5 Temporary Storage Penyimpanan Sementara
Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip yang sudah tidak aktif lagi dan arsip yang masih dipakai akan disimpan namun arsip yang
sudah tidak terpakai lagi dan jika perlu dimusnahkan harus dimusnakan. 6
Destruction Pemusnahan Arsip Kegiatan pemusnahan arsip adalah kegiatan terakhir dalam kegiatan daur
hidup arsip dimana kegiatan ini bertujuan untuk mengefisien tempat. Arsip yang harus dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul tidak berfungsi lagi.
Sedangkan menurut Wallace, 1992: 2 ”Manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip life
cycle of records, yang mencakup proses penciptaan records creation, pendistribusian record distribution, penggunaan arsip record utilization,
penyimpanan arsip aktif storage active records, pemindahan arsip records transfer, penyimpanan arsip in aktif storage inactive records,
pemusnahan arsip records disposal, penyimpanan arsip secara permanen permanent storage.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat kita ketahui bahwa daur hidup arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses awal penciptaan arsip sampai
dengan pemusnahan arsip.
2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Dalam pemilihan peralatan ataupun perlengkapan arsip banyak hal yang harus diperhatikan. Ini dikarenakan arsip yang sangat sensitif dan dapat rusak
kapan saja apabila penyimpananya tidak sesuai dengan bentuk arsip tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan orang yang ahli dalam hal ini seorang arsiparis untuk
mengelola sebuah kearsipan didalam suatu organisasi ataupun instansi. Memurut Sedarmayanti 2003: 44 Peralatan dan Perlengkapan untuk
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
1 Secara manual Manual System
Yaitu, penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dilakukan dengan tangan biasa, atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya:
a Penggunaan map.
b Penggunaan filing cabinet
c dll
2 Secara elektronik Elektronic System
Yaitu, Penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya:
a
Penggunaan komputer. b
Penggufaan mikrofilm. c
dll Mecam-macam peralatan dan perlengkapan arsip untuk menyiipan dan
menemukan kembaldi arsip antara lain : 1.
Filling Cabinet 2.
Ordner 3.
Dettep Tray 4.
Safe Keeping Documnet 5.
Rak Bukt 6.
Demari Arsip 7.
Visible Recgrd Cabinet 8.
Compact Rolling Shelving 9.
Rotary Fillinbg System Dari uraian tersebut maka dapat kita ketahui peralatan dan perlengkapan
arsip yang dibutuhkan untuk penyimpanan suatu arsip karena ada arsip yang tersimpan sebara manual dan secara elektronik maka peralatan yang dibutuhkan
juga harus berbeda-beda
2.2.5. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan pada Arsip menunjukan bahwa menurunnya kualitas yang dimiliki oleh suatu bahan pustaka sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara
maksimal, yang dapat disebabkan oleh faktor Internal dan eksternal. Adapun yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor Internal
menurut Susetyo 1993:3 adalah sebagai berikut :
1 Kertas
Arsip yang disimpan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu:
a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan
penghasil gambar halida perak dari suatu foto yang sensitif dengan cahaya.
b. Kekuatan panas, kelembaban, cahaya, senyawa substansi biologi
jasad renik mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat,
c. Manusia dan polutan atmosfir
d. Bencana
Material Fotografi Cakupan dari Material Fotografi yaitu: film gambar hidup, bentuk
mikro, cetakan fotografis seperti salt paper, albumen, kolodion dan cetakan gelatin. Penyebab Kerusakan dari material Fotografi antara
lain: a.
Proses material foto yang tidak memadai b.
Proses pencucian yang tidak benar c.
Polutan atmosfir pada material foto seperti hidrogen sulfida, amoniak, sulfur oksida, dan ozon
d. Temperatur, kelembaban , dan keasaman yang tinggi
e. Penyimpanan di dalam atau dengan material yang mengandung
asam
2 Optical Discs
Jenis dari Optical Disc adalah : Videodisc, Compact disc, Disket
Kelangsungan optical disc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya
setidak-tidak selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini
3 Sound Discs
Soun Discs atau sering kita katakan dengan perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh :
a.
Tekanan fisik b.
Temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi. c.
Jamur d.
Debu 4
Magnetic Media Jenis Magnetic Media adalah : Disket, Reel-to-reel tape, Kaset
Penyebab dari kerusakan Magnetic Media antara lain adalah : a.
Fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif b.
Debu c.
Goresan d.
Pengaruh magnet
Menurut Rusidi 2010:1 Sebab-sebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus mengetahui dan
memahami mengenai sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh :
1. Faktor Biologis
Yang termasuk dalam kategori penyebab kerusakan arsip karena faktor biologis adalah : mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur
biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lainnya.
2. Faktor Fisika
Kerusakan terjadi karena cahaya, panas dan air. Faktor-faktor ini menyebabkan perubahan photochemical, hydrolyticoxidatic di dalam
kertas. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip. Energi
panas di ruang penyimpanan menyebabkan arsip menjadi rapuh. 3.
Faktor Kimia Zat-zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip
menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah.
4. Faktor Lain
seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis
menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk preservasi.
Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa terdapat faktor internal dan faktor eksternal yang menyebabkan kerusakan arsip. Dengan adanya penjelasan
diatas maka dapat dilakukan untuk langkah pencegahan.
2.2.6. Niai Guna Arsip
