Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada Zaman Teknologi Informasi saat ini sebagian masyarakat hidup dengan cara mengolah dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat mendapatkan penghasilan dari pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta menyebarluaskan informasi pada masyarakat. Sehingga tidak dapat dipungkiri besarnya peran teknologi informasi dalam hal ini pengguna teknologi modern dan multi media dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penemuan kembali, mengkomnikasikan informasi. Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini semakin menuntut betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Oleh karena itu pada dasarnya keseluruhan kegiaatan organisasi membutuhkan informasi sebagai suatu sumber yang dapat menjunjung proses kegiatan administrasi. Arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan dibuat oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan dikelola sebagai bukti kebijakasanaan dalam aktivitas. Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan bernilai guna, sehingga hanya menjadi tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat apabila diperlukan sewaktu-waktu. Oleh karena itu perlu dilakukan pengolahan arsip agar tidak menimbulkan permasalahan seperti ang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruang, tenaga serta pelengkapannya. Kearsipan yang teratur dan merupakan alat informasi dan refernsi sistematik yang dapat membantu kinerja lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. Penataan arsip yang baik dan benar akan melancarkan komunikasi dan tugas- tugas yang nantinya akan dikerjakan. Meyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Terkait adanya Undang-Undang Khusus tentang kearsipan tersebut maka lembaga pencipta arsip akan memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau diapakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan mampu menjaga atau memelihara arsip dinamis untuk masa tertentu. Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk member pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar sering diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis dan sarana prasarana.Hal semacam inki diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar, tetapi hal ini juga sering kali diabaikan dengan berbagai macam alasan.Seluruh kegiatan-kegiatan di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan.Oleh sebab itu perlu diterapkan dengan suatu pengelolaan arsip yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur sembarangan , tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan tidak sesuai prosedur dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik. Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan uraian diatas, penulis melilih judul “ PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA”.

1.2 Tujuan Penelitian