3. Proses Abssensi Pegawai
a Pengetikan daftar hadir pegawai disetiap bulannya.
b Arsip.
4. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap
a Menerima berkas.
b Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diususlkan setiap
tahun. c
Disetujui pimpinan. d
Dikirim ke kepala. e
Menerima SK kepala pegawai tidak tetap. f
Arsip. 5.
Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Pegawai a
Pengetikan gaji berkala setiap bulan. b
Disetujui pimpinan, c
Diserahkan ke bendaharawan gaji. d
Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai.
3.6 Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip Di Subbag Kepegawaian BPS
a. Metode Penyimpanan Arsip di Subbag Kepegawaian BPS Ada lima macam Metode Penyimpanan arsip yaitu :
1. Metode Abjad Alphabetical Filling System
Metode Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arsip yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai Z berpedoman pada peraturan Index.
2. Metode Masalah Subject Filling System
Metode masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan kegiatan di Badan Pusat Statistik.
3. Metode Nomor Numerical Filling System
Metode Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu
4. Metode Tanggal Chronological Filling System
Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tangaal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman yang termaksud diperhatikan dari datangnya surat.
Dimana arsip di Klasifikasikan berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari :
a Surat Masuk BPS RI
b Surat Keluar BPS RI
c Surat Keluar Umum
d Surat Pusdiklat
e Surat BKN 2012
f Surat Izin tugas Belajar
g CPNS 2012
h Surat Baperjakat 2012
i Surat Masuk BPS Kab Kota
j Surat Keluar BPS Kab Kota
k Diklat Pim Prajabatan
l Surat Pelantikan 2012
m UKP 2012
n Surat STIS Umum
o Ujian Dinas PI
p Hukum Disiplim
q Surat Tugas
Gambar 3.6.1 : Arsip Surat di Subbag Kepegawaian BPS Prov.SU
Sumber : BPS Prov.SU
Gambar 3.6.2 : Lemari Arsip di Subbag Kepegawaian BPS Prov.SU Sumber : BPS Prov.SU
Seluruh arsip yang diterima pada kepegawaian BPS Pov.SU akan diarsipkan pada folder sesuai dengan masalah pokok masalah dari arsip tersebut. Seluruh
folder tersebut disimpan dan disusun pada lemari arsip.Badan Pusat Statistik melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip.Arsip-arsip yang dilakukan
penyusutan merupakan arsip pensiunan pegawai.arsip pegawai yang dalam 5 tahun terakhir dilakukan pemusnahan.
3.7 Pengolahan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara. a
