b System Terminal Digital
Sistem terminal digital yaitu nomor suarat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judulcaptionnomor
surat, tanggal surat yang difile diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
c Sistem Nomor Murni
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.
d Sistem Tanggal atau Urutan Waktu Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula.Sarana yang
dibutuhkan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder map dan Kartu Indeks.
e Sistem WilayahDaerah atau Regional Geoghraphical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau geografik member
informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahakan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah
pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
2.7 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Sedarmayanti 2003:104 menjelaskan bhawa nilai
guna arsip dapat dibedakan atas : 1.
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-
kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi. b
Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan
segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. c
Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip
tersebut memberikan informasi-informasi yangd apat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban, meliputi : a
Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta
hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu. b
Nilai guna informasional arsip yang bernilai guna informasional dalah arsip yang
mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian sejarah.
2.8 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut
tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip agar dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai factor
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Menurut Hadi Abu Bakar 1985 : 79 “Pemeliharaan arsip berarti melakukan pemeliharaan, perawatan dan penjagaan
pengamanan terhadap lingkungan ruangan kerja, peralatan, temperature dan kelembapan”.
Agar pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan baik, perlu adanya suatu pencegahan yang dapat melindungi arsip tersebut, misalnya dengan cara fumigasi
atau penyemprotan, sirkulasi udara serta adanya cahaya yang cukup di dalam ruangan.
2.9 Tahap Penyusutan Arsip
