b Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak
dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya.
2. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun
penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari
administrasi Negara.
2. Menurut Tempat Penyimpanannya
1. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip
ini disebut juga arsip khusus
3. Menurut Bendanya
1. Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
2. Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
4. Menurut Lamanya Penyimpanan
1. Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk
waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain. 2.
Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa jenis-jenis arsip dapat dilihat berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanannya, bendanya dan lamanya penyimpanan.
2.1.3. Peranan Arsip
Didalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi.
Menurut Sedarmayanti 2003: 19 peranan arsip adalah sebagai berikut: a.
Alat utama ingatan organisasi b.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. e.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Dari pendapat diatas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan
yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi. Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak
mengerti tentang kearsipan.
2.2. Manajemen Arsip 2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan arsip dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam
mengelola arsip organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media
penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip. Manajemen arsip adalah proses dimana sebuah organisasi mengelola
semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan,
dan penyusutan. Menurut Amsyah 1992:4 “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan
tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”.
Menurut Wursanto 1991:216 “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-
dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang
selanjutnya disebut kearsipan”.
