai sekarang.

4.2. Analisis Data 4.2.1. Penciptaan Arsip 4.2.1.1. Proses Kearsipan

Proses kearsipan merupakan melakukan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip yang mencakup proses penciptaan, sampai dengan pemusnahan arsip, dan penyimpanan arsip secara permanen. Sama halnya dengan kegiatan yang dilakukan oleh informan yang dalam hal ini bekerja pada bagian dokumentasi. Menurut informan stasiun TVRI sudah memiliki proses pengelolaan arsip dengan baik dan tak memiliki kendala, hal ini sesuai dengan pernyataan informan yaitu:

” Berita yang sedang disiarkan langsung direkam kedalam pita VHS lalu

disimpan lagi kedalam kaset CD dan setelah setahun berita nya dipindahkan kedalam kaset mini DV untuk dipilih kembali dan dijadikan berita kalaidoskop.”

Dari pernyataan informan tersebut dapat kita ketahui bahwa proses pengelolaan arsip bagian berita distasiun TVRI mereka buat sesuai dengan prosedur yang sebagaimana sudah dibuat. Dan dari jawaban tersebut sepertinya

mereka tidak memiliki kendala karena sudah terbiasa melakukan hal tersebut. Dari awal perekaman atau sama dengan penciptaan arsip di pita VHS dari berita yang sudah disiarkan, dan setelah itu berita yang sudah direkam dipindahkan kedalam bentuk CD, dan berita yang dikumpulkan selama setahuan dipilih untuk di buat berita kalaidoskop dan ditayangkan di akhir tahun berita kalaidoskop disimpan di kaset mini DV. Sama halnya menurut teori tentang penciptaan arsip dimana didalamnya ada suatu proses sehingga arsip dapat tercipta.

4.2.2.Pemeliharaan Arsip

4.2.2.1. Peralatan dan Perlengkapan Arsip

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah berbeda-beda karena masih ada arsip yang dikelola secara manual dan ada juga arsip yang dikelola sudah secara elektronik. Secara manual misalnya Penggunaan map, Penggunaan filing cabinet, dan lain-lain. Begitu juga peralatan arsip secara elektronik seperti: komputer, mikrofilm, dan lain-lain. Pada dasarnya alat yang digunakan untuk menyimpan arsip haruslah nyaman dan sebisa mungkin terjaga agar tidak mudah rusak. Dalam hal ini informan juga menyatakan bahwa peralatan yang digunakan adalah pita VHS, CD dan mini DV, dan disusun ke dalam lemari arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan seperti:

”kami menggunakan alat seperti: pita VHS, CD dan mini DV...karena itu yang cocok untuk digunakan...”

Dari pernyataan informan tersebut dapat diketahui bahwa bagian berita stasiun TVRI menggunakan alat pita VHS, CD dan mini DV untuk menyimpan berita. Hal ini digunakan karena mereka menganggap bahwa alat tersebut cocok karena sesuai dengan jenis arsip yang mereka ciptakan. Penulis juga menganggap bahwa alat penyimpanan arsip sudah sesuai dengan arsip yang mereka ciptakan. Arsip yang mereka ciptakan adalah arsip berupa dokumentasi elektronik bukan berbentuk berkas-berkas sehingga menyimpan arsip dengan menggunakan alat yang sesuai.

4.2.3. Penempatan Kearsipan 4.2.3.1.Tempat Penyimpanan Arsip

Secara teori tempat penyimpanan arsip dapat dikategorikan menjadi 2 bagian yang pertama disimpan pada bagian pusat dan yang kedua pada bagian unit. Hal ini bertujuan untuk mempermudah didalam pencarian kembali. Arsip yang disimpan di pusat suatu organisasi merupakan arsip yang nilai gunanya sudah berkurang dan sudah jarang untuk digunakan lagi pada organisasi tersebut. Arsip yang disimpan pada bagian unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus. Tempat untuk menyimpan arsip juga harus efektif dan nyaman untuk menjaga kondisi arsip supaya tidak mudah rusak dan terjaga.

Dalam hal ini informan menyatakan bahwa Stasiun TVRI memiliki tempat penyimpanan arsip pada setiap masing-masing unit. Karena arsip yang disimpan pada bagian pemberitaan berbeda dengan arsip pada bagian penyiaran dan bagian lainnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:

“…iya ada..”

“..disini kami memiliki penyimpana arsip sendiri-sendiri…ya seperti arsip yang kami simpan tidak gabung dengan arsip di penyiaran..mereka sudah memiliki lemari tempat penyimpanan sendiri…lebih bagus malah dan disusun rapi tidak seperti punya kami…...”

“dan semua ini disimpan di lemari arsip dan di ruangan yang ber AC agar kelembapan nya dapat terjaga sehingga tidak mudah rusak.”

Dari pernyataan informan tersebut dapat di ketahui bahwa arsip pada stasiun TVRI memiliki tempat penyimpanan yang tersendiri di masing-masing unit. Sama halnya di bagian pemberitaan Stasiun TVRI yang memiliki tempat penyimpanan tersendiri. Karena tingkat kegunaan dari arsip masing-masing unit berbeda-beda sehingga harus disimpan di masing-masing unit agar mempermudah untuk melakukan pencarian arsip bila suatu saat dibutuhkan. Dan arsip disimpan

di dalam lemari arsip yang berada diruangan yang memiliki AC serta sistem penyusunan arsip berdasarkan tanggal berita tersebut disiarkan. Didalam pita VHS tersimpan 3-4 berita karena pita VHS memiliki durasi 3 jam dan dalam sehari pemberitaa di Stasiun TVRI menyiarkan berita selama 30-60 menit.

Dalam hal ini pada bagian pemberitaan Stasiun TVRI belum memiliki tempat penyimpanan arsip yang baik karena tidak mengikuti preservasi yang baik dalam menjaga arsip agar tidak mudah rusak walaupun informan menganggap cara yang mereka lakukan dalam menjaga arsip tidak mudah rusak sudah benar.

4.2.3.2. Pengkodean Arsip

Biasanya didalam mengklasifikasi suatu arsip diberikan kode agar dapat membedakanya dengan arsip yang lain. Dan biasanya setiap instansi ataupun organisasi yang memiliki manajemen arsip yang baik sudah menggunakan pengkodean dalam membedakan arsip agar mudah apabila ingin dicari kembali. Ataupun kode arsip dapat dibedakan berdasarkan jenis arsip yang disimpan. Informan juga menyatakan bahwa bagian berita di Stasiun TVRI juga memiliki kode arsip tapi tidak memiliki kriteria khusus. Seperti yang diungkapkan informan dibawah ini:

”kami tidak memiliki kriteria khusus didalam memberi pengkodean arsip..”

”kami hanya memberi kode arsip sesuai dengan tanggal penyiaran berita...seperti misalnya berita yang ditayangkan pada tanggal 1-4 maret tahun 2010 maka kami akan memberi kode nya 01s/d04 03 010..”

Maka dari pernyataan informan tersebut dapat kita ketahui bahwa stasiun pemberitaa di Stasiun TVRI tidak memiki kriteria khusus untuk membuat kode dalam pengarsipan. Mereka memberi kode hanya dari tanggal yang sesuai dengan tanggal penyiaran berita. Dan biasanya mereka menyimpan ataupun memberi kode setelah 3 atau 4 hari sesuai dengan durasi pita VHS tersebut sehingga dapat

memuat 3 sampai 4 berita. Oleh karena itu yang membedakan arsip yang satu dengan yang lainya adalah kode tanggal yang sudah diberikan.

4.2.3.3. Sistem Temu Kembali Arsip

Sistem temu kembali arsip adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna, dalam hal ini staf bagia pemberitaan TVRI, untuk memenuhi kebutuhan informasi yang sedang dibutuhkan saat itu. Tujuan utama sistem temu kembali arsip adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan demikian sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai. Pemberitaan di Stasiun TVRI tidak memiliki sistem temu kembali informasi. Hal ini diungkapkan oleh informan seperti dibawah ini:

”..tidak ada...”

”kami tidak pernah melakukan pencarian lagi apabila informasinya sudah berlalu...karena memang kami sudah tidak membutuhkannya lagi.”

Pernyataan informan di atas menyatakan bahwa mereka tidak memiliki sistem temu kembali yang baik hal ini dikarenakan mereka tidak pernah lagi membutuhkan arsip berita apabila sudah berlalu, sehingga mereka menganggap tidak memerlukan lagi sistem temu kembali. Jika dikaji secara teori hal ini telah melanggar teori manajemen arsip tentang sistem temu kembali arsip. Karena biasanya setiap instansi suatu saat pasti akan membutuhkan kembali arsip yang sudah berlalu, dan digunakan sebagai bahan pertimbangan keputusan untuk kedepannya.

4.2.4. Pelestarian Arsip

4.2.4.1. Penyebab Kerusakan Arsip

Jenis kerusakan arsip sesuai dengan jenis arsip yang diciptakannya nya dan seperti di stasiun TVRI yang memiliki jenis arsip Dokumentasi dan berupa

magnetik data maka biasanya penyebab dari kerusakan asrip tersebut adalah : Tekanan fisik, temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi, jamur, debu, fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif, goresan pada pita kaset ataupun kasetnya.

Akan tetapi stasiun tidak pernah mengalami kerusakan pada kaset ataupun pita yang mereka simpan seperti yang diungkapkan oleh informan sebagai berikut:

” kami belum pernah mengalami kerusakan pada setiap arsip kami walaupun sedikit, baik itu pada pita VHS nya ataupun kaset mini DV nya....”

”Iya saya juga gak tau kenapa tapi itu lah dia...selama saya bekerja dibagian ini saya belum pernah tau ada kaset yang rusak...tapi mungkin karena kami hanya menyimpan berita-berita kalaidoskop...setelah itu kami hapus lagi..”

Pernyataan informan diatas menyatakan bahwa arsip yang mereka hasilkan tidak pernah rusak dengan alasan bahwa mereka hanya menyiman pita VHS selama setahun dan langsung memindahkannya ke dalam kaset mini DV setelah itu pita VHS mereka hapus lagi dan digunakan lagi. Tetapi seharusnya walaupun belum pernah rusak sebaiknya stasiun TVRI juga harus bisa melakukan perawatan yang baik tidak hanya ruangan yang ber AC, hal ini dikarenakan agar arsip bisa lebih baik lagi perawatannya sehingga dapat terjaga dengan baik.

4.2.5. Pemusnahan Arsip 4.2.5.1.Jadwal Retensi Arsip

jadwal retensi arsip adalah: Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip jangka waktu penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional. Ernyataan

informan juga sama halnya pada stasiun TVRI yang membuat jadwal retensi arsip yang mengikuti aturan UU Penyiaran dapat kita ketahui sebagai berikut:

”...Disini kami tidak memiliki aturan-aturan yang ditetapkan didalam menentukan yang seperti kamu bilang tadi...jadwal retensi arsip..kami hanya mengikuti peraturan pemerintah yaitu UU Penyiaran..”

”.. UU Penyiaran itu ya disuruh memusnahkan arsip apabila jangka waktunya sudah setahun...”

Dari pernyataan informan tersebut sehingga dapat kita ketahui bahwa stasiun TVRI memiliki pedoman yang mereka ikuti didalam pemusnahan arsip yang sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip walaupun mereka bilang mereka tidak memiliki pedoman khusus padahal sebenarnya UU Penyiaran merupakan pedoman khusus mereka karena pedoman itu lah yang diikuti untuk memusnahkan arsip.

4.2.6. Peranan Kearsipan

Seperti yang kita ketahui bahwa arsip sangat memiliki arti yang penting didalam setiap organisasi karena arsip merupakan bukti sejarah dari setiap organisasi. Jadi apabila ada organisasi yang tidak memiliki arsip berarti organisasi atau instansi tersebut belum menghargai sejarah dari organisasi atau instansi itu sendiri. Selain itu arsip juga merupakan Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan serta barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

Sehingga arsip sebenarnya memiliki kedudukan tersendiri dan harus dapat dikelola dengan baik. Berbeda halnya dengan stasiun TVRI sesuai dengan pernyataan informan dimana mereka belum bisa menempatkan arsip tersebut sebagai kegiatan yang penting seperti dibawah ini :

”iya sich thania....arsip itu memang penting tapi disini kami merasa arsip itu ya penting gak penting...karena disini gak ada yang peduli dengan

arsip...mungkin karena tidak ada yang betul-betul mengerti apa pentingnya arsip itu...”

Dari pernyataan informan tersebut bisa di ketahui bahwa peranan arsip di bagian berita stasiun TVRI tidak begitu besar. Hal ini dikarenakan alasan mereka yaitu tidak adanya orang yang betul-betul mengerti bagaimana pentingnya arsip tersebut. Berbeda dengan teori yang seharusnya peranan arsip itu sangat penting bagi setiap instansi. Dan harus dikelola dengan baik.

4.2.7. Arsiparis

Didalam mengelola arsip sebaiknya haruslah orang yang betul-betul mengerti tentang kearsipan dan mengetahui bagaimana mengelola arsip dengan baik. Dalam hal ini biasa disebut seorang Arsiparis, tapi di stasiun TVRI tidak memiliki staf khusu yang disebut seorang Arsiparis. Hal ini diungkapkan oleh informan sebagai berikut:

”tidak ada....karena saya yang mengelola arsip di TVRI ini dan saya bukan

lulusan kearsipan..”

Pernyataan informan tersebut menyatakan bahwa stasiun TVRI tidak memiliki staf yang khusus kearsipan untuk mengelola arsip mereka. Dan seharusnya setiap instansi atau organisasi harus mempunyai seorang arsiparis atau yang betul-betul memahami bagaimana cara mengelola kearsipan agar arsip dapat dikelola dengan baik.

4.3. Proses Manajemen Arsip pada Bagian pemberitaan Stasiun TVRI

Didalam proses manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara terdapat 2 alur yaitu, penciptaan dan penyimpanan. Kepala seksi bidang pemberitaan memerintahkan beberapa anggota kelapangan untuk meliput berita yang sesuai dengan topiknya masing-masing, Setelah berita diliput maka topik berita yang sudah diliput diserahkan kebagian Disk Editor untuk diperiksa apakah berita tersebut layak untuk diberitakan atau tidak, Jika berita sudah diperiksa oleh Disk Editor maka berita yang layak atau tidak layak untuk diberitakan diedit oleh Editor yang khusus mengedit berita. Berita yang sudah diedit dapat disiarkan dan direkam, hasil berita yang ditayangkan direkam oleh seorang transkripsi. Hasil rekaman itu berbentuk pita VHS yang digunakan 3-4 kali. Berita yang direkam di pita VHS lalu dipindahkan kedalam format CD karena pita VHS akan dipergunakan lagi untuk berita baru, Yang memindahkan ke dalam bentuk CD adalah kepala seksi bidang kearsipan, kegiatan tersebut merupakan bagian dari kegiatan penciptaan arsip.

Setelah berita dipindahkan kedalam bentuk CD dan dikumpulkan selama berita 1 tahun maka diedit dan dibuat berita kaladioskop dan dimasukan kedalam bentuk mini DV. Lalu hasil editan tersebut diserahkan kepada pengarah acara dan berhak untuk disiarkan berita kaladioskopnya. Setelah itu kaset diserahkan kembali kepada kepala seksi bagian pemberitaan. Apabila kaset mini DV sudah habis maka kaset mini DV yang beritanya sudah lama atau beritanya sudah tidak layak lagi untuk disiarkan akan dihapus dan digunakan lagi untuk berita baru. Dibawah ini merupakan gambar dari kedua alur tersebut yaitu alur penciptaan arsip berita dan alur penyimpanan arsip berita.

Tidak layak

layak editor

Gambar 2: Alur Penciptaan Arsip

Mulai

Menyuruh anggota meliput berita

Meliput Berita

Membuat Naskah

Menyerahkan berita ke bagian Disc Editor

Kelayakn berita

Diserahkan ke Editor

Berita Disiarkan

Berita Direkam

Hapus

Berita di Serahkan ke bagian kepala bidang

Selesai Kepala Bidang

Wartawan

Wartawan

Wartawan

Disc Editor

Pemberitaan Pelaksana

Transkrip berita

Tdk layak

Layak

Gambar 3: Alur Penyimpanan Arsip

Mulai

Diserahkan ke kepala seksi

Disimpan selama 1 tahun

Membuat Berita Kalaidoskop

Kelayakn berita

Berita kalaidoskop Disiarkan

Hapus

Selesai Disimpan sebagai arsip Pelaksana

Transkrip

Kepala seksi

Pengarah Acara

Editor

Transkrip

I: “ Semua ini disimpan di lemari arsip dan di ruangan yang ber AC agar kelembapan nya dapat terjaga sehingga tidak mudah rusak.”

P: “ Truss alat untuk menyimpan arsip berita itu apa pak..??”

I: ”kami menggunakan alat seperti: pita VHS, CD dan mini DV...karena itu yang cocok untuk digunakan...”

P: ”Bagaimana peranan arsip di Stasiun TVRI ini pak...penting gak menurut kalian..???”

I: ”iya sich thania....arsip itu memang penting tapi disini kami merasa arsip itu ya penting gak penting...karena disini gak ada yang peduli dengan arsip...mungkin karena tidak ada yang betul-betul mengerti apa pentingnya arsip itu...”

P: ”oooo....begitu ya pak..??

I: ” iya..alasannya ya itu tadi thania...gak da yang betul-betul paham kegunaan arsip itu apa..jdi kami ya penting gak penting...hehehehe”

P:” trus bagaimana lah ak proses arsip itu tercipta...??”

I: ” Berita yang sedang disiarkan langsung direkam kedalam pita VHS lalu disimpan lagi kedalam kaset CD dan setelah setahun berita nya dipindahkan kedalam kaset mini DV untuk dipilih kembali dan dijadikan berita kalaidoskop.”

P: ”Arsip disini pernah rusak gak pak...??”

I: ” kami belum pernah mengalami kerusakan pada setiap arsip kami walaupun sedikit, baik itu pada pita VHS nya ataupun kaset mini DV nya....”

I: ”padahal semua ini hanya disimpan di ruangan yang ber AC aja..” P:” oh ya...??? kenapa bisa gitu pak..???

I: ”Iya saya juga gak tau kenapa tapi itu lah dia...selama saya bekerja dibagian ini saya belum pernah tau ada kaset yang rusak...tapi mungkin karena kami hanya menyimpan berita-berita kalaidoskop...setelah itu kami hapus lagi..”

I:”iya belum pernah...kaset rusak juga jarang sekali kami temukan...padahal sudah kami gunakan lagi lho kaset yang beritanya sudah terhapus...”

P:”hmmm...bagus lah pak...”

P:” stasiun TVRI punya aturan khusus gak pak untuk menentukan Jadwal Retensi Arsip itu....???

I:” Maksudnya...??”

P: ” Stasiun TVRI ada gak aturan yang harus diikuti untuk menentukan kapan arsip harus dimusnahkan...??”

I: ”...Disini kami tidak memiliki aturan-aturan yang ditetapkan didalam menentukan yang seperti kamu bilang tadi...jadwal retensi arsip..kami hanya mengikuti peraturan pemerintah yaitu UU Penyiaran..”

P:” Apa itu UU Penyiaran pak..??”

I: ”.. UU Penyiaran itu ya disuruh memusnahkan arsip apabila jangka waktunya sudah setahun...”

P:” Isi UU Penyiaran itu bpk tau gak...??” I:” Gak tau...tapi itu lah intinya..”

P:”ooooo....”

P:” Disini ada gak sistem Temu kembali Arsip pak...??” I: ”..tidak ada...”

P: ”koq bisa pak...??”

P: ” jadi bagaimana seandainya kalian ingin mencari lagi berita yang sudah lewat...???

I: ”ya..kami tidak pernah melakukan pencarian lagi apabila informasinya sudah berlalu...karena memang kami sudah tidak membutuhkannya lagi...hehehehe...bukannya sombong ya...”

P: ” klo gitu ada gk pak kriteria khusus untuk memberi kode arsip di sini...???”

I: ”kami tidak memiliki kriteria khusus didalam memberi pengkodean arsip..”

I: ”kami hanya memberi kode arsip sesuai dengan tanggal penyiaran berita...seperti misalnya berita yang ditayangkan pada tanggal 1-4 maret tahun 2010 maka kami akan memberi kode nya 01s/d04 03 010..”

P: ” jadi kode nya hanya tanggal yang membedakannya lh ya pak..?? I: ” iya lah...hanya tanggal.. jadi apa lagi..???

P: ” gak da gitu yang mau dibuat lain... untuk lebih jelas perbedaannya pak...??”

I:” gak ada...belum ada kepikiran..”

P: ”bagaimana membedakan arsip yang masih aktif atau tidak aktif klo begitu pak..?”

I: ”seperti halnya arsip berita pemerintahan dan berita olahraga akan selalu aktif karena berita tersebut dijadikan bahan pertimbangan untuk tahun berikutnya. Beda halnya dengan berita prakarsa yang langsung dimusnahkan karena tidak dapat dijadikan bahan referensi untuk tahun berikutnya.”

P:” pernah diusulkan gak pak sama kepala bagian pemberitaan nya mengenai pembenahan dalam pengelolaan arsip di sini...???”

I:” pernah sichh...saya kemarin sudah bicara sama kepala bidang disini tentang anggaran tuk arsip nya..ya belum ada tanggapan dri yang diatas...”

P: ”kenapa bisa gitu pak...??”

I: ” ya...mungkin kayak yang saya bilang tadi ya...disini belum ada yang tau dan paham betul tentang mengelola arsip..”

P: ” sehingga arsip disini dianggap jadi pekerjaan sampingan ya pak..?? I: ” bisa dibilang begitu lah thania...”

P: ” Trus ada disini ada gak pak seorang arsiparis yang mengelola arsip dsni...??”

I: ” Arsiparis maksudnya..??”

P:” iya pak arsiparis....orang yang menguasai bidang kearsipan di TVRI ini pak...?”

I:”tidak ada....karena saya yang mengelola arsip di TVRI ini dan saya bukan lulusan bidang kearsipan..”

P:” oooo...jadi gak da ya pak..??” I:”iya gak da..”

P:” Lantas bagaimana bapak bisa tau gimana mengelola arsip...? padahal bapak sendiri bukan lulusan kearsipan...??”

I:” ya...saya belajar lh...orang mengelola arsip disini gampang koq...saya belum mengalami kendala koq untuk mengelola arsip disini...??

P:” hmmm...iya juga ya pak..semua gampang klo dipelajari..hehehee” P:” ya udah pak...saya rasa cukup jelas pertanyaan saya...dan bapak juga

jelas menerangkannya...trima kasih ya pak untuk waktu dan kerjasama nya..”

I:”iya...sama-sama...”

P:” mudah-mudahan skripsi saya ini bermanfaat nantinya di sini ya pak...”

I: ” ooo....iya lah...karena kamu juga sudah banyak memberikan saya masukan untuk saya tentang mengelola arsip nya...saya juga bertrima kasih lah sama kamu...”

P:” hehehe...iya pak sama-sama..”

P: ”klo begitu saya mau pamit lah ya pak...lain waktu saya datang kembali..”

I:” ya udah...saya juga mau pulang ne...dah sore juga..” P:” iya pak...permisi ya pak...saya pulang dulu...” I:” iya..iya...hati-hati ya thania..”

LAMPIRAN IV

Tabel 4:Rekapitulasi kondisi Arsip Berita pada Stasiun TVRI Sumatera Utara

NO Pernyataan Keterangan

Ada Tidak Ada 1 Tempat penyimpanan arsip yang efektif dan nyaman untuk

menjaga arsip agar tidak mudah rusak.

√ 2 Adanya berita-berita sejarah yang tersimpan untuk dapat

disiarkan kembali apabila dibutuhkan penayangan-penayangan mengenai berita sejarah.

√

3 Memiliki manajemen arsip yang sesuai dengan peraturan-peraturan pemerintahan ataupun pedoman yang dimiliki oleh stasiun TVRI .

√

4 Memiliki koleksi arsip yang disiarkan dari awal berdirinya stasiun TVRI hingga sekarang sehingga pelestarian arsip dapat direalisasikan dengan baik.

√

5 Memiliki kriteria dalam pengelolaan arsip sehingga dapat dikatakan arsip tersebut masih aktif atau tidak aktif.

√ 6 Memiliki peralatan atau perlengkapan yang sesuai dengan

bentuk arsip yang tersimpan.

√ 7 Memiliki proses sistem temu kembali informasi yang baik

sehingga mudah untuk pencarian kembali informasi bila suatu saat diperlukan.

√

8 Adanya Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam melakukan pemusnahan arsip di stasiun TVRI.

√ 9 Adanya kendala yang dihadapi dalam pemindahan proses

perekaman ke proses penyimpanan permanen kedalam bentuk kaset.

√

10 Memiliki staf khusus dalam pengelolaan kearsipan dalam hal ini seorang arsiparis.

√ 11 Adanya kriteria dalam pengkodean arsip untuk dapat √

NO Pernyataan Keterangan mengklasifikasikan jenis arsip.

Ada Tidak Ada 12 Adanya sistem pencatatan kode arsip yang dapat

membedakan jenis arsip antara yang satu dengan yang lainnya.

√

13 Adanya cara khusus yang digunakan oleh stasiun TVRI didalam melestarikan informasi yang terdapat didalam arsip berita.