Niai Guna Arsip Penyusutan Arsip

2.2.6. Niai Guna Arsip

Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk mene ntukan jangka waktu penyimpanan retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya. Menurut Sedarmayanti 2003: 104 nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi. Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE021983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. 1. Nilai Guna Primer Adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi. 2. Nilai Guna Sekunder Adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansilembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui nilai guna sebuah arsip itu dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu nilai guna sekunder dan nilai guna primer. Nilai guna tersebut juga ditepatkan pada masing- masing fungsi arsip.

2.2.7. Penyusutan Arsip

Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Menurut Martono 1994:35 penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a Angka pemakaian b Jadwal retensi c Nilai kegunaan arsip d Pemindahan arsip e Pemusnahan arsip Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.

2.2.8. Jadwal Retensi Arsip