Struktur organisasi yang diterapkan di Kantor Badan Pusat Statistik adalah struktur organisasi lini dan staf. Struktur ini mengandung unsur – unsur
spesialisasi kerja, standarisasi kegiatan, sentralisasi dan desentralisasi dalam pembuatan keputusan yang menunjukan lokasi kekuasaan, pembuatan keputusan
dan ukuran satuan yang menunjukkan suatu kelompok kerja. Adapun tujuan dari struktur organisasi dan staf di Kantor Badan Pusat Statistik
BPS adalah: a.
Pengkoordinasian yaitu yang memungkinkan komunikasi integrasi berbagai departemen dan kegiatan – kegiatan yang saling berhubungan
satu sama lain. b.
Pemberian saran yaitu memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi manajemen.
c. Pembuatan keputusan yaitu membuat keputusan – keputusan dan
mengamati bagaimana pelaksanaan dari keputusan tersebut.
3.5 Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha Badan Pusat Statistik
Sub bagian Tata Usaha pada Bagian Kepegawaian Badan Pusat Statistik mempunyai tugas antara lain penyiapan bahan penyusunan rencana program kerja,
perumusan dan penetapan sasaran program kerja, penyiapan administrasi pegawai, penyiapan administrasi pengangkatan pegawai, penyiapan administrasi mutasi
pegawai, penyiapan administrasi pensiunan pegawai, membagi tugas dengan menggerakkan, mengarah dan membimbing serta mengkoordinasi pelaksanaan
tugas bawahan, menyiapkan berkas usul mutasi, pensiunan pegawai dan melakukan penilaian prestasi dan proses pengembangan kegiatan serta
penyusunan laporan. Staf Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Menyiapkan kenaikan pangkat Fungsional.
2. Menyiapkan kenaikan gaji.
3. Memproses kenaikan pangkat administrasi.
4. Mengarsipkan SK-SK dan surat lain kedalam file.
5. Membantu tugas-tugas lain yang diminta atasan.
6. Menyusun daftar urut kepangkatan.
7. Memproses usul kenaikan pangkat.
8. Membuat statistic kepegawaian.
9. Memproses usulan masa persiapan pensiunan pegawai.
10. Mengerjakan tugas-tugas lain yang sifatnya incidental.
11. Memproses kenaikan pangkat pegawai administrasi.
12. Menyiapkan penempatan Calon Pegawai ke unit-unit kerja.
13. Menata arsip kepegawaian.
14. Menata file pegawai.
15. Memantau aktifitas dan kemajuan Calon Pegawai.
16. Memberikan tugas-tugas khusus kepada Calon Pegawai, yaitu mempelajari
undang-undangperaturan-peraturan yang berhubungan dengan kementrian pendididkan, disamping tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan
unitsatuan kerja tempat Calon pegawai bertugas.
17. Mengarsipkan surat keluar dan surat masuk SK, Surat Perintah dari
Kepala Badan Pusat Statistik dan sebagainya
Prosedur kerja bagian kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat sebagai berikut:
1. Proses Surat Menyurat
a Mencatat surat masuk dari pimpinan
b Mencatat surat keluar dari pimpinan
c Arsip
2. Proses Kenaikan Pangkat Pegawai
a Menerima berkas pegawai yang naik pangkat.
b Penelitian berkas berkas diperiksa.
c Pengetikan berkas apabila berkas berkurang diinformasikan kepada
yang bersangkutan. d
Pengetikan usul kenaikan pangkat. e
Disetujui pimpinan. f
Dikirim ke kepala BPS Prov.Su. g
Menerima SK fungsional naik pangkat. h
Menerima SK naik pangkat Pegawai. i
Foto copy SK. j
Menyerahkan SK ke Bendaharawan Gaji. k
Arsip
3. Proses Abssensi Pegawai
a Pengetikan daftar hadir pegawai disetiap bulannya.
b Arsip.
4. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap
a Menerima berkas.
b Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diususlkan setiap
tahun. c
Disetujui pimpinan. d
Dikirim ke kepala. e
Menerima SK kepala pegawai tidak tetap. f
Arsip. 5.
Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Pegawai a
Pengetikan gaji berkala setiap bulan. b
Disetujui pimpinan, c
Diserahkan ke bendaharawan gaji. d
Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai.
3.6 Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip Di Subbag Kepegawaian BPS
