Menurut The Liang Gie “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Sutarto, 1997: 200.
“Pada kepegawaian arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat- surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan
di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat. Surojo,2006: 32
Dari beberapa pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2.2 Fungsi Arsip
Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip sangat diperlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai
hal baik, surat berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada yang membutuhkannya dapat diketahui dengan mudah.
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua Wursanto, 1991 : 1819, yaitu :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. b.
Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
c. Arsip In-Aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari. 2.
Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan
5. Arsip sebagai sumber komunikasi 6. Arsip sebagai sumber pengambilan keputusan
7. Arsip sebagai sumber alat pembuktian. Mulyono, Sularso. 1985:11-14
Dari pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa fungsi arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi,
sumbe penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.
2.3 Peranan Dan Tujuan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip Sedarmayanti, 2003 : 19 adalah :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. 5.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi pemerintah Sedarmayanti, 2003 :19.
Sesuai dengan peranan dan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting sebagai alat utama ingatan organisasi atau bahan alat
pembuktian dan tujuan kearsipan secara umum sebagai pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.
2.4 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
