BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1 PENGERTIAN ARSIP
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumenkantor lainnya.Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak
adanya sejarah manusia dapat membuat catatan tertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken kulit domba.
Dalam bahasa Inggris istilah Arsip disebut “archieve” yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan.Kemudian dari kata arche
berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan.Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa
latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata kata tersebut dipakailah istilah Arsip.
Pengertian Arsip di Indonesia diatur kepada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 yaitu sebagai berikut:
1. Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan Arsip
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4.
Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau
terus menerus. 6.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunanya telah menurun. 7.
Arsip statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia atau lembaga lembaga kearsipan
8. Arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga. 10.
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan pendidikan
atau pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksananakn kearsipan
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-
lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam
rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No. 432009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI
sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Menurut Peraturan Presiden RI. No. 28 tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Menurut The Liang Gie “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Sutarto, 1997: 200.
“Pada kepegawaian arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat- surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan
di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat. Surojo,2006: 32
Dari beberapa pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2.2 Fungsi Arsip
Kategori