4.2.3. Penempatan Kearsipan 4.2.3.1.Tempat Penyimpanan Arsip
Secara teori tempat penyimpanan arsip dapat dikategorikan menjadi 2 bagian yang pertama disimpan pada bagian pusat dan yang kedua pada bagian
unit. Hal ini bertujuan untuk mempermudah didalam pencarian kembali. Arsip yang disimpan di pusat suatu organisasi merupakan arsip yang nilai gunanya
sudah berkurang dan sudah jarang untuk digunakan lagi pada organisasi tersebut. Arsip yang disimpan pada bagian unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus. Tempat untuk menyimpan arsip
juga harus efektif dan nyaman untuk menjaga kondisi arsip supaya tidak mudah rusak dan terjaga.
Dalam hal ini informan menyatakan bahwa Stasiun TVRI memiliki tempat penyimpanan arsip pada setiap masing-masing unit. Karena arsip yang disimpan
pada bagian pemberitaan berbeda dengan arsip pada bagian penyiaran dan bagian lainnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:
“…iya ada..” “..disini kami memiliki penyimpana arsip sendiri-sendiri…ya seperti arsip
yang kami simpan tidak gabung dengan arsip di penyiaran..mereka sudah memiliki lemari tempat penyimpanan sendiri…lebih bagus malah
dan disusun rapi tidak seperti punya kami…...” “dan semua ini disimpan di lemari arsip dan di ruangan yang ber AC
agar kelembapan nya dapat terjaga sehingga tidak mudah rusak.”
Dari pernyataan informan tersebut dapat di ketahui bahwa arsip pada stasiun TVRI memiliki tempat penyimpanan yang tersendiri di masing-masing
unit. Sama halnya di bagian pemberitaan Stasiun TVRI yang memiliki tempat penyimpanan tersendiri. Karena tingkat kegunaan dari arsip masing-masing unit
berbeda-beda sehingga harus disimpan di masing-masing unit agar mempermudah untuk melakukan pencarian arsip bila suatu saat dibutuhkan. Dan arsip disimpan
di dalam lemari arsip yang berada diruangan yang memiliki AC serta sistem penyusunan arsip berdasarkan tanggal berita tersebut disiarkan. Didalam pita VHS
tersimpan 3-4 berita karena pita VHS memiliki durasi 3 jam dan dalam sehari pemberitaa di Stasiun TVRI menyiarkan berita selama 30-60 menit.
Dalam hal ini pada bagian pemberitaan Stasiun TVRI belum memiliki tempat penyimpanan arsip yang baik karena tidak mengikuti preservasi yang baik
dalam menjaga arsip agar tidak mudah rusak walaupun informan menganggap cara yang mereka lakukan dalam menjaga arsip tidak mudah rusak sudah benar.
4.2.3.2. Pengkodean Arsip
Biasanya didalam mengklasifikasi suatu arsip diberikan kode agar dapat membedakanya dengan arsip yang lain. Dan biasanya setiap instansi ataupun
organisasi yang memiliki manajemen arsip yang baik sudah menggunakan pengkodean dalam membedakan arsip agar mudah apabila ingin dicari kembali.
Ataupun kode arsip dapat dibedakan berdasarkan jenis arsip yang disimpan. Informan juga menyatakan bahwa bagian berita di Stasiun TVRI juga memiliki
kode arsip tapi tidak memiliki kriteria khusus. Seperti yang diungkapkan informan dibawah ini:
”kami tidak memiliki kriteria khusus didalam memberi pengkodean arsip..”
”kami hanya memberi kode arsip sesuai dengan tanggal penyiaran berita...seperti misalnya berita yang ditayangkan pada tanggal 1-4 maret
tahun 2010 maka kami akan memberi kode nya 01sd04 03 010..”
Maka dari pernyataan informan tersebut dapat kita ketahui bahwa stasiun pemberitaa di Stasiun TVRI tidak memiki kriteria khusus untuk membuat kode
dalam pengarsipan. Mereka memberi kode hanya dari tanggal yang sesuai dengan tanggal penyiaran berita. Dan biasanya mereka menyimpan ataupun memberi
kode setelah 3 atau 4 hari sesuai dengan durasi pita VHS tersebut sehingga dapat
memuat 3 sampai 4 berita. Oleh karena itu yang membedakan arsip yang satu dengan yang lainya adalah kode tanggal yang sudah diberikan.
4.2.3.3. Sistem Temu Kembali Arsip
Sistem temu kembali arsip adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna, dalam
hal ini staf bagia pemberitaan TVRI, untuk memenuhi kebutuhan informasi yang sedang dibutuhkan saat itu. Tujuan utama sistem temu kembali arsip adalah untuk
menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan
demikian sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai. Pemberitaan di Stasiun TVRI tidak memiliki sistem temu kembali
informasi. Hal ini diungkapkan oleh informan seperti dibawah ini:
”..tidak ada...” ”kami tidak pernah melakukan pencarian lagi apabila informasinya sudah
berlalu...karena memang kami sudah tidak membutuhkannya lagi.”
Pernyataan informan di atas menyatakan bahwa mereka tidak memiliki sistem temu kembali yang baik hal ini dikarenakan mereka tidak pernah lagi
membutuhkan arsip berita apabila sudah berlalu, sehingga mereka menganggap tidak memerlukan lagi sistem temu kembali. Jika dikaji secara teori hal ini telah
melanggar teori manajemen arsip tentang sistem temu kembali arsip. Karena biasanya setiap instansi suatu saat pasti akan membutuhkan kembali arsip yang
sudah berlalu, dan digunakan sebagai bahan pertimbangan keputusan untuk kedepannya.
4.2.4. Pelestarian Arsip 4.2.4.1. Penyebab Kerusakan Arsip
