tujuan yaitu mengutamakan dan menjaga kebersihan hotel.Pengutamaan menjaga kualitas kebersihan hotel menyangkut citra hotel itu sendiri.Bagyono 2006: 7
menyatakan : Pengutamaan menjaga kualitas kebersihan area umum yakni dengan cara
membuat daftar inventarisasi area, membuat jadwal frekuensi, membuat standar kinerja, dan membuat daftar pekerjaan.
1. Membuat daftar inventarisasi area Perencanaan yang matang dari Tata Graha sangat diperlukan
untukmempertahankan efektifitas dan efesiensi bagian Tata Graha.Langkah pertamaadalah mengembangkan inventarisasi area.Daftar ini berisi rincian
semuabarang-barang yang terdaftar dalam area-area yang perlu dibersihkan.
2. Membuat jadwal frekuensi
Jadwal frekuensi menunjukan seberapa sering barang-barang pada inventarisasi wilayah harus dibersihkan dan diperiksa.Barang-barang yang
dibersihkan secara harian dan mingguan menjadi bagian dari jadwal kebersihan rutin dan dimasukan dalam prosedur kerja standar.Barang-
barang yang dibersihkan secara dua minggu,bulanan atau sesuai dengan siklus tertentu, diperiksa setiap hari atau seminggu sekali pembersihan
secara menyeluruh. Proyek-proyek kebersihan khusus dijadwal sesuai kelender.
3. Membuat standar kinerja
Standar kinerja menetapkan syarat-syarat kualitas suatu pekerjaan yang harus dilakukan. Standar kinerja menyatakan apa yang harus dilakukan
dan bagaimana sesuatu itu harus dikerjakan. Seluruh karyawan harus
melaksanakan tugas dengan cara konsisten, sesuai standar yang ditentukanolehExecutiveHousekeeper.Standar kinerja disampaikan melalui
program pelatihan karyawan dan dimonitor melalui inspeksi harian dan evaluasi hasil kerja secara periodik.
4. Membuat daftar pekerjaan
Daftar pekerjaan dapat diidentifikasikan sebagai tugas yang harus dilakukan olehposisi tertentu dalam bagian Tata Graha. Daftartersebut
mencerminkan tanggung jawab karyawan dan apa yang dilakukan oleh karyawan dalam membersihkan area hotel. Rincian pekerjaan adalah daftar
yang amat spesifiktentang prosedur untuk menyelesaikan masing-masing tugas yang menjadi tangung jawab seorang karyawan dalam membersihakn
area hotel.Daftar tersebut sangat rinci untuk memastikan bahwa karyawan mencapai standar kinerja.
2.7 Peran Bagian Tata Graha di Hotel
Tata Graha yang merupakan suatu bagian di hotel yang mempunyai peran penting dalam hal menjalankan program higienis dan sanitasi hotel dengan baik dan
benar serta menjalankan prosedur keselamatan dan keamanan pada tempat kerja, rekan kerja dan tamu hotel .Sudhir 1987: 130 menyatakan :
Peran Tata Grahauntuk menciptakan kebersihan area hotel dan kamar-kamar yang merupakan produk unggulan, menjaga atau merawat fasilitas dan
peralatan supaya dapat bertahan lama dan selalu dapat berfungsi dengan baik serta perlengkapan selalu bersih dapat digunakan dengan baik, memberikan
kemudahan pada tamu dalam menggunakannya, membuat tamu merasa nyaman dan betah tinggal di hotel.
Dari uraian di atas terlihat jelas bahwa peran Tata Grahadi hotel sangat penting.Kelancaran persiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh
Tata Graha, oleh karena itu Tata Graha harus diperhatikan dengan baik agar para tamu nyaman di dalam hotel.
2.8 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Tata Graha di Hotel
Di dalam operasional bagian Tata Graha terdapat seksi-seksi atau bagian macam-macam jabatan, dimana antara seksi yang satu dengan lainnya terdapat
ketertarikan dan kerja sama untuk mewujudkan satu tujuan Tata Graha, yaitu bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kenyamanan area, baik kamar dan area
luar hotel. Menurut Bagyono 2003: 8 menyatakan : Adapun tugas dan tanggung jawab bagian yang ada di Tata Graha untuk
menjaga kebersihan hotel adalah sebagai berikut:
Tugas dan tanggung Jawab Executive Tata Graha
1. Bertanggungjawab terhadap operasional Tata Graha baik itu room public
area, linen, maupun garden sesuai dengan standar hotel. 2.
Membuat laporan ke General Manager. 3.
Mencatat semua file dan data secara akurat. 4.
Mengatur hari libur dan cuti karyawan.
5. Bertanggungjawab terhadap operational material Tata Graha dan
permintaan penggantian terhadap barang yang dibutuhkan. 6.
Mengontrol lost found. 7.
Membuat anggaran kerja Tata Graha dan mengontrol anggaran. 8.
Memastikan dan mengontrol cost control hotel dan kontrak maintenance dari luar.
9. Mengontrol jadwal special cleaning dan general cleaning.
10. Memeriksa kamar VIP arrival dan prioritas kamar.
11. Membuat jadwal pelatihan kerja kepada bawahannya.Secara periodic
melaksanakan meeting kepada karyawan danmenyampaikan informasi dari manajemen jika ada peraturan yang baru.
12. Selalu berkomunikasi terhadap supervisor, staf,f dan kolega.
13. Menilai, mengevaluasi karyawan, dan membuat laporan personalia.
Tugas dan tanggungjawabPublic Area Supervisor 1.
Bertanggungjawab atas kebersihan,kerapian,keindahan,kelengkapan danperalatan berfungsi dengan baik. Supervisor harus mengetahui dan
mengerti serta memastikan public area sesuaistandar dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Memeriksa daftar dan memastikan kehadiran publlic area attendant.
3. Memberikan tugas dan mengarahkan public area attendant.tentang
pekerjaanserta mengawasidan memastikan pelaksanaan baik dan benar, pada saat breafing :
4. Membagi tugas dan rutinitas dengan jelas
5. Memberikan arahan dan tugas yang harus seger dilaksanakan seperti
melakukan tindakan kebersihan pada fasilitas yang kurang diperhatikan,menugaskangeneral cleaning,hasil pelaksanaan tugas di cek
kembali oleh Supervisor jika perlu penyelesaian lebih lanjut seperti 1 Memberikan informasi kegiatan dihotel hari ini. 2 Memeriksa dan
mengawasi pelaksanaan tugas dan rutinitas yang sudah direncanakan hari ini.
3 Memeriksa,mengawasi dan memastikan public area dalam
keadaan . 4
Bersih dan rapi sesuaidengan standar dan prosedur perusahaan.
5 Memeriksa kebersihan ,kerapian dan perlengkapan serta
peralatan berfungsidengan baik padapublic area section. 6
Memastikan berjalanya prosedur keselamatan dan keamanan,hygien dan sanitasi kerja
untuk kepentingan tamu,rekan kerja dan diri sendiri. 7
Menjalankan tugas yang diberikan oleh Esxecutive Housekeeper.
8 Mencatat dan
menyimpulkan proses kerja dan kinerja hari ini untuk evaluasi masa akan datangshift selanjutnya
Tugas dan tanggungjawab Public Area Attendant 1.
Bertanggungjawab terhadap kebersihan area lobby, restoran, bar, dan kantor-kantor.
2. Menjaga standar kebersihan area kerja.
3. Menyapu dan mengepel lantai.
4. Membersihakn toilet lobby dan karyawan.
5. Membersihkan locker.
6. Mengambil kotoran sampah dari tempat sampah.
7. Membersihkan dan memvacum karpet di meeting room, lobby, reception,
dan area umum lainnya. 8.
Mampu mengoperasikan mesin-mesin Tata Graha. 9.
Membersihkan alat-alat kerja dan menyimpan kembali ke gudang setelah dipergunakan.
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam hotel terdapat berbagai macam bagian, salah satunya ialah bagian Tata Graha yang memiliki
tanggung jawab dan tugas yang sangat penting, dimana setiap jabatan petugas masing-masing saling berhubungan dan bekerjasama untuk meningkatkan kualitas
kebersihan dan kemajuan hotel.
17
BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG GRAND SWISS-BELHOTEL MEDAN
3.1 Sejarah Berdirinya Hotel
Hotel berbintang lima ini terletak di Medan yang merupakan kota terbesar ketiga di Indonesia dan sekaligus merupakan ibukota Sumatera Utara. Selain karena
fasilitasnya yang modern seperti kamar tamu nyaman, restoran-restoran, kolam renang, pelayanan spa dan pemijatan, lokasinya yang dekat dengan Cambridge
Condominiums dan pusat perbelanjaan menjadikan hotel ini pilihan mudah bagi para tamu untuk mengunjungi pusat kota. Tempat-tempat menarik di sekitar hotel ini di
antaranya Masjid Raya Medan, Istana Maimun, Danau Toba, Pantai Cermin dan area resort Brastagi. Para pebisnis juga dapat menikmati fasilitas dan layanan baik di hotel
ini karena hotel ini juga memiliki business center dan ruang pertemuan. Grand Swiss-BelHotel Medan berdiri dan mulai beroperasi tanggal 8 Mei
2008 di bawah pimpinan Christoper Maclean, dengan jumlah kamar yang relatif masih sedikit dan hanya dilantai 8 dan 9 yang sudah siap dijual vacant ready.
Memasuki tahun pertama, Grand Swiss-BelHotelMedan menambah lagi beberapa kamar yang saat itu pengerjaannya belum selesai dan akan rampung diselesaikan di
awal tahun 2010. Kemudian di awal tahun 2010 pimpinan perusahaan General Manager ini
dipegang oleh seorang dengan kebangsaan Malaysia yang bernama David Tai. Beliau terkenal lebih kaku dibandingkan General Manager sebelumnya, dan selalu
mengutamakan prosedur dan peraturan-peraturan yang sebelumnya masih terdapat toleransi yang cukup tinggi kepada para pegawai bahkan owner dari Hotel ini.
Pada tahun 2011, kepemimpinan Grand Swiss-BelHotel Medan diserahkan kepada David Richard O’Hanlon yang juga merupakan seorang yang berkebangsaan
Irlandia.Dengan kepemimpinan baru ini, Grand Swiss-BelHotelMedan sudah beroperasi sepenuhnya, karena sebelumnya kamar yang sudah selesai ketika
perusahaan dipimpin oleh David Tai yang sekarang sudah berjumlah 242 kamar.
3.2 Klasifikasi Hotel
