2.2.6. Niai Guna Arsip
Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk mene ntukan jangka waktu penyimpanan retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian
terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya. Menurut Sedarmayanti 2003: 104 nilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan
kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi. Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor: SE021983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai
kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1.
Nilai Guna Primer Adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan
instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna
teknologi.
2. Nilai Guna Sekunder
Adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansilembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi
penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui nilai guna sebuah arsip itu dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu nilai guna sekunder
dan nilai guna primer. Nilai guna tersebut juga ditepatkan pada masing- masing fungsi arsip.
2.2.7. Penyusutan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga
dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan
arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Menurut Martono 1994:35 penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a Angka pemakaian
b Jadwal retensi
c Nilai kegunaan arsip
d Pemindahan arsip
e Pemusnahan arsip
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan
pedoman pemusnahan arsip.
2.2.8. Jadwal Retensi Arsip